Si nei, jeg vil ikke gå. Det er kjernefølelsen i hver e-post som avslår en invitasjon. Heldigvis trenger vi ikke si det på denne måten, vi må finne en høflig måte å pakke meldingen på.
Når du avslår en invitasjon, må du være ærlig og dristig, forklare hvorfor du ikke kan delta og gå videre. Det er lett å bli sittende fast ved å be om unnskyldning eller komme med unnskyldninger, men det er ikke nødvendig. Du er en fri person (håper vi) så du kan si nei med full tillit til at du gjør det rette.
Det er lettere enn du tror å si høflig nei . Vi viser deg hvordan du høflig avslår en invitasjon og viser deg hvordan du gjør det riktig, med 5 eksempler inkludert følgende:
- Avslå høflig en møteinvitasjon
- Avslå høflig en webinarinvitasjon
- Avslå en begivenhetsinvitasjon høflig
- Avslå høflig en intervjuinvitasjon
- Avslå en leverandørinvitasjon høflig
Planlegger du å ignorere den e-posten og late som om den aldri kom? Her er grunnen til at du 100 % høflig bør avslå en invitasjon.
Hvordan avslå en invitasjon høflig
Hvis noen har tatt seg tid til å invitere deg til et arrangement, er det riktig å svare. Det er viktig hvis du avslår invitasjonen fordi det er frekt og kan skade omdømmet ditt.
Den gode nyheten er at det å skrive profesjonelle e-poster som avslår en invitasjon bør ta noen minutter (høyst). Når du har sendt e-posten, kan du slappe av, vel vitende om at du har gjort det rette og at ryktet ditt er intakt.
En annen grunn til å skrive profesjonelle e-poster for å avslå en invitasjon er at du slipper å motta endeløse oppfølgings-e-poster som kan fylle innboksen din. Å gjøre det rette lønner seg!
Å avslå en invitasjon innebærer å opprette en formell e-post. Ikke bekymre deg hvis du ikke er kjent med det; vi viser deg hvordan senere i veiledningen. Først gir vi 5 e-posteksempler for å vise deg hvordan du høflig kan avslå en invitasjon:
5 e-postprøver for å avslå en invitasjon høflig
For å hjelpe deg å forstå de grunnleggende byggesteinene for effektive e-poster, har vi inkludert 5 eksempler her som dekker hverdagssituasjoner du kan oppleve. Enten du avslår en møteinvitasjon, webinar eller intervju, har vi en mal du kan prøve ut.
Avslå høflig en møteinvitasjon
Å avslå en møteforespørsel er en vanlig hendelse, så lær å si nei som en proff hos oss. I denne prøven gir vi et tydelig og lettfattelig budskap som kan brukes i alle faglige situasjoner.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for at du inviterte meg til møtet. Dessverre vil jeg ikke kunne delta på grunn av en planleggingskonflikt. Jeg beklager eventuelle ulemper dette kan medføre.
Hvis det er viktig informasjon eller oppdateringer som vil bli diskutert under møtet, vennligst gi meg beskjed slik at jeg kan holdes informert.
Takk for forståelsen.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Avslå høflig en webinarinvitasjon
Dette eksempelet på å avslå en webinarinvitasjon ligner på eksempelet ovenfor, men vi gir noen andre forslag for møtedato og -klokkeslett. Noen ganger vil du avslå et møte på grunn av et sammenstøt, så denne høflige måten å avslå en webinarinvitasjon mens du opprettholder en tilkobling.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for at du inviterte meg til webinaret. Jeg setter pris på din omtenksomhet og omtanke. På grunn av en tidligere forpliktelse, må jeg dessverre avslå invitasjonen på dette tidspunktet.
Hvis du har fremtidige webinarer eller arrangementer, ikke nøl med å sende en invitasjon. Jeg deltar mer enn gjerne.
Takk for at du forstår.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Avslå en begivenhetsinvitasjon høflig
Arrangementer er gode måter å nettverke på, men plassen er begrenset, så hvis du ikke kan delta, må du avslå så snart som mulig. Her er malen vår for hvordan du høflig kan avslå en invitasjon til et arrangement
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for at du inviterte meg til arrangementet. Jeg setter virkelig pris på gesten. På grunn av tidligere forpliktelser beklager jeg å måtte informere deg om at jeg ikke kan delta.
