Dis non, je ne veux pas y aller. C'est le sentiment central de chaque e-mail refusant une invitation. Heureusement, nous n’avons pas besoin de le dire de cette façon, nous devons trouver une manière polie de présenter le message.
Lorsque vous refusez une invitation, vous devez être honnête et audacieux, expliquer pourquoi vous ne pouvez pas y assister et passer à autre chose. Il est facile de se retrouver coincé à s'excuser ou à trouver des excuses, mais ce n'est pas nécessaire. Vous êtes une personne libre (nous l'espérons) et vous pouvez donc dire non en toute confiance que vous faites la bonne chose.
Il est plus facile que vous ne le pensez de dire non poliment . Nous allons vous montrer comment refuser poliment toute invitation et vous montrer comment le faire correctement, avec 5 exemples dont les suivants :
- Refuser poliment une invitation à une réunion
- Refuser poliment une invitation à un webinaire
- Refuser poliment une invitation à un événement
- Refuser poliment une invitation à un entretien
- Refuser poliment une invitation d’un fournisseur
Vous envisagez d'ignorer cet e-mail et de faire comme si il n'était jamais arrivé ? Voici pourquoi vous devriez refuser poliment une invitation à 100 %.
Comment refuser poliment une invitation
Si quelqu'un a pris le temps de vous inviter à un événement, c'est bien de répondre. Il est essentiel que vous refusiez l'invitation, car cela serait impoli et pourrait nuire à votre réputation.
La bonne nouvelle est que la rédaction d’e-mails professionnels refusant une invitation devrait prendre quelques minutes (au maximum). Une fois que vous avez envoyé l'e-mail, vous pouvez vous détendre, sachant que vous avez fait la bonne chose et que votre réputation est intacte.
Une autre raison d'écrire des e-mails professionnels pour refuser une invitation est que vous éviterez de recevoir des e-mails de suivi interminables qui peuvent remplir votre boîte de réception. Faire ce qu’il faut, c’est payant !
Refuser une invitation implique la création d’un e-mail formel. Ne vous inquiétez pas si vous ne le connaissez pas ; nous vous montrerons comment procéder plus tard dans le guide. Tout d'abord, nous fournissons 5 exemples d'e-mails pour vous montrer comment refuser poliment une invitation :
5 exemples d'e-mails pour refuser poliment une invitation
Pour vous aider à comprendre les éléments de base d'un e-mail efficace, nous avons inclus ici 5 exemples couvrant les situations quotidiennes que vous pouvez rencontrer. Que vous refusiez une invitation à une réunion, un webinaire ou un entretien, nous avons un modèle que vous pouvez essayer.
Refuser poliment une invitation à une réunion
Refuser une demande de rendez-vous est un phénomène courant, alors apprenez à dire non comme un pro avec nous. Dans cet exemple, nous proposons un message clair et facile à comprendre qui peut être utilisé dans toutes les situations professionnelles.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Merci de m'avoir invité à la réunion. Je ne pourrai malheureusement pas y assister suite à un conflit d'horaire. Je m'excuse pour tout inconvénient que cela pourrait causer.
Si des informations ou des mises à jour importantes seront discutées au cours de la réunion, veuillez m'en informer afin que je puisse être tenu informé.
Merci de votre compréhension.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Refuser poliment une invitation à un webinaire
Cet exemple de refus d'une invitation à un webinaire est similaire à l'exemple ci-dessus, mais nous proposons d'autres suggestions pour la date et l'heure de la réunion. Parfois, vous refuserez une réunion en raison d'un conflit. C'est donc une façon polie de refuser une invitation à un webinaire tout en maintenant une connexion.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Merci de m'avoir invité au webinaire. J’apprécie votre prévenance et votre considération. Cependant, en raison d'un engagement préalable, je dois malheureusement décliner l'invitation pour le moment.
Si vous avez de futurs webinaires ou événements, n'hésitez pas à lancer une invitation. Je serais plus qu'heureux de participer.
Merci pour votre compréhension.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Refuser poliment une invitation à un événement
Les événements sont d'excellents moyens de réseauter, mais les places sont limitées, donc si vous ne pouvez pas y assister, vous devez refuser le plus tôt possible. Voici notre modèle pour savoir comment refuser poliment une invitation à un événement
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Merci de m'avoir invité à l'événement. J'apprécie vraiment le geste. Cependant, en raison d'engagements antérieurs, j'ai le regret de vous informer que je ne pourrai pas y assister.
