كيفية رفض دعوة بأدب عبر البريد الإلكتروني (5 نماذج ونماذج)

قل لا، لا أريد أن أذهب. هذا هو الشعور الأساسي في كل رسالة بريد إلكتروني ترفض فيها الدعوة. لحسن الحظ، لا نحتاج إلى قول ذلك بهذه الطريقة، علينا أن نجد طريقة مهذبة لتوصيل الرسالة.

عند رفض دعوة، يجب أن تكون صادقًا وجريئًا، وأن تشرح سبب عدم قدرتك على الحضور، ثم تمضي قدمًا. من السهل أن تتعثر في الاعتذار أو تقديم الأعذار، لكن ليست هناك حاجة لذلك. أنت شخص حر (نأمل) لذا يمكنك أن تقول لا بثقة تامة أنك تفعل الشيء الصحيح.

إنه أسهل مما تعتقد أن تقول لا بأدب . سنوضح لك كيفية رفض أي دعوة بأدب وسنوضح لك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح، من خلال 5 نماذج تتضمن ما يلي:

• رفض دعوة الاجتماع بأدب
• رفض دعوة ندوة عبر الإنترنت بأدب
• رفض دعوة الحدث بأدب
• رفض دعوة المقابلة بأدب
• رفض دعوة المورد بأدب

هل تخطط لتجاهل هذا البريد الإلكتروني والتظاهر بأنه لم يصل أبدًا؟ لهذا السبب يجب عليك رفض الدعوة بأدب بنسبة 100%.

كيفية رفض دعوة بأدب

إذا خصص شخص ما وقتًا لدعوتك إلى حدث ما، فمن الصحيح الرد عليه. يعد ذلك أمرًا حيويًا إذا كنت ترفض الدعوة لأن القيام بذلك أمر غير لائق وقد يضر بسمعتك.

والخبر السار هو أن كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية التي ترفض دعوة يجب أن تستغرق بضع دقائق (على الأكثر). بمجرد إرسال البريد الإلكتروني، يمكنك الاسترخاء، مع العلم أنك فعلت الشيء الصحيح وأن سمعتك سليمة.

سبب آخر لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية لرفض دعوة هو أنك ستتجنب تلقي رسائل بريد إلكتروني لا نهاية لها يمكن أن تملأ صندوق الوارد الخاص بك. فعل الشيء الصحيح يدفع!

يتضمن رفض الدعوة إنشاء بريد إلكتروني رسمي. لا تقلق إذا لم تكن على دراية به؛ سنوضح لك كيفية القيام بذلك لاحقًا في الدليل. أولاً، نقدم لك 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني لتوضح لك كيفية رفض الدعوة بطريقة مهذبة:

5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني لرفض الدعوة بأدب

ولمساعدتك على فهم العناصر الأساسية لرسائل البريد الإلكتروني الفعالة، قمنا بتضمين 5 نماذج هنا تغطي المواقف اليومية التي قد تواجهها. سواء كنت ترفض دعوة اجتماع أو ندوة عبر الإنترنت أو مقابلة، فلدينا نموذج يمكنك تجربته.

دليل الخبراء: كيفية رفض دعوة في رسالة بريد إلكتروني بأدب

وقتك ثمين. إذا لم تتمكن من حضور حدث (اجتماع أو مقابلة)، فسيتعين عليك أن تقول ذلك. بالتأكيد، يمكنك تجاهل البريد الإلكتروني - ولكن هذا غير مقبول في مجال الأعمال. ما هو شعورك إذا قمت بدعوة شخص ما إلى اجتماع أو مقابلة فقط ليتجاهلك؟ كما أن الرد في أسرع وقت ممكن سيؤدي إلى تجنب أي رسائل انتهازية ومتابعات أقل من مهذبة تلقيناها جميعًا في الماضي.

كما ينبغي أن توضح لك عيناتنا، تشترك رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية في تنسيق قياسي وتعتمد على بنية رسائل مماثلة.

لرفض دعوة بأدب، يجب عليك:

• عرفنى بنفسك
• التعبير عن الامتنان للدعوات
• رفض بأدب (وشرح السبب)
• اقترح تاريخًا/وقتًا/موقعًا بديلاً (إذا كنت تريد ذلك)
• تسجيل خروج

بمجرد فهمك لصيغة رفض رسالة البريد الإلكتروني بأدب، فمن السهل تجميعها معًا. ولمساعدتك، قمنا بتقسيمها إلى 3 خطوات رئيسية، تغطي ما يلي:

1. سطر الموضوع
2. نسخة الجسم
3. تسجيل الخروج/الخطوات التالية

الوقت ثمين، ولديك أشياء للقيام بها، لذلك دعونا نبدأ بسطر الموضوع!

رفض سطر موضوع البريد الإلكتروني للدعوة

يجب أن تجذب سطور الموضوع الانتباه وتنقل رسالتك بوضوح. في هذه الحالة، نحن نرفض دعوة بأدب - لذا لا تعبث؛ ببساطة اذكر ذلك.

قل لا مع سطور المواضيع المتخصصة هذه لتتمكن من مراجعتها واستخدامها:

• لا أستطيع الحضور (التفاصيل)
• يوميات الصدام (أدخل التفاصيل)
• هل يمكننا إعادة ترتيب (تفاصيل الاجتماع)؟
• ارجو قبول اعتذارى
• شكرا على الدعوة. هل يمكننا إعادة الترتيب؟
• غير قادر على إجراء مكالمة Zoom لدينا

سطور الموضوع ليست مكانًا للإبداع، ولكن يجب عليك نقل ما تقوله. إذا كنت ترغب في الرد على نفس سلسلة البريد الإلكتروني، فلا تفعل ذلك. قد يفترض الشخص أنك وافقت ولا يكلف نفسه عناء قراءة ردك. (هذه مشكلتهم، ولكن لماذا المخاطرة؟)

رفض نسخة نص البريد الإلكتروني للدعوة

النسخة الجسدية هي المكان الذي نبني فيه الرسالة ونشرح سبب عدم قدرتنا على اللقاء. سنتبع بنية الرسالة التي أوضحناها سابقًا في هذه المقالة. قد يبدو الأمر كثيرًا، ولكن يمكننا التحرك بسرعة خلال هذه الخطوات لبناء مثال.

