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Maison > E-mails > Comment rédiger des e-mails d'approbation (9 modèles et exemples)

Comment rédiger des e-mails d'approbation (9 modèles et exemples)

Aussi brillants que soient vos idées et vos concepts, vous devez souvent les présenter à votre superviseur pour approbation.

Pour convaincre votre supérieur, il est essentiel de souligner les avantages, les coûts et les risques potentiels du concept.

Mais comment convaincre mon superviseur lorsque je suis en train de rédiger des e-mails, pensez-vous ? Et si on vous disait que vous avez de l'aide ? Nos modèles d'e-mails approuvés et faciles à utiliser peuvent vous aider à développer un e-mail convaincant en quelques minutes. Conçus pour répondre à des scénarios de travail typiques, nos modèles bien rédigés vous permettent de présenter vos arguments de manière professionnelle et courtoise.

De plus, notre guide d'accompagnement fournit des informations détaillées sur la création d'e-mails de demande d'approbation convaincants et soignés. Lisez la suite pour savoir comment rédiger des e-mails de demande d'approbation de manière experte.

Qu'est-ce qu'un e-mail d'approbation ?

Un e-mail d'approbation est un message formel envoyé par un membre de l'équipe ou un employé à son chef d'équipe, son superviseur ou son employeur, sollicitant son consentement sur un plan d'action, une activité ou une décision qu'il a l'intention de prendre ou d'exécuter.

Les e-mails de demande d'approbation sont généralement rédigés par des employés sur le lieu de travail pour demander l'autorisation d'un supérieur pour représenter l'entreprise lors de conférences, dépenser l'argent de l'entreprise, prendre un congé de maladie, etc. Ils doivent être simples, concis, clairs à lire et faciles à comprendre.

Il est préférable de conserver une copie de cet e-mail pour fournir un point de référence en cas de litige ou de malentendu. Cela peut également être utile à des fins d’audit et de conformité dans certaines opérations et secteurs.

Prêt à envoyer cet e-mail ? Jetez un œil à certains de nos modèles et exemples d’e-mails d’approbation pour vous aider à démarrer.

9 exemples d'e-mails de demande d'approbation

Nous proposons divers exemples d'e-mails de demande d'approbation adaptés à des situations réelles spécifiques et courantes. Ils sont rédigés pour relayer professionnellement vos idées et les présenter de la manière la plus convaincante possible.

Modèle d'e-mail de demande d'approbation

Les e-mails de demande d'approbation formelle sont généralement rédigés dans un langage formel. Un ton professionnel peut également être maintenu tout au long du courrier électronique. Cela n’en fait pas l’e-mail le plus excitant à écrire. Mais ils sont néanmoins nécessaires, surtout s’ils concernent des activités qui ne sont pas directement sous votre contrôle.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour demander votre approbation pour [ activité/décision ] . [ Fournir une brève explication ou justification de la demande ] .

Veuillez consulter les [ documents/rapports/informations ] ci-joints relatifs à cette affaire. Votre approbation est nécessaire pour continuer.

S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires. Votre attention rapide à cette question serait grandement appréciée.

Merci pour votre considération.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Demander l'approbation d'un modèle d'employeur

Parfois, il faut être un peu plus insistant pour obtenir ce que l’on veut. Mais il faut veiller à ne pas en faire trop. Cet exemple vous donnera des idées sur la façon de faire connaître vos demandes de manière convaincante sans déranger ni offenser personne.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour demander votre approbation pour [ demande spécifique ] . Après mûre réflexion, je crois que cela [ bénéficiera ou améliorera grandement un certain aspect ] .

Cependant, je comprends que vous puissiez avoir des inquiétudes ou des questions à ce sujet. Je serais plus qu'heureux de répondre à vos doutes ou de vous fournir les informations supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin d'autre chose pour prendre une décision éclairée.

