Последующие электронные письма являются важной частью вашего набора инструментов делового общения, поэтому очень важно, чтобы вы сделали это правильно. В этой подробной статье объясняется, как лучше писать последующие электронные письма, включая определение правильного формата последующих сообщений, а также некоторые советы и подсказки от экспертов HIX.AI
Не волнуйтесь, если вы ищете вдохновение; мы предоставили 5 образцов последующих писем, в которых рассказывается, как написать:
- Вежливое последующее письмо
- Повторное письмо после отсутствия ответа
- Нежное последующее электронное письмо
- Напоминание о счете-фактуре
- Последующее сопровождение встречи
К концу этой статьи вы получите информацию, необходимую для создания эффективных последующих электронных писем для каждой личной и профессиональной ситуации.
Что такое последующее электронное письмо ?
Полезно воспринимать последующие электронные письма как цифровые напоминания. Вполне вероятно, что вы уже отправили этому человеку (или компании) первое электронное письмо, но еще не получили ответа. Таким образом, ваше последующее электронное письмо послужит дружеским напоминанием .
В некоторых ситуациях вам может потребоваться отправить электронное письмо с напоминанием, например, если кто-то не ответил на приглашение на встречу, не оплатил счет или не принял предложение о работе.
Последующие электронные письма не должны быть длинными или подробными, они просто повторяют исходное сообщение и требуют ответа.
Легко увидеть, как это работает, с помощью наших шаблонов последующих писем.
Вежливое последующее письмо
При написании профессионального электронного письма очень важно быть вежливым! Этот шаблон вежливого последующего письма краток и делового характера.
Ключом к написанию профессиональных последующих сообщений является обращение к человеку напрямую, по возможности используя его имя. Затем четко объясните, почему вы отправляете сообщения и чего вы от них хотите.
Конечно, вы отправляете дополнительное сообщение, потому что хотите получить ответ (не так ли?), но в вежливом ответе не пытайтесь оказывать на человека какое-либо давление. Сохраняйте формальность и функциональность, как в этом примере!
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Я надеюсь, что это письмо вас застанет.
Я пишу, чтобы любезно прокомментировать наше предыдущее сообщение относительно [ темы/проблемы ] . Я понимаю, что вы заняты, и, возможно, произошла оплошность или задержка.
Если есть новые события или для продвижения необходима дополнительная информация, пожалуйста, сообщите мне. Я готов помочь или прояснить любые вопросы, чтобы ускорить этот процесс.
Я с нетерпением жду вашего плодотворного ответа при первой возможности.
Ваше понимание и сотрудничество очень ценны.
Я очень ценю ваше понимание и сотрудничество.
p>
С уважением,
[ Ваше имя ]
Повторное письмо после отсутствия ответа
Что произойдет, если кто-то проигнорирует ваше письмо? Это последующее письмо после отсутствия ответа немного сильнее, чем приведенный выше пример вежливого письма, но оно делает то же самое. Сначала вежливо обращаемся к человеку, затем обрисовываем ситуацию и описываем желаемое решение (ответ в большинстве случаев!)
Даже если вы подозреваете, что кто-то намеренно игнорирует ваше письмо, говорить об этом не профессионально. Вместо этого старайтесь, чтобы последующие электронные письма были максимально позитивными и дружелюбными. Это лучший подход при обмене сообщениями для бизнеса. Почему? Поскольку у вас больше шансов получить ответ, если вы будете теплым и дружелюбным, а не спорным и агрессивным, вы получите ответ.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я обращаюсь к вам, чтобы ответить на мое предыдущее электронное письмо, отправленное [ дата ] . Похоже, мое сообщение затерялось в вашем почтовом ящике.
Напоминаю, что я обращаюсь к вам по поводу [ темы электронного письма ] . Я был бы очень признателен, если бы вы предоставили мне обновленную информацию или любую необходимую информацию по этому вопросу.
Спасибо за внимание и с нетерпением ждем вашего ответа в ближайшее время.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Нежное последующее электронное письмо
Два приведенных выше примера идеально подходят для профессиональной переписки, но что произойдет, если вы отправите электронное письмо другу? Используйте этот шаблон мягкого последующего письма!
В этом нежном последующем письме мы стремимся защитить чувства человека. Мы начинаем с теплого приветствия и говорим дружелюбным тоном, прежде чем перейти к настоящей причине, по которой мы пишем сообщение (потому что мы хотим получить ответ!). В конце последующего электронного письма мы даем положительное финальное сообщение и подходящую подпись.