قبل أن ندخل في التفاصيل، قم بتخصيص كل بريد إلكتروني باستخدام تحية مهذبة والاسم الأول للشخص. إذا أخطأت في هذا، فسوف تبدأ بالفعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل سلبي.

"مرحبًا (الاسم الأول للشخص)" لا بأس بذلك.

مستعد؟ إليك كيفية رفض دعوة بأدب:

• عرفنى بنفسك

"اسمي (اسمك)، وأعمل في (اسم الشركة)."

تعرف على كيفية تقديم نفسك عبر البريد الإلكتروني.

• التعبير عن الامتنان للدعوة

"شكرًا لك على دعوتك الأخيرة إلى (اسم الحدث) في (التاريخ)."

تحقق من كيفية قول شكرا عبر البريد الإلكتروني.

• رفض بأدب (وشرح السبب)

"لسوء الحظ، لا أستطيع الحضور لأنني ملتزم بالفعل باجتماع آخر في هذا الوقت."

رفض تسجيل الخروج بالبريد الإلكتروني للدعوة/الخطوات التالية

في نهاية رسالتك الإلكترونية، من الأدب التعبير عن الامتنان مرة أخرى و(إذا كنت تريد، اقترح اجتماعًا بديلاً.

• اقترح تاريخًا/وقتًا/موقعًا بديلاً (إذا كنت تريد ذلك)

"إنه أمر مخيب للآمال، حيث أرغب في مقابلتك. هل يمكننا تحديد موعد آخر؟ لقد قدمت تفاصيل عن مدى توفري أدناه."

يمكنك أيضًا إضافة تفاصيل الاتصال الخاصة بك وتشجيعهم على مراسلتك (إذا كنت تريد ذلك).

"إذا كنت ترغب في الاتصال بي للدردشة حول ترتيب موعد أو وقت بديل، فتفاصيل الاتصال الخاصة بي هي (أدخل التفاصيل)."

وهذا كل ما عليك القيام به! من السهل جدًا رفض الدعوة بأدب. قبل أن تغادر، قم بتضمين اسمك وتوقيعك واستعد للضغط على إرسال!

قائمة المراجعة الأساسية: 10 مبادئ لرفض دعوة بأدب

هل تمت دعوتك إلى حدث أو اجتماع أو مقابلة لا يمكنك (أو لن) حضورها؟ ثم يتعين عليك رفض ذلك بأدب عبر رسالة بريد إلكتروني - ويمكننا أن نوضح لك كيفية القيام بذلك. هذه بعض المبادئ التي يمكنك استخدامها لرفض أي دعوة بأدب.

قل ذلك في أقرب وقت ممكن. إذا لم تتمكن من الحضور، فيجب عليك الاستجابة على الفور. ويمكنهم بعد ذلك إعادة ترتيب الحدث أو الاجتماع أو المقابلة. من المغري الاعتذار، لكن إلا إذا كنت تقصد ذلك فلا تفعل ذلك.

كن صادقًا دائمًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ولكن لبقًا أيضًا. إذا كان لديك اشتباك ناجم عن التزام آخر، فقل ذلك - ولكن لا تقدم الكثير من التفاصيل. لا تجعل رسائلك متعرجة، بل اجعلها قصيرة (حيث أن لديها أعمالًا أخرى للقيام بها).

لا يتعلق الأمر بآداب البريد الإلكتروني بل بالسلوك الشخصي. ثق بنا، إذا كنت ترفض الدعوات بانتظام دون سبب وجيه، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بسمعتك. لذا فكر في كيفية تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من قبل الأشخاص الذين ترسلها إليهم. هل يمكن أن تكون المكالمة الهاتفية أفضل؟

إذا قررت كتابة رسالة بريد إلكتروني (كما يفعل معظمنا، دعنا نواجه الأمر)، قم بمراجعتها والتحقق منها. يمكن أن تكون الأخطاء محرجة، لذا تحقق من كل بريد إلكتروني قبل إرساله. إذا كنت قلقًا بشأن مهاراتك اللغوية، فاستخدم مساعد كتابة البريد الإلكتروني القوي الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي من HIX.AI إنها أقوى أداة كتابة تعمل بالذكاء الاصطناعي في العالم، حيث تساعد أي شخص وكل شخص على كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل للأعمال . جربه اليوم وتعرف على ما يمكن أن يفعله لك.

خاتمة

لا تشعر بالذنب بشأن رفض المقابلة. لا تعتذر كثيرًا، ولكن بنفس القدر من الأهمية، لا تتجاهل البريد الإلكتروني. إذا كنت قد قرأت هذا الحد وفهمت ما قلناه، فستكون لديك الآن الأدوات والتقنيات اللازمة لرفض دعوة في رسالة بريد إلكتروني بطريقة مهذبة.

TLDR: لا تستغرق وقتًا طويلاً في القلق بشأن محتوى رسالتك. بدلاً من ذلك، اذكر أنك لا تستطيع الحضور، واشرح السبب، واقترح بديلاً. إذا كنت لا تزال تجد صعوبة في رفض دعوة، فاستخدم HIX.AI !