Hayır, gitmek istemiyorum deyin. Daveti reddeden her e-postanın temel düşüncesi budur. Neyse ki bunu bu şekilde söylememize gerek yok, mesajı paketlemenin kibar bir yolunu bulmalıyız.
Bir daveti reddederken dürüst ve cesur olmalı, neden katılamayacağınızı açıklamalı ve yolunuza devam etmelisiniz. Özür dileyerek ya da mazeret uydurarak takılıp kalmak kolaydır ama buna gerek yoktur. Özgür bir insansınız (umuyoruz), bu yüzden doğru şeyi yaptığınıza tam bir güvenle hayır diyebilirsiniz.
Kibarca hayır demek düşündüğünüzden daha kolaydır. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere 5 örnekle size herhangi bir daveti kibarca nasıl reddedeceğinizi ve bunu nasıl doğru şekilde yapacağınızı göstereceğiz:
- Toplantı davetini kibarca reddetme
- Bir web semineri davetini kibarca reddedin
- Bir etkinlik davetini kibarca reddetme
- Röportaj davetini kibarca reddetmek
- Tedarikçi davetini kibarca reddedin
Bu e-postayı görmezden gelip hiç gelmemiş gibi davranmayı mı planlıyorsunuz? İşte bu yüzden bir daveti %100 kibarca reddetmelisiniz.
Bir daveti kibarca nasıl reddedersiniz?
Birisi sizi bir etkinliğe davet etmek için zaman ayırdıysa, yanıt vermesi doğru olur. Daveti geri çeviriyorsanız bu çok önemlidir çünkü bunu yapmak kabalıktır ve itibarınıza zarar verebilir.
İyi haber şu ki, bir daveti reddeden profesyonel e-postalar yazmak (en fazla) birkaç dakika sürecektir. E-postayı gönderdikten sonra doğru şeyi yaptığınızı ve itibarınızın bozulmadığını bilerek rahatlayabilirsiniz.
Bir daveti reddetmek için profesyonel e-postalar yazmanın bir başka nedeni de, gelen kutunuzu doldurabilecek sonsuz sayıda takip e-postası almaktan kaçınmanızdır. Doğru şeyi yapmak karşılığını verir!
Bir daveti reddetmek, resmi bir e-posta oluşturmayı içerir. Eğer buna aşina değilseniz endişelenmeyin; Bunu nasıl yapacağınızı daha sonra rehberde göstereceğiz. Öncelikle, bir daveti kibarca nasıl reddedeceğinizi göstermek için 5 e-posta örneği sunuyoruz:
Bir daveti kibarca reddetmek için 5 e-posta örneği
Etkili e-postaların temel yapı taşlarını anlamanıza yardımcı olmak için buraya, karşılaşabileceğiniz günlük durumları kapsayan 5 örnek ekledik. Bir toplantı davetini, web seminerini veya röportajı reddediyor olsanız da deneyebileceğiniz bir şablonumuz var.
Toplantı davetini kibarca reddetme
Bir toplantı isteğinin reddedilmesi sık karşılaşılan bir durumdur, bu nedenle bizimle bir profesyonel gibi hayır demeyi öğrenin. Bu örnekte, tüm mesleki durumlarda kullanılabilecek açık ve anlaşılması kolay bir mesaj sunuyoruz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Beni toplantıya davet ettiğiniz için teşekkür ederim. Maalesef program çakışmasından dolayı katılamıyorum. Bunun neden olabileceği rahatsızlıktan dolayı özür dilerim.
Toplantı sırasında tartışılacak önemli bir bilgi veya güncelleme varsa lütfen bana bildirin, böylece haberdar olabilirim.
Anlayışınız için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Bir web semineri davetini kibarca reddedin
Bir web semineri davetini reddeden bu örnek yukarıdaki örneğe benzer, ancak toplantı tarihi ve saati için başka öneriler de sunuyoruz. Bazen bir çakışma nedeniyle bir toplantıyı reddedersiniz; bu, bağlantıyı korurken bir web semineri davetini reddetmenin kibar yoludur.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Beni web seminerine davet ettiğiniz için teşekkür ederim. Düşünceliliğinizi ve düşünceliliğinizi takdir ediyorum. Ancak önceden verilmiş bir taahhüt nedeniyle, maalesef şu anda daveti reddetmek zorundayım.
Gelecekte web seminerleriniz veya etkinlikleriniz varsa, lütfen davetiye göndermekten çekinmeyin. Katılmaktan çok mutlu olurum.
Anlayışınız için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Bir etkinlik davetini kibarca reddetme
Etkinlikler ağ kurmanın harika yollarıdır ancak alan sınırlıdır, bu nedenle katılamıyorsanız mümkün olan en kısa sürede reddetmelisiniz. Bir etkinliğe daveti kibarca nasıl reddedeceğinize ilişkin şablonumuzu burada bulabilirsiniz
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Beni etkinliğe davet ettiğiniz için teşekkür ederim. Bu hareketi gerçekten takdir ediyorum. Ancak önceden verdiğim taahhütler nedeniyle, üzülerek belirtmek isterim ki, katılamayacağım.