Merci pour votre attention.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail d'approbation de demande de congé

Bien que vous ayez droit à un congé conformément au droit du travail, il est essentiel d'informer votre superviseur avant de choisir de vous absenter du travail. Demander un congé à votre superviseur est la façon professionnelle de gérer vos projets de vacances ou toute activité qui vous éloigne. Cela garantit des transitions fluides et démontre la responsabilité. Avec ce modèle, vous pouvez communiquer efficacement vos congés prévus, en soulignant votre engagement en faveur d'un transfert en douceur.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je souhaite demander votre approbation pour mon prochain congé. J'ai prévu de m'absenter du travail du [ date de début ] au [ date de fin ] pour [ raison ] .

Je comprends l'importance de vous informer à l'avance afin d'assurer une transition en douceur pendant mon absence. Je m'assurerai de terminer toutes les tâches en attente et de déléguer mes responsabilités à un collègue de confiance.

Veuillez me faire savoir s'il y a des préoccupations ou des mesures supplémentaires que je dois prendre pour le processus d'approbation du congé. Vos conseils à ce sujet seraient très appréciés.

Merci de votre attention et de votre compréhension.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de demande d'approbation de note de frais

Avez-vous effectué des dépenses personnelles lors de votre dernier voyage ? Se faire rembourser ne devrait pas être un problème tant que vous pouvez correctement mettre en évidence ces dépenses et fournir des pièces justificatives à côté. Cet exemple de demande d’approbation de note de frais montre la logique et le style dont vous avez besoin pour aborder la situation afin d’être payé rapidement.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je souhaite demander l'approbation de ma demande de remboursement pour le récent voyage que j'ai effectué.

J'ai effectué certaines dépenses personnelles pendant le voyage et j'ai joint toutes les pièces justificatives nécessaires. Ces dépenses comprennent le transport, l'hébergement et les repas.

Je vous demande de bien vouloir examiner les dépenses et d'envisager d'approuver ma demande afin que je puisse être remboursé rapidement. Si vous avez des préoccupations ou des questions concernant les dépenses, n'hésitez pas à me contacter.

Merci de votre attention et de votre action rapide à ce sujet.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de demande d'approbation de changement de poste

Parfois, nous avons besoin de flexibilité pour jongler correctement entre notre vie professionnelle et personnelle. Vous pouvez demander des modifications à vos horaires de travail ou échanger des quarts de travail avec des collègues pour vous donner du temps pour d'autres activités. Mais vous devrez peut-être d’abord envoyer un e-mail d’approbation de demande. Un bon employeur s’intéresse également à votre bien-être. Si vous en avez un, expliquez honnêtement pourquoi vous avez besoin d'un changement d'équipe, et votre demande pourrait être approuvée.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'écris pour demander un changement d'équipe pour [ date(s) ] en raison de [ raison ] . [ Expliquez brièvement la raison ] . Je comprends que cette demande peut causer des désagréments et je m'excuse pour toute perturbation qu'elle pourrait causer. Cependant, [ fournir un motif valable pour la demande ] . Je crois qu'en échangeant les quarts de travail avec [ nom du collègue ] , nos deux horaires peuvent être adaptés efficacement.

J'en ai déjà discuté avec [ nom du collègue ] et nous sommes tous les deux d'accord pour prendre cet arrangement. [ Nom du collègue ] a gentiment accepté de prendre mon quart de travail le [ date/heure ] en échange de ma couverture de son quart de travail le [ date/heure ] .

Je vous assure que j'accomplirai toutes les tâches nécessaires avant de confier mes responsabilités à [ nom du collègue ] . Ce changement d'équipe n'affectera pas la productivité globale de l'équipe.

Merci pour votre compréhension et votre considération. J'attends avec impatience votre réponse positive.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de demande d'approbation de changement de politique d'embauche

Êtes-vous un responsable du recrutement ? Considérez-vous la politique d'embauche de l'entreprise comme dépassée et non conforme aux pratiques modernes ? Vous pouvez suggérer une modification à l’aide d’un e-mail de demande d’approbation. Ces courriels expliquent la justification de la modification proposée. Vous pouvez également joindre la politique révisée et demander l’examen et l’approbation de la mise en œuvre des modifications.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour demander votre approbation concernant un changement dans notre politique d'embauche. Après avoir effectué un examen approfondi, j'ai identifié certains domaines qui nécessitent des modifications pour s'aligner sur les pratiques modernes.