J'espère que l'événement sera un grand succès et que vous passerez un merveilleux moment. N'hésitez pas à me tenir informé des événements à venir, car je serais intéressé d'y assister lorsque mon emploi du temps le permet.
Merci pour votre compréhension.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Refuser poliment une invitation à un entretien
Refuser une entrevue est une décision audacieuse, mais si vous avez décidé de la refuser, voici comment le faire poliment. Cet exemple de refus poli d’une invitation à un entretien gardera votre réputation intacte.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Merci de m'avoir considéré pour l'opportunité d'entretien. J'apprécie le temps et les efforts que vous avez investis dans l'examen de mes qualifications.
Après mûre réflexion, j'ai décidé de décliner l'invitation à un entretien. Bien que je sois honoré par cette offre, j'ai accepté un autre poste qui correspond mieux à mes objectifs de carrière à long terme.
Merci encore de me considérer. J'espère que nos chemins pourront se croiser à l'avenir et je vous souhaite bonne chance pour trouver le bon candidat pour le poste.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Refuser poliment une invitation d’un fournisseur
Les fournisseurs enverront régulièrement des messages avec des offres et des incitations aux clients nouveaux et existants, mais si vous n'êtes pas intéressé, voici comment refuser poliment.
Cher [ Nom du fournisseur ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Merci de nous avoir contacté avec votre offre. Cependant, après mûre réflexion, nous avons décidé de décliner votre invitation pour le moment.
Nous apprécions votre intérêt à travailler avec nous et espérons avoir l’opportunité de collaborer à l’avenir.
Merci de votre compréhension.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Guide expert : Comment refuser poliment une invitation dans un e-mail
Votre temps est précieux ; si vous ne pouvez pas assister à un événement (réunion ou entretien), vous devrez le signaler. Bien sûr, vous pouvez simplement ignorer l'e-mail, mais ce n'est pas acceptable en entreprise. Que ressentiriez-vous si vous aviez invité quelqu'un à une réunion ou à un entretien pour qu'il vous ignore ? De plus, répondre dès que possible évitera les messages insistants et les suivis peu polis que nous avons tous reçus dans le passé.
Comme nos exemples devraient vous le montrer, les emails professionnels partagent un format standard et sont basés sur une structure de message similaire.
Pour refuser poliment une invitation, vous devez :
- Présentez-vous
- Exprimez votre gratitude pour les invitations
- Refusez poliment (et expliquez pourquoi)
- Suggérez une autre date/heure/lieu (si vous le souhaitez)
- Se déconnecter
Une fois que vous avez compris le format pour refuser poliment un e-mail, il est facile de les rassembler. Pour vous aider, nous l'avons décomposé en 3 étapes clés, couvrant :
- Ligne d'objet
- Corps du texte
- Signature/étapes suivantes
Le temps est précieux et vous avez des choses à faire, alors commençons par la ligne d'objet !
Refuser la ligne d'objet d'un e-mail d'invitation
Les lignes d'objet doivent capter l'attention et transmettre clairement votre message. Dans ce cas, nous déclinons poliment une invitation – alors ne plaisantez pas ; dites simplement cela.
Dites non avec ces lignes d'objet d'experts que vous pourrez examiner et utiliser :
- Je ne peux pas y assister (détails)
- Clash de journal (insérer les détails)
- Pouvons-nous réorganiser (détails de la réunion) ?
- Veuillez accepter mes excuses
- Merci pour l'invitation. Pouvons-nous réorganiser?
- Impossible de passer notre appel Zoom
Les lignes d'objet ne sont pas un endroit pour faire preuve de créativité, mais vous devez transmettre ce que vous dites. Si vous êtes tenté de répondre à la même chaîne d’e-mails, ne le faites pas. La personne peut supposer que vous avez accepté et ne pas prendre la peine de lire votre réponse. (C'est leur problème, mais pourquoi prendre le risque ?)
Refuser le corps d'un e-mail d'invitation
Le corps du texte est l'endroit où nous construisons le message et expliquons pourquoi nous ne pouvons pas nous rencontrer. Nous suivrons la structure du message que nous avons décrit plus tôt dans cet article. Cela peut sembler beaucoup, mais nous pouvons passer rapidement par ces étapes pour construire un exemple.
