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Heim > E-Mails > So versenden Sie effektive Folge-E-Mails (5 Beispiele und Vorlagen)

So versenden Sie effektive Folge-E-Mails (5 Beispiele und Vorlagen)

Folge-E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Business-Kommunikations-Toolkits, daher ist es wichtig, dass Sie es richtig machen. In diesem ausführlichen Artikel wird erläutert, wie Sie bessere Folge-E-Mails schreiben, einschließlich der Definition des richtigen Folge-Nachrichtenformats und einiger Hinweise und Tipps von HIX.AI Experten.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie auf der Suche nach Inspiration sind. Wir haben 5 Beispiele für Folge-E-Mails bereitgestellt, die zeigen, wie man Folgendes schreibt:

  1. Höfliche Folge-E-Mail
  2. Folge-E-Mail, nachdem keine Antwort erfolgt ist
  3. Sanfte Folge-E-Mail
  4. Nachverfolgung von Rechnungserinnerungen
  5. Nachbereitung des Treffens

Am Ende dieses Artikels verfügen Sie über die Erkenntnisse, die Sie benötigen, um effektive Folge-E-Mails für jede persönliche und berufliche Situation zu erstellen.

Was ist eine Folge-E-Mail ?

Es ist hilfreich, Folge-E-Mails als digitale Erinnerungen zu betrachten. Wahrscheinlich haben Sie der Person (oder dem Unternehmen) bereits eine erste E-Mail gesendet, aber noch keine Antwort erhalten. Ihre Folge-E-Mail dient also als freundliche Erinnerung .

In einigen Situationen müssen Sie möglicherweise eine Erinnerungs-E-Mail senden, wenn jemand nicht auf eine Besprechungsanfrage geantwortet, eine Rechnung bezahlt oder ein Stellenangebot nicht angenommen hat.

Folge-E-Mails müssen nicht lang oder detailliert sein, sondern wiederholen Sie einfach die ursprüngliche Nachricht und bitten Sie um eine Antwort.

Anhand unserer Follow-up-E-Mail-Vorlagen können Sie leicht erkennen, wie das funktioniert.

Höfliche Folge-E-Mail

Beim Schreiben einer professionellen E-Mail ist Höflichkeit unerlässlich! Diese höfliche Folge-E-Mail-Vorlage ist kurz und sachlich.

Der Schlüssel zum Verfassen professioneller Folgenachrichten liegt darin, die Person direkt anzusprechen und möglichst ihren Vornamen zu verwenden. Erklären Sie als Nächstes deutlich, warum Sie Nachrichten senden und was Sie von ihnen erwarten.

Natürlich senden Sie ein Follow-up, weil Sie eine Antwort wünschen (oder?), aber bei einem höflichen Follow-up sollten Sie nicht versuchen, Druck auf die Person auszuüben. Halten Sie es formell und funktional, wie wir es in diesem Beispiel tun!

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Ich vertraue darauf, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht.

Ich schreibe Ihnen, um unsere frühere Mitteilung bezüglich [ Betreff/Problem ] weiterzuverfolgen. Ich verstehe, dass Sie beschäftigt sind und es möglicherweise zu einem Versehen oder einer Verzögerung gekommen ist.

Wenn es neue Entwicklungen gibt oder weitere Informationen für den Fortschritt benötigt werden, informieren Sie mich bitte. Ich bin Ihnen gerne behilflich oder kläre alle Fragen, um diesen Prozess zu beschleunigen.

Ich freue mich auf Ihre baldige, fruchtbare Antwort.

Ihr Verständnis und Ihre Zusammenarbeit werden sehr geschätzt.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Folge-E-Mail, nachdem keine Antwort erfolgt ist

Was passiert, wenn jemand Ihre E-Mail ignoriert? Diese Folge-E-Mail nach keiner Antwort ist etwas aussagekräftiger als das obige höfliche E-Mail-Beispiel – aber sie bewirkt das Gleiche. Zuerst sprechen wir die Person höflich an, schildern dann die Situation und beschreiben die gewünschte Lösung (in den meisten Fällen eine Antwort!)

