後續電子郵件是您的業務溝通工具包的重要組成部分，因此正確處理至關重要。這篇深入的文章解釋瞭如何編寫更好的後續電子郵件，包括定義正確的後續訊息格式以及HIX.AI專家的一些提示和技巧。
如果您正在尋找靈感，請不要擔心；我們提供了 5 個後續電子郵件範例，涵蓋如何撰寫：
- 禮貌的後續電子郵件
- 無回覆後的後續電子郵件
- 溫和的後續電子郵件
- 發票提醒跟進
- 會議跟進
閱讀本文後，您將獲得針對每種個人和職業情況創建有效的後續電子郵件所需的見解。
什麼是後續電子郵件？
將後續電子郵件視為數位提醒會很有幫助。您可能已經向此人（或企業）發送了一封初始電子郵件，但尚未收到回覆。因此，您的後續電子郵件將起到友好的提醒作用。
您可能需要發送提醒電子郵件的某些情況包括有人沒有回覆會議請求、支付發票或接受工作機會。
後續電子郵件不需要很長或很詳細，只需重申原始訊息並要求回覆即可。
透過我們的後續電子郵件範本可以很容易地看出它是如何運作的。
禮貌的後續電子郵件
撰寫專業電子郵件時，保持禮貌至關重要！此禮貌的後續電子郵件範本簡短且務實。
撰寫專業後續資訊的關鍵是直接稱呼該人，如果可能的話，使用他們的名字。接下來，清楚地解釋你為什麼要發訊息以及你希望他們做什麼。
當然，您發送跟進是因為您想要回覆（對嗎？），但在禮貌的跟進中，不要試圖給對方施加任何壓力。保持正式和實用，就像我們在這個例子中所做的那樣！
親愛的[收件者姓名] ，
我相信您會收到這封電子郵件。
我寫這封郵件是為了跟進我們之前有關[主題/問題]的溝通。我知道您很忙，可能有疏忽或延誤。
如果有新的進展或需要進一步的資訊才能取得進展，請通知我。我很樂意協助或澄清任何疑問，以加快這一過程。
我期待您儘早做出富有成效的答复。
非常感謝您的理解與合作。
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謹致問候，
[您的名字]
無回覆後的後續電子郵件
如果有人忽略您的電子郵件會發生什麼？沒有回覆後的這封後續電子郵件比上面的禮貌電子郵件範例要強一些 - 但它的作用相同。首先，我們禮貌地與對方交談，然後概述情況並描述您想要的解決方案（大多數情況下都是答案！）
即使您懷疑有人故意忽略您的電子郵件，這樣說也是不專業的。相反，您的後續電子郵件應盡可能保持積極和友好的態度。這是商務訊息傳遞的最佳方法。為什麼？因為如果你熱情友好而不是好爭論和好鬥，你就更有可能得到回應，所以你會得到回應。
親愛的[收件者姓名] ，
希望您能收到這封電子郵件。我正在聯絡您，以跟進我於[日期]發送的上一封電子郵件。我的郵件似乎在您的收件匣中遺失了。
謹此提醒，我正在就[電子郵件主題]與您聯繫。如果您能為我提供與此事相關的最新資訊或任何必要信息，我將不勝感激。
感謝您的關注，期待盡快收到您的回覆。
此致，
[您的名字]
溫和的後續電子郵件
上面的兩個例子非常適合專業通信，但是如果你給朋友發電子郵件會發生什麼？使用這個溫和的後續電子郵件範本！
在這封溫和的後續電子郵件中，我們致力於保護此人的感情。我們從熱情的問候開始，並以友好的語氣開始，然後再解決我們發送訊息的真正原因（因為我們想要回覆！）。在後續電子郵件的末尾，我們提供積極的最終訊息和適當的簽名。
親愛的[收件者姓名] ，
我希望您能順利收到這封電子郵件。
我知道您非常忙碌，但我想跟進我上次發送的電子郵件一週關於[主題/問題]並詢問您是否有機會考慮我的提案/請求。我了解在日常任務的壓力下很容易讓事情溜走，我認為快速提醒可能會有所幫助。
如果您需要更多資訊來幫助您做出決定或有任何問題或疑慮，請告訴我。我非常樂意提供任何額外的支援或解決您可能遇到的任何問題。
期待您的回覆。
感謝您的時間和關注。
感謝您的時間和關注。p>
致以誠摯的問候，
[您的名字]
發票提醒後續電子郵件
你還在等錢嗎？然後使用此發票提醒後續電子郵件範本來確保您獲得付款。
在發票提醒後續行動中，您必須包含有關未清金額的所有資訊。我們討論的是發票號碼、您發送第一封電子郵件的日期、預計付款日期以及未付款天數。
這可能聽起來很多，但您需要確保您的發票後續電子郵件不會被誤解或忽略。查看我們的模板，看看它是如何工作的...