Jeg håper arrangementet blir en stor suksess og at du har det fantastisk. Hold meg gjerne informert om fremtidige arrangementer, da jeg vil være interessert i å delta når timeplanen tillater det.
Takk for at du forstår.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Avslå høflig en intervjuinvitasjon
Å avslå et intervju er et dristig trekk, men hvis du har bestemt deg for å avslå det, er det her hvordan du gjør det høflig. Denne prøven av høflig avslå en intervjuinvitasjon vil holde omdømmet ditt intakt.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for at du vurderte meg for intervjumuligheten. Jeg setter pris på tiden og innsatsen du har investert i å vurdere mine kvalifikasjoner.
Etter nøye vurdering har jeg bestemt meg for å takke nei til intervjuinvitasjonen. Selv om jeg er beæret over tilbudet, har jeg takket ja til en annen stilling som passer bedre med mine langsiktige karrieremål.
Takk igjen for at du tar meg i betraktning. Jeg håper våre veier kan krysses i fremtiden, og jeg ønsker deg lykke til med å finne den rette kandidaten til stillingen.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Avslå en leverandørinvitasjon høflig
Leverandører vil regelmessig sende meldinger med tilbud og oppmuntringer til nye og eksisterende kunder, men hvis du ikke er interessert, kan du høflig avslå.
Kjære [ leverandørens navn ]
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Takk for at du kontaktet oss med tilbudet ditt. Etter nøye vurdering har vi imidlertid besluttet å avslå invitasjonen din på dette tidspunktet.
Vi setter pris på din interesse for å jobbe med oss og håper å få muligheten til å samarbeide i fremtiden.
Takk for forståelsen.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Ekspertguide: Hvordan avslå en invitasjon høflig i en e-post
Din tid er dyrebar; hvis du ikke kan delta på et arrangement (møte eller intervju), må du si ifra. Jada, du kan bare ignorere e-posten – men det er ikke akseptabelt i virksomheten. Hvordan ville du følt om du hadde invitert noen til et møte eller intervju bare for å få dem til å ignorere deg? Å svare ASAP vil også unngå påtrengende meldinger og mindre høflige oppfølginger vi alle har mottatt tidligere.
Som prøvene våre skal vise deg, deler profesjonelle e-poster et standardformat og er basert på en lignende meldingsstruktur.
For å avslå en invitasjon høflig, bør du:
- Introduser deg selv
- Uttrykke takknemlighet for invitasjonene
- Avslå høflig (og forklar hvorfor)
- Foreslå en alternativ dato/tid/sted (hvis du vil)
- Logg av
Når du forstår formatet for å avslå en e-post høflig, er det enkelt å sette dem sammen. For å hjelpe deg har vi delt det ned i 3 nøkkeltrinn, som dekker:
- Emnefeltet
- Brødtekst
- Avmelding/neste trinn
Tid er dyrebar, og du har ting å gjøre, så la oss starte med emnelinjen!
Avslå emnelinjen for en invitasjon på e-post
Emnelinjer må fange oppmerksomheten og formidle budskapet ditt tydelig. I dette tilfellet avslår vi en invitasjon høflig – så ikke rot rundt; bare si det.
Si nei med disse ekspertemnelinjene som du kan se gjennom og bruke:
- Jeg kan ikke delta (detaljer)
- Dagbokkollisjon (sett inn detaljer)
- Kan vi omorganisere (møtedetaljer)?
- Vennligst aksepter mine unnskyldninger
- Takk for invitasjonen. Kan vi omorganisere?
- Kan ikke foreta Zoom-anropet vårt
Emnelinjer er ikke et sted å være kreativ, men du må formidle det du sier. Hvis du er fristet til å svare på den samme e-postkjeden, ikke gjør det. Personen kan anta at du har samtykket og ikke bry deg om å lese svaret ditt. (Det er deres problem, men hvorfor ta risikoen?)