Selbst wenn Sie vermuten, dass jemand Ihre E-Mail absichtlich ignoriert, ist es nicht professionell, dies zu sagen. Halten Sie Ihre Folge-E-Mails stattdessen so positiv und freundlich wie möglich. Dies ist der beste Ansatz für geschäftliche Nachrichten. Warum? Da Sie eher eine Antwort erhalten, wenn Sie warmherzig und freundlich sind, als wenn Sie streitsüchtig und aggressiv sind, werden Sie eine Antwort erhalten.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich wende mich an Sie, um meine vorherige E-Mail vom [ Datum ] weiterzuverfolgen. Offenbar ist meine Nachricht in Ihrem Posteingang verloren gegangen.

Zur Erinnerung: Ich kontaktiere Sie bezüglich [ Betreff der E-Mail ] . Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Update oder alle notwendigen Informationen zu diesem Thema zukommen lassen könnten.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Sanfte Folge-E-Mail

Die beiden oben genannten Beispiele eignen sich perfekt für die berufliche Korrespondenz, aber was passiert, wenn Sie einem Freund eine E-Mail senden? Nutzen Sie diese sanfte Follow-up-E-Mail-Vorlage!

In dieser sanften Folge-E-Mail geht es uns vor allem darum, die Gefühle der Person zu schützen. Wir beginnen mit einer herzlichen Begrüßung und schlagen einen freundlichen Ton an, bevor wir uns mit dem wahren Grund befassen, warum wir eine Nachricht senden (weil wir eine Antwort wollen!). Am Ende der Folge-E-Mail übermitteln wir eine positive Abschlussnachricht und eine entsprechende Verabschiedung.

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht.

Ich weiß, dass Sie unglaublich beschäftigt sind, aber ich wollte mich bezüglich der E-Mail, die ich zuletzt gesendet habe, noch einmal melden Woche über [ Thema/Problem ] und fragen Sie, ob Sie Gelegenheit hatten, über meinen Vorschlag/meine Anfrage nachzudenken. Ich verstehe, wie leicht es sein kann, unter dem Druck der täglichen Aufgaben Dinge ins Wanken zu bringen, und ich dachte, eine kurze Erinnerung könnte hilfreich sein.

Wenn Sie weitere Informationen benötigen, um Ihre Entscheidung zu erleichtern, oder Fragen oder Bedenken haben , lass es mich bitte wissen. Gerne biete ich Ihnen zusätzliche Unterstützung an oder beantworte Ihre Fragen.

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Folge-E-Mail zur Rechnungserinnerung

Warten Sie immer noch auf Ihr Geld? Dann verwenden Sie diese E-Mail-Vorlage für eine Rechnungserinnerung, um sicherzustellen, dass Sie bezahlt werden.

Bei der Nachverfolgung von Rechnungserinnerungen müssen Sie alle ausstehenden Beträge angeben. Dabei handelt es sich um die Rechnungsnummer, das Datum, an dem Sie die erste E-Mail gesendet haben, das voraussichtliche Zahlungsdatum und die Anzahl der ausstehenden Tage.

Das hört sich vielleicht nach viel an, aber Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Rechnungsnachverfolgungs-E-Mail nicht missverstanden oder ignoriert werden kann. Schauen Sie sich unsere Vorlage an, um zu sehen, wie das funktioniert …

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Dies ist eine freundliche Erinnerung daran, dass wir für die Rechnung [ Rechnungsnummer ] vom [ Rechnungsdatum ] in Höhe von [ Rechnungsbetrag ] noch keine Zahlung erhalten haben. Das auf der Rechnung angegebene Fälligkeitsdatum ist bereits abgelaufen und wir bitten Sie, den ausstehenden Restbetrag so schnell wie möglich zu begleichen.

Bitte überprüfen Sie die beigefügte Rechnung noch einmal und führen Sie die Zahlung durch, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden weitere Folgemaßnahmen. Wenn Sie die Zahlung bereits geleistet haben, ignorieren Sie bitte diese Erinnerung und entschuldigen Sie bitte die entstandene Verwirrung.

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bezüglich der Rechnung oder des Zahlungsvorgangs benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren Kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns über Ihre schnelle Bearbeitung dieser Angelegenheit.

Vielen Dank für Ihre Kooperation.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Folge-E-Mail für die Besprechung

Besprechungen sind die wesentliche Währung der Geschäftswelt, daher werden Sie viele Folge-E-Mails zu Besprechungen versenden. Mit unserer Vorlage hinterlassen Sie mit Sicherheit den besten Eindruck.