J'ai joint le document de politique examiné pour votre examen. La raison derrière les changements proposés est de garantir que nos procédures d'embauche sont plus efficaces, inclusives et conformes aux normes de l'industrie.

Veuillez examiner les modifications proposées et envisager d’approuver la mise en œuvre de ces changements. Votre soutien dans cette affaire est grandement apprécié.

Merci pour votre attention.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle de rappel par e-mail de demande d'approbation

Avez-vous envoyé un e-mail de demande d'approbation, en attendant avec impatience une réponse, pour ensuite rencontrer le silence ? Il n’est pas rare que les superviseurs soient submergés par la charge de travail, faisant par inadvertance passer votre courrier électronique entre les mailles du filet. Remonter le moral; Tout espoir n'est pas perdu! Vous pouvez les inviter à répondre à votre demande d’approbation initiale en envoyant un petit rappel.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour vous rappeler gentiment l'e-mail de demande d'approbation que je vous ai envoyé le [ date ] . Je comprends que vous puissiez être occupé par d'autres tâches et responsabilités, mais je voulais m'assurer que ma demande ne soit pas négligée.

Je serais grandement apprécié si vous pouviez prendre un moment pour lire et répondre à mon e-mail initial dans les meilleurs délais. Votre approbation est cruciale pour [ raison de l'approbation ] et j'attends avec impatience de recevoir votre réponse rapide.

Merci pour votre attention.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de demande d'approvisionnement

Des gestes simples comme acheter de nouvelles fournitures de bureau, outils et équipements peuvent suffire à bloquer les frustrations et à augmenter votre productivité. Mais pour cela, vous avez besoin de l’approbation de votre superviseur, n’est-ce pas ? Avec ce modèle d'e-mail convaincant, vous pouvez exprimer clairement vos besoins, en mettant l'accent sur les avantages de ces achats. Cela augmente vos chances d’approbation.

Cher [ Nom du superviseur ] ,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'aimerais demander votre approbation pour l'achat de nouvelles fournitures, outils et équipements de bureau. Ces achats contribueront grandement à améliorer notre productivité et à bloquer toute frustration causée par des ressources obsolètes ou insuffisantes.

En investissant dans ces éléments nécessaires, nous pouvons garantir que notre équipe dispose des outils appropriés pour accomplir ses tâches efficacement, ce qui entraîne de meilleurs résultats de travail. De plus, fournir à notre personnel des équipements mis à jour démontre notre engagement envers leur succès et leur satisfaction.

Je vous demande de bien vouloir examiner et approuver cette demande de marché. Merci de votre attention à cette question.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail d'approbation des heures supplémentaires

Travailler en dehors des heures normales de travail peut entraîner une rémunération supplémentaire. Cela inclut le travail en dehors de vos heures contractuelles, le week-end ou les jours fériés. Mais vous devez informer votre employeur du nombre d’heures supplémentaires que vous avez dû consacrer pour faire avancer les choses. Le moyen idéal pour ce faire est d’envoyer un e-mail de demande d’heures supplémentaires. Vous pouvez modifier ce modèle en fonction de votre situation spécifique et l'envoyer immédiatement.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'écris pour demander l'approbation des heures supplémentaires que j'ai effectuées récemment.

Pour [ raison spécifique ] , j'ai dû travailler en dehors de mes heures contractuelles habituelles pour terminer [ tâche ou projet spécifique ] . Au total, j'ai travaillé [ nombre d'heures supplémentaires ] heures supplémentaires.

Je comprends que travailler en dehors des heures normales de travail peut entraîner un salaire supplémentaire, et je voulais m'assurer de vous tenir au courant du temps supplémentaire que j'ai consacré pour faire avancer les choses. Je demande votre approbation pour ces heures supplémentaires.

Merci de votre attention à cette question.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Format d'un e-mail d'approbation

En examinant nos modèles, vous constaterez qu'ils se composent de trois parties essentielles : une ligne d'objet percutante, un corps convaincant et une simple signature. Un e-mail de demande d’approbation standard doit intégrer efficacement ces éléments. Examinons chaque partie, en proposant des exemples tout au long du processus pour vous aider à rédiger vos e-mails à partir de zéro. À la fin, vous serez équipé des outils nécessaires pour créer des demandes par courrier électronique claires, concises et convaincantes.