Avslå en e-postinvitasjonstekst
Brødteksten er der vi bygger budskapet og forklarer hvorfor vi ikke kan møtes. Vi vil følge strukturen til meldingen vi skisserte tidligere i denne artikkelen. Det kan virke som mye, men vi kan gå raskt gjennom disse trinnene for å bygge et eksempel.
Før vi går inn i detaljene, tilpass hver e-post med en høflig hilsen og personens fornavn. Hvis dette er feil, vil du allerede starte e-postene dine negativt.
"Hei (personens fornavn)" er greit.
Klar? Slik avslår du en invitasjon høflig:
- Introduser deg selv
"Jeg heter (navnet ditt), og jeg jobber i (firmanavnet)."
Sjekk ut hvordan du presenterer deg selv via e-post.
- Uttrykke takknemlighet for invitasjonen
"Takk for din nylige invitasjon til (navn på arrangement) på (dato)."
Sjekk ut hvordan du sier takk via e-post.
- Avslå høflig (og forklar hvorfor)
"Dessverre kan jeg ikke delta siden jeg allerede er forpliktet til et nytt møte på dette tidspunktet."
Avslå en e-invitasjonsavmelding/de neste trinn
På slutten av e-posten din er det høflig å uttrykke takknemlighet igjen og (hvis du vil, foreslå et alternativt møte.
- Foreslå en alternativ dato/tid/sted (hvis du vil)
"Det er skuffende, siden jeg gjerne vil møte deg. Kan vi endre tidsplanen? Jeg har gitt detaljer om tilgjengeligheten min nedenfor."
Du kan også legge til kontaktinformasjonen din og oppfordre dem til å sende deg en melding (hvis du vil).
"Hvis du vil ringe meg for å chatte om å avtale en alternativ dato eller klokkeslett, er kontaktinformasjonen min (sett inn detaljer)."
Og det er alt du trenger å gjøre! Det er virkelig så enkelt å avslå en invitasjon høflig. Før du drar, inkluder navn, signatur og forbered deg på å trykke send!
Viktig sjekkliste: 10 prinsipper for å avslå en invitasjon høflig
Har du blitt invitert til et arrangement, møte eller intervju som du ikke kan (eller vil) delta på? Da må du høflig avslå det i en e-post – og vi kan vise deg hvordan. Dette er noen av prinsippene du kan bruke for å avslå enhver invitasjon høflig.
Si det så tidlig som mulig Hvis du ikke kan delta, bør du svare umiddelbart. De kan deretter omorganisere arrangementet, møtet eller intervjuet. Det er fristende å be om unnskyldning, men med mindre du mener det ikke.
Vær alltid ærlig i e-postene dine, men taktfull også. Hvis du har en konflikt forårsaket av en annen forpliktelse, si det – men ikke oppgi for mange detaljer. Ikke la meldingene dine snirkle seg, hold dem korte (da de har annet arbeid å gjøre).
Dette handler ikke om e-postetikette , men personlig oppførsel. Stol på oss, hvis du regelmessig avslår invitasjoner uten god grunn, kan det skade omdømmet ditt. Så vurder hvordan e-postene dine vil bli mottatt av de du sender dem til. Kan en telefonsamtale være bedre?
Hvis du bestemmer deg for å skrive en e-post (som de fleste av oss vil, la oss innse det), korrekturles og sjekk. Feil kan være pinlig, så sjekk hver e-post før du sender den. Hvis du er bekymret for språkkunnskapene dine, bruk HIX.AI robuste AI-skriveassistent for e-post . Det er verdens kraftigste AI-skriveverktøy, som hjelper alle og enhver med å skrive bedre forretnings-e-poster . Prøv det i dag og lær hva det kan gjøre for deg.
Konklusjon
Ikke føl deg skyldig over å avslå et intervju. Ikke be om unnskyldning for mye, men like viktig, ikke ignorer e-posten. Hvis du har lest så langt og forstått det vi har sagt, har du nå verktøyene og teknikkene for å avslå en invitasjon i en e-post høflig.
TLDR: Ikke ta for lang tid med å bekymre deg for innholdet i meldingen din. Si i stedet at du ikke kan delta, forklar hvorfor og foreslå et alternativ. Hvis du fortsatt synes det er utfordrende å avslå en invitasjon, bruk HIX.AI !