Als erstes müssen Sie die E-Mail an alle Teilnehmer des Meetings richten. Geben Sie als Nächstes eine positive Einleitung und eine kurze Zusammenfassung aller besprochenen Punkte. Geben Sie nun Einzelheiten zu den nächsten Schritten an – etwa die Vereinbarung eines weiteren Treffens oder den Abschluss eines Vertrags.

Seien Sie in Ihrem Meeting immer klar und selbstbewusst, fordern Sie Folge-E-Mails an und tun Sie, was für Ihr Unternehmen am besten ist.

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Ich vertraue darauf, dass Sie mit dieser E-Mail bei guter Gesundheit und bester Laune sind.

Ich schreibe Ihnen im Anschluss an unser produktives Treffen am [ Erwähnung das Datum des Treffens ] bezüglich [ Erwähnung des allgemeinen Themas des Gesprächs ] . Unsere Diskussion über [ erwähnen Sie ein bestimmtes von Ihnen besprochenes Thema ] war besonders aufschlussreich und hat unserem Treffen einen großen Mehrwert verliehen.

Im weiteren Verlauf wollte ich die Aktionspunkte zusammenfassen, auf die wir uns geeinigt haben. [ Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der besprochenen Punkte, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben. ]

Um bei diesen Punkten voranzukommen, [ erwähnen Sie die nächsten Schritte, z. B. die Planung eines Folgetreffens oder einige spezifische Aufgaben, die erledigt werden müssen. ] .

Sollten Sie dies benötigen Wenn Sie mehr Kontext benötigen oder Fragen oder Bedenken zu den besprochenen Themen haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Beiträge. Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit und den Fortschritt bei diesem Vorhaben.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Wie schreibe ich eine Folge-E-Mail?

Das Schreiben von Folge-E-Mails ist einfach – wenn Sie sich an die unten beschriebene Struktur halten. Eine effektive Folge-E-Mail besteht aus drei Teilen: einer Betreffzeile, einem Texttext und der Verabschiedung/nächsten Schritte.

Lassen Sie uns diese genauer untersuchen und das Verfassen von Folge-E-Mails in die grundlegenden Schritte unterteilen:

Betreffzeile der Folge-E-Mail

Die Betreffzeile der Folge-E-Mail gibt den Ton Ihrer Nachricht vor. Der Leser sollte Ihre Nachricht in seinem Posteingang erkennen und sofort verstehen können, worum es in der Nachricht geht.

Wir könnten ewig damit verbringen, zu erklären, was eine gute Betreffzeile für Folge-E-Mails ausmacht, aber es ist einfacher, es Ihnen zu zeigen.

  • Folge meiner E-Mail – hast du sie gelesen?
  • E-Mail-Follow-up – Datum/Uhrzeit
  • Hast du meine letzte E-Mail gelesen?
  • Antwort erbeten – (Info einfügen)
  • Können Sie meine letzte Nachricht lesen?

Kopie des Textkörpers der Folge-E-Mail

Das Erste, was Sie über Folge-E-Mails wissen sollten, ist, dass Sie sich kurz fassen können. Dabei geht es darum, jemanden an etwas zu erinnern (eine unbezahlte Rechnung oder eine ignorierte E-Mail). Selbst die Nachbereitung von Besprechungen sollte nicht zu lange dauern, da Sie sonst Gefahr laufen, die Leute zu langweilen (was im Geschäftsleben nie gut ist!).

Sie sollten die Person mit ihrem Vornamen und ihrer Berufsbezeichnung ansprechen. Das baut eine Verbindung auf und ist professionell und höflich. Und mach dir keine Sorgen, Liebling; Ein einfaches „Hallo“ ist im Jahr 2023 in Ordnung.

Fügen Sie als Nächstes eine fröhliche Begrüßung hinzu, um den Ton für die Nachricht festzulegen. Auch wenn Sie darauf drängen, dass eine Rechnung bezahlt wird, ist es immer eine gute Idee, freundlich zu sein.