Umarım etkinlik büyük bir başarı ile geçer ve harika vakit geçirirsiniz. Lütfen beni gelecekteki etkinlikler hakkında bilgilendirmekten çekinmeyin, çünkü programım izin verdiğinde katılmak isterim.
Anlayışınız için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Röportaj davetini kibarca reddetmek
Bir röportajı reddetmek cesur bir harekettir, ancak eğer geri çevirmeye karar verdiyseniz bunu kibarca nasıl yapacağınızı burada bulabilirsiniz. Bir röportaj davetini kibarca reddetmenin bu örneği itibarınızı koruyacaktır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Röportaj fırsatı için beni düşündüğünüz için teşekkür ederim. Niteliklerimi gözden geçirmek için harcadığınız zaman ve çabayı takdir ediyorum.
Dikkatlice düşündükten sonra röportaj davetini reddetmeye karar verdim. Teklif beni onurlandırsa da uzun vadeli kariyer hedeflerime daha uygun başka bir pozisyonu kabul ettim.
Beni dikkate aldığınız için tekrar teşekkür ederim. Umarım gelecekte yollarımız kesişir ve pozisyon için doğru adayı bulmanızda size iyi şanslar dilerim.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Tedarikçi davetini kibarca reddedin
Tedarikçiler yeni ve mevcut müşterilere düzenli olarak teklifler ve teşvikler içeren mesajlar gönderecektir, ancak ilgilenmiyorsanız, kibarca nasıl reddedebileceğinizi burada bulabilirsiniz.
Sayın [ Tedarikçinin Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Teklifinizle bize ulaştığınız için teşekkür ederiz. Ancak dikkatli bir değerlendirmenin ardından davetinizi şu anda reddetmeye karar verdik.
Bizimle çalışmaya gösterdiğiniz ilgiyi takdir ediyoruz ve gelecekte işbirliği yapma fırsatına sahip olmayı umuyoruz.
Anlayışın için teşekkürler.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Uzman kılavuzu: E-postadaki daveti kibarca nasıl reddedebilirsiniz?
Zamanınız değerlidir; Bir etkinliğe (toplantı veya röportaj) katılamayacaksanız, bunu belirtmeniz gerekir. Elbette, e-postayı görmezden gelebilirsiniz ancak bu iş dünyasında kabul edilemez. Birini bir toplantıya veya röportaja davet edip sizi görmezden gelmesini sağlasaydınız nasıl hissederdiniz? Ayrıca, en kısa sürede yanıt vermek, geçmişte aldığımız ısrarcı mesajların ve nezaketten uzak takiplerin önüne geçecektir.
Örneklerimizin size göstereceği gibi, profesyonel e-postalar standart bir formatı paylaşır ve benzer bir mesaj yapısına dayanır.
Bir daveti kibarca reddetmek için şunları yapmalısınız:
- Kendinizi tanıtın
- Davetler için şükranlarınızı ifade edin
- Kibarca reddedin (ve nedenini açıklayın)
- Alternatif bir tarih/saat/konum önerin (eğer isterseniz)
- Bitirmek
Bir e-postayı kibarca reddetme biçimini anladıktan sonra bunları bir araya getirmek kolaydır. Size yardımcı olmak için bunu 3 temel adıma ayırdık:
- Konu satırı
- Vücut kopya
- Oturum kapatma/sonraki adımlar
Zaman değerlidir ve yapacak işleriniz var, o yüzden konu satırıyla başlayalım!
Davet e-postasının konu satırını reddetme
Konu satırları dikkat çekmeli ve mesajınızı net bir şekilde iletmelidir. Bu durumda, daveti kibarca reddediyoruz; o yüzden ortalığı karıştırmayın; basitçe bunu belirtin.
İnceleyip kullanmanız için bu uzman konu satırlarına hayır deyin:
- katılamıyorum (detaylar)
- Günlük çatışması (ayrıntıları ekleyin)
- (Toplantı detaylarını) yeniden düzenleyebilir miyiz?
- Lütfen özrümü kabul et
- Davet için teşekkürler. Yeniden düzenleyebilir miyiz?
- Zoom çağrımız yapılamıyor
Konu satırları yaratıcı olunacak bir yer değildir ancak söylediklerinizi aktarmanız gerekir. Aynı e-posta zincirine yanıt verme eğilimindeyseniz bunu yapmayın. Kişi kabul ettiğinizi varsayabilir ve cevabınızı okuma zahmetine girmeyebilir. (Bu onların sorunu, ama neden risk alasınız ki?)
Davet e-postasının gövde kopyasını reddetme
Ana metin mesajı oluşturduğumuz ve neden buluşamadığımızı açıkladığımız yerdir. Bu makalede daha önce özetlediğimiz mesajın yapısını takip edeceğiz. Çok gibi görünebilir, ancak bir örnek oluşturmak için bu adımları hızlı bir şekilde ilerleyebiliriz.