親愛的[收件者姓名] ，
希望您能收到這封電子郵件。友情提醒，我們尚未收到日期為[發票日期]的發票[發票編號]的付款，金額為[發票金額] 。發票上所示的到期日已過，我們懇請您盡快結清未清餘額。
請再次查看隨附的發票並處理付款，以避免造成任何不便或進一步跟進。如果您已經付款，請忽略此提醒，對於由此造成的任何混亂，我們深表歉意。
如果您對發票或付款流程有任何疑問或需要任何協助，請隨時聯絡我們。感謝您及時關注此事。
感謝您的合作。
此致，
[您的名字]
會議後續電子郵件
會議是商業世界的重要貨幣，因此您將發送大量會議後續電子郵件。使用我們的模板，您一定會給人留下最好的印象。
要做的第一件事是將電子郵件發送給會議上的任何人。接下來，對您討論的所有內容進行積極的介紹和簡要回顧。現在，提供後續步驟的詳細信息，例如安排進一步的會議或達成協議。
在會議中始終保持清晰和自信，要求後續電子郵件，並做對您的業務最有利的事情。
親愛的[收件人姓名] ，
我相信這封電子郵件表明您身體健康，精神抖擻。
在我們於[提及]舉行富有成效的會議後，我寫信給基地聯繫。會議日期]關於[提及談話的一般主題] 。我們關於[提及您討論的特定主題]的討論特別具有啟發性，並為我們的會議增添了巨大的價值。
隨著我們的進展，我想總結一下我們已商定的行動要點。 [簡單回顧討論的要點、所做的決定和分配的任務。 ]
為了在這些問題上取得進展， [提及接下來的步驟，例如安排後續會議或需要完成的一些具體任務] 。
如果您需要更多背景資訊或對所討論的事項有任何疑問或疑慮，請隨時與我們聯繫。
感謝您的時間和貢獻。我期待我們在這項事業中繼續合作並取得進展。
謹致問候，
[您的名字]
如何寫後續電子郵件？
撰寫後續電子郵件很簡單 - 如果您堅持我們將在下面概述的結構。有效的後續電子郵件由三個部分組成：主題行、正文和簽名/後續步驟。
讓我們更詳細地探討這些內容，將如何撰寫後續電子郵件分解為基本步驟：
後續電子郵件主題行
後續電子郵件主旨行確定了您的訊息的基調。讀者應該能夠在收件匣中發現您的訊息並立即了解訊息的內容。
我們可能會花很長時間來概述什麼是好的後續電子郵件主題行，但向您展示更容易。
- 跟進我的電子郵件－你讀過嗎？
- 電子郵件跟進 – 日期/時間
- 你讀過我的上一封電子郵件了嗎？
- 請求回覆 –（插入資訊）
- 您能查看我的上一則訊息嗎？
後續電子郵件正文
關於後續電子郵件，首先要知道的是您可以簡短。這都是為了提醒某人某件事（未付發票或被忽略的電子郵件）。即使是後續會議也不應該太長，否則你可能會冒著讓人們感到無聊的風險（這對商業來說從來都不是好事！）。
您需要使用此人的名字和職稱來稱呼他們。這建立了聯繫，並且專業且有禮貌。親愛的，別擔心； 2023 年，一句簡單的「嗨」就好了。
接下來，加入愉快的問候語來為訊息定下基調。即使您要求支付發票費用，保持友好始終是個好主意。
“我希望你一切都好，並度過愉快的一周。”
在熱情歡迎之後，告訴對方你想從他們那裡得到什麼。再次強調，要絕對清楚，就像我們在發票後續範例中所做的那樣：
「我正在與您聯繫，因為我們仍在等待發票（編號）的付款。總金額（英鎊/美元/歐元）應於（插入日期）支付。不幸的是，該款項現在尚未結清，我們要求付款盡快。”
想要增加更多細節嗎？不要害怕在訊息中使用要點。它們是傳達複雜訊息的好方法。他們也不太可能被忽視。
後續電子郵件簽署/後續步驟
無論後續電子郵件的目的是什麼，您都需要概述接下來的步驟。在我們的發票範例中，這是關於獲得付款的：
“請告知我今天什麼時候可以收到付款？”
這一點是絕對清楚的，沒有任何誤解的空間。但即使您正在等待付款，您也應該積極結束所有電子郵件：
「我們合作了很長時間，關係非常好。我們很高興將來與您合作。”
您應該添加您的聯絡方式，例如電子郵件地址或電話號碼，以便對方在需要時與您聯繫。
最後，在您的電子郵件中添加一個簽名（謝謝、非常感謝、親切的問候等），然後您就可以發送了！
後續電子郵件大師班 – HIX.AI專家的建議
我們已經寫了很多關於後續電子郵件的文字，所有這些文字都非常值得閱讀（正如您所期望的）。在閱讀、撰寫和審查數千封後續電子郵件後，您可以遵循一些標準原則來獲得您想要的結果（顯然是回覆！）。
以下是專業人士更好地發送後續電子郵件的 5 個原則：
- 不要浪費時間，用盡可能少的語言說出您想要的內容。
- 用簡單的術語闡明您的要求。不要讓您的讀者過於費力地搜尋該請求。
- 設定截止日期並在最後加上號召性用語。
- 激發您的請求，並解釋您將如何處理回應（以及為什麼它很重要）。
最終，後續電子郵件很快就會被忘記，所以不要壓力太大。事實上，如果您擔心創建後續電子郵件，那麼為什麼不讓人工智慧來完成這項艱苦的工作呢？ HIX.AI擁有超強大的電子郵件寫作助手，可以產生清晰的副本，供您用於任何後續電子郵件。
寫信給你的老闆？沒問題，它會恰到好處地提出您的要求。向客戶發送訊息，您將收到專門為您撰寫的禮貌而專業的回覆。
結論
後續電子郵件並不完全有趣，但它們很實用。處理這些問題的最佳方法是考慮最終結果。所以，專注於你想要的：回應！希望在讀完本部落格（您喜歡閱讀！）後，您將從我們的專家提示、技巧和建議中受益。當您將手指放在按鍵上並寫一封後續電子郵件時，證據就會發生。那麼今天就開始吧！