„Ich hoffe, es geht dir gut und du hast eine tolle Woche.“

Sagen Sie der Person nach der herzlichen Begrüßung, was Sie von ihr wollen. Seien Sie auch hier absolut klar, wie wir es in diesem Rechnungsnachfolgebeispiel tun:

„Ich kontaktiere Sie, da wir immer noch auf die Zahlung der Rechnung (Nummer) warten. Der Gesamtbetrag (£/$/€) war am (Datum einfügen) fällig. Leider ist dieser jetzt ausstehend und wir benötigen die Zahlung als schnellstmöglich."

Möchten Sie weitere Details hinzufügen? Scheuen Sie sich nicht davor, in Ihren Nachrichten Aufzählungspunkte zu verwenden. Sie sind eine großartige Möglichkeit, komplexe Informationen zu vermitteln. Es ist auch weniger wahrscheinlich, dass sie ignoriert werden.

Follow-up-E-Mail-Abmeldung/nächste Schritte

Was auch immer der Zweck Ihrer Folge-E-Mail sein mag, Sie sollten die nächsten Schritte skizzieren. In unserem Rechnungsbeispiel geht es um die Bezahlung:

„Bitte teilen Sie mir heute mit, wann wir mit dem Zahlungseingang rechnen können?“

Das ist absolut klar und es gibt keinen Raum für Missverständnisse. Aber auch wenn Sie auf die Zahlung warten, sollten Sie versuchen, alle E-Mails positiv zu beenden:

„Wir arbeiten schon lange zusammen und haben ein tolles Verhältnis. Wir freuen uns, in Zukunft mit Ihnen zusammenzuarbeiten.“

Sie sollten Ihre Kontaktdaten wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinzufügen, damit die Person bei Bedarf Kontakt aufnehmen kann.

Fügen Sie abschließend Ihrer E-Mail eine Verabschiedung (Danke, vielen Dank, freundliche Grüße usw.) hinzu, und schon kann die E-Mail versendet werden!

Follow-up-E-Mail-Masterclass – Ratschläge von den HIX.AI Experten

Wir haben viele Worte über Folge-E-Mails geschrieben und alle sind (wie zu erwarten) unbedingt zu lesen. Nachdem Sie Tausende von Folge-E-Mails gelesen, geschrieben und überprüft haben, gibt es einige Standardprinzipien, die Sie befolgen können, um das gewünschte Ergebnis (natürlich eine Antwort!) zu erhalten.

Hier sind 5 Prinzipien für bessere Folge-E-Mails von Profis:

  1. Verschwenden Sie keine Zeit, sagen Sie einfach in so wenigen Worten wie möglich, was Sie wollen.
  2. Formulieren Sie Ihre Wünsche in einfachen Worten. Lassen Sie Ihren Leser nicht zu intensiv nach der Anfrage suchen.
  3. Legen Sie eine Frist fest und fügen Sie am Ende einen Call-to-Action hinzu.
  4. Schaffen Sie Anreize für Ihre Anfragen und erklären Sie, was Sie mit der Antwort machen (und warum sie wichtig ist).

Am Ende des Tages werden Folge-E-Mails schnell vergessen, also machen Sie sich nicht zu viel Stress. Wenn Sie sich Sorgen über die Erstellung von Folge-E-Mails machen, warum überlassen Sie die harte Arbeit dann nicht der KI? HIX.AI verfügt über einen äußerst leistungsstarken E-Mail-Schreibassistenten , der kristallklare Texte erstellen kann, die Sie für Folge-E-Mails verwenden können.

Schreiben Sie an Ihren Chef? Kein Problem, es wird Ihre Anfrage genau richtig präsentieren. Wenn Sie einem Kunden eine Nachricht senden, erhalten Sie eine höfliche und professionelle Antwort, die speziell für Sie verfasst wurde.

Abschluss

Folge-E-Mails machen nicht gerade Spaß, sind aber funktional. Der beste Weg, sie anzugehen, besteht darin, über das Endergebnis nachzudenken. Konzentrieren Sie sich also auf das, was Sie wollen: eine Antwort! Hoffentlich profitieren Sie am Ende dieses Blogs (den Sie mit Freude gelesen haben!) von unseren Expertenhinweisen, Tipps und Ratschlägen. Der Beweis erfolgt, wenn Sie Ihren Finger auf den Schlüssel legen und eine Folge-E-Mail schreiben. Also fangen Sie noch heute an!

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