Ayrıntılara girmeden önce, her e-postayı kibar bir selamlama ve kişinin adını kullanarak kişiselleştirin. Bunu yanlış anladığınızda, e-postalarınıza zaten olumsuz bir şekilde başlayacaksınız.
"Merhaba (kişinin adı)" uygundur.
Hazır? Bir daveti kibarca nasıl reddedeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Kendinizi tanıtın
"Benim adım (sizin adınız) ve (şirket adı)'da çalışıyorum."
Kendinizi e-posta yoluyla nasıl tanıtacağınızı öğrenin.
- Davet için minnettarlığınızı ifade edin
"(Tarih) tarihinde (etkinlik adı)'na yaptığınız son davet için teşekkür ederiz."
E-posta yoluyla nasıl teşekkür edeceğinizi öğrenin.
- Kibarca reddedin (ve nedenini açıklayın)
"Maalesef şu anda başka bir toplantıya katılmayı taahhüt ettiğim için katılamıyorum."
Davetiye e-postası imzalamayı reddetme/sonraki adımlar
E-postanızın sonunda tekrar minnettarlığınızı ifade etmeniz ve (eğer isterseniz alternatif bir toplantı teklif etmeniz) kibarlıktır.
- Alternatif bir tarih/saat/konum önerin (eğer isterseniz)
"Bu hayal kırıklığı yaratıyor, çünkü sizinle görüşmek isterim. Yeniden randevu alabilir miyiz? Aşağıda müsaitlik durumumla ilgili ayrıntıları verdim."
Ayrıca iletişim bilgilerinizi ekleyebilir ve (eğer isterseniz) size mesaj göndermelerini teşvik edebilirsiniz.
"Alternatif bir tarih veya saat ayarlamak için beni aramak isterseniz iletişim bilgilerim (ayrıntıları girin)."
Ve yapmanız gereken tek şey bu! Bir daveti kibarca reddetmek aslında bu kadar basittir. Ayrılmadan önce adınızı, imzanızı ekleyin ve gönder tuşuna basmaya hazırlanın!
Temel kontrol listesi: Bir daveti kibarca reddetmek için 10 ilke
Katılamayacağınız (veya katılmayacağınız) bir etkinliğe, toplantıya veya röportaja davet edildiniz mi? O zaman bunu bir e-postayla kibarca reddetmeniz gerekir; size nasıl yapılacağını gösterebiliriz. Bunlar, herhangi bir daveti kibarca reddetmek için kullanabileceğiniz ilkelerden bazılarıdır.
Mümkün olduğu kadar erken söyleyin. Eğer katılamıyorsanız, hemen yanıt vermelisiniz. Daha sonra etkinliği, toplantıyı veya röportajı yeniden düzenleyebilirler. Özür dilemek cazip gelebilir ama bunu kastetmediğiniz sürece yapmayın.
E-postalarınızda her zaman dürüst olun ama aynı zamanda düşünceli olun. Başka bir taahhütten kaynaklanan bir çatışmanız varsa bunu söyleyin ancak çok fazla ayrıntı vermeyin. Mesajlarınızın dolambaçlı olmasına izin vermeyin, kısa tutun (çünkü yapacak başka işleri vardır).
Bu e-posta görgü kurallarıyla değil, kişisel davranışlarla ilgilidir. Bize güvenin, eğer davetleri düzenli olarak iyi bir neden olmadan reddederseniz, bu durum itibarınıza zarar verebilir. Bu nedenle, e-postalarınızın gönderdiğiniz kişiler tarafından nasıl alınacağını düşünün. Bir telefon görüşmesi daha iyi olabilir mi?
Bir e-posta yazmaya karar verirseniz (çoğumuzun yapacağı gibi, kabul edelim), düzeltmeleri yapın ve kontrol edin. Hatalar utanç verici olabilir, bu nedenle göndermeden önce her e-postayı kontrol edin. Dil becerileriniz konusunda endişeleniyorsanız HIX.AI güçlü yapay zeka e-posta yazma yardımcısını kullanın. Herkesin daha iyi iş e-postaları yazmasına yardımcı olan, dünyanın en güçlü yapay zeka yazma aracıdır. Bugün deneyin ve sizin için neler yapabileceğini öğrenin.
Çözüm
Bir röportajı reddettiğiniz için kendinizi suçlu hissetmeyin. Çok fazla özür dilemeyin ama aynı derecede önemli olan e-postayı göz ardı etmeyin. Buraya kadar okuduysanız ve söylediklerimizi anladıysanız, artık bir e-posta davetini kibarca reddetmek için gereken araç ve tekniklere sahip olacaksınız.
TLDR: Mesajınızın içeriği hakkında endişelenmeniz çok uzun sürmez. Bunun yerine katılamayacağınızı belirtin, nedenini açıklayın ve alternatif önerin. Bir daveti reddetmeyi hala zor buluyorsanız HIX.AI kullanın!