Уважаемый [ Имя получателя ] ,
Надеюсь, это письмо застанет вас в восторге.
Я знаю, что вы очень заняты, но я хотел бы проследить за электронным письмом, которое я отправил последним. неделю о [ теме/проблеме ] и спросите, была ли у вас возможность рассмотреть мое предложение/запрос. Я понимаю, как легко можно позволить чему-то ускользнуть под давлением повседневных задач, и я подумал, что быстрое напоминание может оказаться полезным.
Если вам нужна дополнительная информация для облегчения принятия решения или у вас есть какие-либо вопросы или сомнения , пожалуйста, дайте мне знать. Я более чем рад предложить дополнительную поддержку или ответить на любые ваши вопросы.
Жду вашего ответа.
Спасибо за ваше время и внимание.
С нетерпением жду вашего ответа.
Спасибо за ваше время и внимание.
С нетерпением жду вашего ответа.
Спасибо за ваше время и внимание.
С нетерпением жду вашего ответа.
p>
С уважением,
[ Ваше имя ]
Письмо с напоминанием о счете
Вы все еще ждете свои деньги? Затем используйте этот шаблон электронного письма с напоминанием о счете, чтобы гарантировать, что вам заплатят.
В напоминаниях о счетах-фактурах вы должны включать все сведения о непогашенных суммах. Мы говорим о номере счета, дате, когда вы отправили первое электронное письмо, ожидаемой дате платежа и количестве дней, в течение которых он был неоплачен.
Это может показаться слишком большим, но вы должны быть уверены, что ваше электронное письмо с последующим счетом не может быть неправильно понято или проигнорировано. Посмотрите наш шаблон, чтобы увидеть, как это работает…
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Напоминаем, что мы еще не получили оплату по счету [ Номер счета ] от [ Дата счета ] на сумму [ Сумма счета ] . Срок оплаты, указанный в счете-фактуре, уже прошел, и мы просим вас погасить непогашенный остаток как можно скорее.
Пожалуйста, просмотрите прилагаемый счет еще раз и обработайте платеж, чтобы избежать каких-либо неудобств или дальнейшие наблюдения. Если вы уже произвели платеж, проигнорируйте это напоминание и примите наши извинения за возникшую путаницу.
Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь в отношении счета-фактуры или процесса оплаты, не стесняйтесь обращаться к нам. обратитесь к нам. Мы ценим ваше оперативное внимание к этому вопросу.
Спасибо за сотрудничество.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Письмо о встрече
Встречи — это основная валюта делового мира, поэтому вы будете отправлять множество электронных писем после встреч. Используя наш шаблон, вы обязательно произведете наилучшее впечатление.
Первое, что нужно сделать, это адресовать электронное письмо всем присутствующим на собрании. Затем дайте позитивное вступление и краткое изложение всего, что вы обсуждали. Теперь предоставьте подробную информацию о следующих шагах – например, о организации следующей встречи или заключении сделки.
Всегда будьте ясны и уверены во время встречи, запрашивайте последующие электронные письма и делайте то, что лучше для вашего бизнеса.
Уважаемый [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь, что это письмо застанет вас в добром здравии и приподнятом настроении.
Я пишу контактным лицам после нашей продуктивной встречи, состоявшейся [ упоминание] дата встречи ] по поводу [ указать общую тему разговора ] . Наше обсуждение [ упомяните конкретную тему, которую вы обсуждали ] было особенно познавательным и придало нашей встрече большую ценность.
По мере продвижения вперед я хотел подвести итоги действий, о которых мы договорились. [ Представьте краткое изложение обсужденных вопросов, принятых решений и поставленных задач. ]
Чтобы продвинуться по этим вопросам, [ упомяните следующие шаги, такие как планирование последующей встречи или некоторые конкретные задачи, которые необходимо выполнить ] .
Если вам потребуется Дополнительную информацию или у вас есть какие-либо вопросы или сомнения относительно обсуждаемых вопросов, пожалуйста, обращайтесь в любое время.
Спасибо за ваше время и вклад. Я с нетерпением жду нашего дальнейшего сотрудничества и прогресса в этом проекте.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Как написать ответное письмо?
Написать последующие электронные письма просто — если вы придерживаетесь структуры, которую мы обрисуем ниже. Эффективное последующее электронное письмо состоит из трех частей: тема, основной текст и подписание/следующие шаги.
Давайте рассмотрим их более подробно, разбив на основные этапы написания последующих писем:
Тема последующего письма
Тема последующего электронного письма задает тон вашего сообщения. Читатель должен иметь возможность обнаружить ваше сообщение в своем почтовом ящике и сразу понять, о чем оно.
