بغض النظر عن مدى روعة أفكارك ومفاهيمك، يتعين عليك في كثير من الأحيان تقديمها إلى مشرفك للموافقة عليها.
لإقناع رئيسك، من الضروري التأكيد على الفوائد والتكاليف والمخاطر المحتملة للمفهوم.
ولكن كيف يمكنني إقناع مشرفي عندما أكون في منتصف كتابة رسائل البريد الإلكتروني، قد تعتقد ذلك؟ ماذا لو قلنا لك أنك حصلت على المساعدة؟ يمكن لقوالب البريد الإلكتروني المعتمدة سهلة الاستخدام أن تساعدك في تطوير بريد إلكتروني مقنع في دقائق. تم تصميم قوالبنا المكتوبة جيدًا لمعالجة سيناريوهات مكان العمل النموذجية، وتمكنك من تقديم حججك بشكل احترافي ولطيف.
علاوة على ذلك، يوفر دليلنا المصاحب رؤى تفصيلية حول إنشاء رسائل بريد إلكتروني مقنعة ومصقولة لطلب الموافقة. تابع القراءة لمعرفة كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني لطلب الموافقة بخبرة.
ما هو البريد الإلكتروني الموافقة؟
البريد الإلكتروني للموافقة هو رسالة رسمية يرسلها أحد أعضاء الفريق أو الموظف إلى قائد الفريق أو المشرف أو صاحب العمل للحصول على موافقتهم على مسار العمل أو النشاط أو القرار الذي يعتزمون اتخاذه أو تنفيذه.
عادةً ما تتم كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الموافقة من قبل الموظفين في مكان العمل للحصول على إذن من أحد المسؤولين لتمثيل الشركة في المؤتمرات، وإنفاق أموال الشركة، والحصول على إجازة مرضية، وما إلى ذلك. ويجب أن تكون بسيطة وموجزة وواضحة للقراءة وسهلة الفهم.
ومن الأفضل الاحتفاظ بنسخة من هذه الرسالة الإلكترونية لتوفير نقطة مرجعية في حالة ظهور أي نزاع أو سوء فهم. وقد يكون مفيدًا أيضًا لأغراض التدقيق والامتثال في بعض العمليات والصناعات.
هل أنت مستعد لإرسال هذا البريد الإلكتروني؟ قم بإلقاء نظرة على بعض نماذج وأمثلة البريد الإلكتروني للموافقة لمساعدتك على البدء.
9 أمثلة على البريد الإلكتروني لطلب الموافقة
لدينا العديد من أمثلة البريد الإلكتروني لطلب الموافقة المصممة خصيصًا لمواقف واقعية محددة وشائعة. لقد تمت كتابتها لنقل أفكارك بشكل احترافي وتقديمها بأكثر الطرق إقناعًا الممكنة
طلب نموذج البريد الإلكتروني للموافقة
عادةً ما تتم كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الموافقة الرسمية باللغة الرسمية. يمكن أيضًا الحفاظ على النبرة الاحترافية في جميع أنحاء البريد الإلكتروني. هذه تجعلها ليست البريد الإلكتروني الأكثر إثارة للكتابة. ولكنها ضرورية بغض النظر، خاصة إذا كانت تتعلق بأنشطة لا تقع تحت سيطرتك بشكل مباشر.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لأطلب موافقتكم على [ النشاط/القرار ] . [ قدم شرحاً مختصراً أو مبرراً للطلب ] .
يرجى مراجعة [ الوثائق/التقارير/المعلومات ] المرفقة المتعلقة بهذا الشأن. موافقتك ضرورية للمضي قدمًا.
يرجى إعلامي إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى معلومات إضافية. سيكون اهتمامكم السريع بهذه المسألة موضع تقدير كبير.
أشكركم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
طلب الموافقة من قالب صاحب العمل
في بعض الأحيان، عليك أن تكون أكثر إلحاحًا للحصول على ما تريد. ولكن يجب الحرص على عدم المبالغة في ذلك. ستمنحك هذه العينة رؤى حول كيفية الإعلان عن طلباتك بطريقة مقنعة دون إزعاج أي شخص أو الإساءة إليه.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم للحصول على موافقتكم على [ طلب محدد ] . بعد دراسة متأنية، أعتقد أن هذا سوف [ يفيد أو يحسن جانبًا معينًا ] بشكل كبير.