Ligne d'objet d'un e-mail d'approbation

Dans chaque guide de rédaction d'e-mails, vous trouverez des conseils sur l'importance d'une ligne d'objet accrocheuse. Cependant, il est tout aussi essentiel qu’il soit simple et concis. Pourquoi? Car si une ligne d'objet intéressante suscite la curiosité et oblige le destinataire à donner la priorité à l'ouverture de votre email, sa concision donne un aperçu du contenu de l'e-mail.

En étant franc sur votre objectif, vous évitez d’induire le destinataire en erreur lorsqu’il l’ouvre. Explorons comment la combinaison de l'accroche, de la simplicité et de la concision dans votre ligne d'objet garantit la clarté et l'efficacité de la communication.

Voici quelques suggestions de ligne d'objet pour un e-mail de demande d'approbation :

  • Demande d'approbation d'heures supplémentaires : (Plage de dates/heures)
  • Approbation requise pour une demande de remboursement
  • Pouvez-vous approuver les contrats (détails) ?
  • Demande d'approbation d'échange d'équipe : (Date/Heure)
  • Approbation requise pour le congé : (Dates)
  • Puis-je obtenir votre approbation pour (Détails) ?

Il y a une frontière très mince entre être créatif et paraître informel. Donc, si vous craignez de ne pas utiliser le bon ton pour votre ligne d'objet, soyez formel et conservateur.

Corps d'e-mail d'un e-mail d'approbation

C'est le message principal adressé au lecteur. Cela commence par une introduction du type :

«J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour demander votre approbation pour ce projet (y compris les détails du projet). Et une demande de suivi comme :

  • « Vos conseils et votre autorisation sont nécessaires pour démarrer ce projet et assurer sa réussite. »
  • « Notre équipe a engagé des dépenses supplémentaires lors de notre visite au J'ai joint une copie de mes notes de frais. Pouvez-vous examiner et approuver ? »
  • « J'ai vérifié le calendrier partagé du département et je constate que le département dispose d'une couverture suffisante aux dates suivantes. Pouvez-vous approuver ma demande de congé pour le (date) ? »

C'est une excellente façon de faire votre grande demande ; dans certains cas, vous n’avez pas besoin de plus d’informations. Toutefois, si des détails supplémentaires et des informations complémentaires sont nécessaires, vous pouvez les inclure ultérieurement. Par exemple, si vous soumettez un e-mail de réclamation de dépenses, vous pouvez fournir des explications sur certaines des dépenses figurant dans la réclamation.

Fermer un e-mail d'approbation

Complétez votre email de manière polie. N'oubliez pas d'inclure un appel à l'action (CTA) pour inciter votre superviseur à agir sur le contenu de l'e-mail.

Un exemple de CTA pour un e-mail de demande d'approbation est

  • Pouvez-vous confirmer la réception de mon email et l’approbation de ma demande ?

Poursuivez en montrant votre appréciation pour la lecture de votre e-mail.

  • Merci d'avoir lu cet e-mail. J'attends avec impatience de recevoir une réponse de votre part.
  • J'apprécierais que vous preniez le temps, malgré votre emploi du temps chargé, d'examiner et de signer ma demande de congé pour le (date).

Les signatures telles que Cordialement et Merci beaucoup sont d'excellents moyens de terminer votre e-mail. Votre signature et vos coordonnées devraient suivre peu de temps après.

Conclusion

Maîtrisez l’art de rédiger des e-mails de demande d’approbation efficaces pour améliorer votre réussite professionnelle. Votre e-mail doit avoir un ton professionnel et être aussi convaincant que possible. Nos modèles et échantillons incarnent cela et sont gratuits à utiliser. Vous pouvez également choisir d'écrire un e-mail plus personnalisé à l'aide d'outils de rédaction d'e-mails basés sur l'IA tels que HIX.AI

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