Мы могли бы потратить много времени на то, чтобы описать, что такое хорошая тема для последующего электронного письма, но это легче показать вам.
- В ответ на мое письмо – вы его прочитали?
- Отслеживание по электронной почте – дата/время
- Вы прочитали мое последнее письмо?
- Запрошен ответ – (Вставьте информацию)
- Вы можете просмотреть мое последнее сообщение?
Текст последующего письма
Первое, что нужно знать о последующих электронных письмах, это то, что вы можете быть краткими. Речь идет о напоминании кому-то о чем-то (неоплаченном счете или проигнорированном электронном письме). Даже последующие встречи не должны быть слишком длинными, иначе вы рискуете наскучить людям (что в бизнесе никогда не бывает хорошо!).
Вам нужно будет обратиться к человеку, используя его имя и профессиональную должность. Это укрепляет связь, является профессиональным и вежливым. И не волнуйся, дорогая; Простое «Привет» подойдет в 2023 году.
Затем добавьте веселое приветствие, чтобы задать тон сообщению. Даже если вы настаиваете на оплате счета, всегда полезно проявлять дружелюбие.
«Надеюсь, у тебя все хорошо и у тебя отличная неделя».
После теплого приема скажите человеку, чего вы от него хотите. Опять же, будьте абсолютно ясны, как мы делаем в этом примере отслеживания счета:
«Я связываюсь с вами, так как мы все еще ожидаем оплаты счета (номер). Общая сумма (фунтов стерлингов/долларов США/евро) подлежала оплате (вставить дату). как можно скорее."
Хотите добавить больше деталей? Не бойтесь использовать в своих сообщениях пункты списка. Это отличный способ передать сложную информацию. Их также с меньшей вероятностью будут игнорировать.
Последующее электронное письмо с подтверждением/следующие шаги
Какова бы ни была цель вашего последующего письма, вам необходимо обрисовать следующие шаги. В нашем примере со счетом речь идет о получении оплаты:
«Пожалуйста, сообщите мне сегодня, когда мы можем ожидать получения оплаты?»
Это совершенно ясно, и здесь нет места недоразумениям. Но даже если вы ждете оплаты, постарайтесь завершить все электронные письма позитивно:
«Мы давно работаем вместе и у нас прекрасные отношения. Мы рады сотрудничать с вами в будущем».
Вам следует добавить свои контактные данные, такие как адрес электронной почты или номер телефона, чтобы человек мог связаться с ним в случае необходимости.
Наконец, добавьте подпись (спасибо, большое спасибо, с уважением и т. д.) к своему электронному письму, и оно готово к отправке!
Мастер-класс по последующей рассылке – советы экспертов HIX.AI
Мы написали много слов о последующих электронных письмах, и все их очень важно прочитать (как и следовало ожидать). Прочитав, написав и просмотрев тысячи последующих писем, вы можете определить некоторые стандартные принципы, которым вы можете следовать, чтобы получить желаемый результат (очевидно, ответ!).
Вот 5 принципов улучшения последующих писем от профессионалов:
- Не теряйте времени, просто скажите то, что вы хотите, как можно короче.
- Излагайте свои запросы простыми словами. Не позволяйте читателю слишком усердно искать запрос.
- Установите крайний срок и добавьте в конце призыв к действию.
- Стимулируйте свои запросы и объясните, что вы будете делать с ответом (и почему это важно).
В конце концов, последующие электронные письма быстро забудутся, поэтому не переживайте слишком сильно. На самом деле, если вы беспокоитесь о создании последующих писем, то почему бы не позволить ИИ сделать всю тяжелую работу? HIX.AI есть сверхмощный помощник по написанию электронных писем , который может создавать кристально четкие копии, которые вы можете использовать для любых последующих писем.
Пишешь своему боссу? Нет проблем, он правильно сформулирует ваш запрос. Отправив сообщение клиенту, вы получите вежливый и профессиональный ответ, написанный специально для вас.
Заключение
Последующие электронные письма не совсем забавны, но они функциональны. Лучший способ приблизиться к ним — подумать о конечном результате. Итак, сосредоточьтесь на том, чего вы хотите: на ответе! Надеемся, что в конце этого блога (который вам понравилось читать!) вы получите полезные советы, подсказки и рекомендации наших экспертов. Доказательство произойдет, когда вы приложите палец к ключу и напишете последующее электронное письмо. Итак, начните сегодня!