Avant d'entrer dans les détails, personnalisez chaque e-mail en utilisant un message de bienvenue poli et le prénom de la personne. Si vous vous trompez, vous commencerez déjà vos e-mails de manière négative.
"Bonjour (prénom de la personne)", c'est bien.
Prêt? Voici comment refuser poliment une invitation :
- Présentez-vous
"Je m'appelle (votre nom) et je travaille chez (nom de l'entreprise)."
Découvrez comment vous présenter par e-mail.
- Exprimez votre gratitude pour l’invitation
"Merci pour votre récente invitation à (nom de l'événement) le (date)."
Découvrez comment dire merci par e-mail.
- Refusez poliment (et expliquez pourquoi)
"Malheureusement, je ne peux pas y assister car je suis déjà engagé à une autre réunion à ce moment-là."
Refuser la signature d'un e-mail d'invitation/étapes suivantes
A la fin de votre email, il est poli d'exprimer à nouveau sa gratitude et (si vous le souhaitez, de proposer une rencontre alternative.
- Suggérez une autre date/heure/lieu (si vous le souhaitez)
"C'est décevant, car j'aimerais vous rencontrer. Pourrions-nous reprogrammer ? J'ai fourni les détails de ma disponibilité ci-dessous."
Vous pouvez également ajouter vos coordonnées et les encourager à vous envoyer un message (si vous le souhaitez).
"Si vous souhaitez m'appeler pour discuter d'une date ou d'une heure alternative, mes coordonnées sont (insérer les détails)."
Et c'est tout ce que vous avez à faire ! C’est vraiment aussi simple que de refuser poliment une invitation. Avant de partir, indiquez votre nom, votre signature et préparez-vous à appuyer sur envoyer !
Check-list essentielle : 10 principes pour décliner poliment une invitation
Avez-vous été invité à un événement, une réunion ou un entretien auquel vous ne pouvez pas (ou ne voulez pas) assister ? Ensuite, vous devez poliment la refuser par e-mail – et nous pouvons vous montrer comment. Voici quelques-uns des principes que vous pouvez utiliser pour refuser poliment toute invitation.
Dites-le le plus tôt possible. Si vous ne pouvez pas y assister, vous devriez vraiment répondre immédiatement. Ils peuvent ensuite réorganiser l’événement, la réunion ou l’entretien. Il est tentant de s'excuser, mais à moins que vous ne le pensiez vraiment, ne le faites pas.
Soyez toujours honnête dans vos e-mails, mais faites également preuve de tact. Si vous avez un conflit causé par un autre engagement, dites-le – mais ne fournissez pas trop de détails. Ne laissez pas vos messages serpenter, soyez courts (car ils ont autre chose à faire).
Il ne s’agit pas d’étiquette de courrier électronique mais de comportement personnel. Faites-nous confiance, si vous refusez régulièrement des invitations sans raison valable, cela peut nuire à votre réputation. Pensez donc à la manière dont vos e-mails seront reçus par ceux à qui vous les envoyez. Un appel téléphonique pourrait-il être mieux ?
Si vous décidez d’écrire un e-mail (comme la plupart d’entre nous le feront, avouons-le), relisez et vérifiez. Les erreurs peuvent être embarrassantes, alors vérifiez chaque e-mail avant de l'envoyer. Si vous vous inquiétez de vos compétences linguistiques, utilisez le robuste assistant de rédaction d'e-mails IA de HIX.AI Il s'agit de l'outil de rédaction d'IA le plus puissant au monde, aidant tout le monde à rédiger de meilleurs e-mails professionnels . Essayez-le aujourd'hui et découvrez ce qu'il peut faire pour vous.
Conclusion
Ne vous sentez pas coupable de refuser une entrevue. Ne vous excusez pas trop, mais tout aussi important, n'ignorez pas l'e-mail. Si vous avez lu jusqu'ici et compris ce que nous avons dit, vous disposerez désormais des outils et des techniques nécessaires pour refuser poliment une invitation par e-mail.
TLDR : Ne vous inquiétez pas trop du contenu de votre message. Au lieu de cela, indiquez que vous ne pouvez pas y assister, expliquez pourquoi et proposez une alternative. Si vous avez toujours du mal à refuser une invitation, utilisez HIX.AI !