ومع ذلك، أفهم أنه قد تكون لديك مخاوف أو أسئلة بخصوص هذا الأمر. سأكون سعيدًا جدًا بمعالجة أي شكوك أو تقديم معلومات إضافية قد تحتاجها. يرجى إعلامي إذا كنت بحاجة إلى أي شيء آخر لاتخاذ قرار مستنير.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
ترك نموذج الموافقة على طلب البريد الإلكتروني
على الرغم من أنه يحق لك الحصول على إجازة وفقًا لقوانين العمل، فمن الضروري إبلاغ مشرفك قبل اختيار التغيب عن العمل. إن طلب الإجازة من مشرفك هو الطريقة الاحترافية للتعامل مع خطط الإجازة أو أي نشاط يبقيك بعيدًا. وهذا يضمن التحولات السلسة ويظهر المسؤولية. باستخدام هذا القالب، يمكنك التواصل بفعالية مع إجازتك المخطط لها، مع التأكيد على التزامك بالتسليم السلس.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أود أن أطلب موافقتك على إجازتي القادمة. لقد خططت للتغيب عن العمل من [ تاريخ البدء ] إلى [ تاريخ الانتهاء ] لـ [ السبب ] .
أدرك أهمية إبلاغك مسبقًا لضمان الانتقال السلس أثناء غيابي. سوف أتأكد من إكمال جميع المهام المعلقة وتفويض مسؤولياتي إلى زميل موثوق به.
يرجى إبلاغي إذا كانت هناك أية مخاوف أو خطوات أخرى يتعين علي اتخاذها لعملية الموافقة على الإجازة. سيكون توجيهك بشأن هذه المسألة موضع تقدير كبير.
شكرا لاهتمامكم وتفهمكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني لطلب الموافقة على مطالبة النفقات
هل قمت بدفع أي نفقات من جيبك في رحلتك الأخيرة؟ لا ينبغي أن يمثل الحصول على تعويضات مشكلة طالما يمكنك تسليط الضوء بشكل صحيح على هذه النفقات وتقديم المستندات الداعمة جنبًا إلى جنب. يُظهر نموذج طلب الموافقة على مطالبة النفقات المنطق والأسلوب الذي تحتاجه للتعامل مع الموقف للحصول على أموالك على الفور.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أود أن أطلب الموافقة على مطالبتي بالنفقات الخاصة بالرحلة الأخيرة التي قمت بها.
لقد قمت بدفع بعض النفقات النثرية خلال الرحلة وأرفقت جميع الوثائق الداعمة اللازمة. وتشمل هذه النفقات النقل والإقامة والوجبات.
أرجو منكم مراجعة النفقات والنظر في الموافقة على مطالبتي حتى أتمكن من تعويضي على الفور. إذا كانت هناك أية مخاوف أو أسئلة بخصوص النفقات، فلا تتردد في التواصل معي.
نشكرك على اهتمامك واتخاذ الإجراءات السريعة بشأن هذه المسألة.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تغيير قالب البريد الإلكتروني لطلب الموافقة على التحول
في بعض الأحيان، نحتاج إلى المرونة اللازمة للتوفيق بين حياتنا المهنية والشخصية بشكل صحيح. يمكنك طلب تعديلات على جداول عملك أو تبديل الورديات مع زملائك لتمنحك الوقت لممارسة أنشطة أخرى. ولكن قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني للموافقة على الطلب أولاً. صاحب العمل الجيد مهتم برفاهيتك أيضًا. إذا كان لديك واحدة، فكن صادقًا بشأن سبب حاجتك إلى تغيير المناوبة، وقد تتم الموافقة عليك للقيام بذلك.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
أكتب إليكم لأطلب تغيير المناوبة لـ [ التاريخ (التواريخ) ] بسبب [ السبب ] . [ اشرح السبب باختصار ] . أدرك أن هذا الطلب قد يسبب أي إزعاج وأعتذر عن أي إزعاج قد يسببه. ومع ذلك، [ قدم سببًا صالحًا للطلب ] . أعتقد أنه من خلال تبديل الورديات مع [ اسم الزميل ] ، يمكن استيعاب جداولنا الزمنية بشكل فعال.
لقد ناقشت هذا بالفعل مع [ اسم الزميل ] ، وكلانا متفق على إجراء هذا الترتيب. لقد وافق [ اسم الزميل ] على قبول مناوبتي في [ التاريخ / الوقت ] مقابل تغطية مناوبتهم في [ التاريخ / الوقت ] .
أؤكد لك أنني سأقوم بإنجاز كافة المهام اللازمة قبل تسليم مسؤولياتي إلى [ اسم الزميل ] . لن يؤثر تغيير التحول هذا على الإنتاجية الإجمالية للفريق.
شكرا لتفهمك ونظرك. وإنني أتطلع إلى ردكم الإيجابي.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
توظيف قالب البريد الإلكتروني لطلب الموافقة على تغيير السياسة
هل أنت مدير التوظيف؟ هل تعتبر سياسة التوظيف في الشركة قديمة وغير متوافقة مع الممارسات الحديثة؟ يمكنك اقتراح تغيير باستخدام البريد الإلكتروني لطلب الموافقة. تشرح رسائل البريد الإلكتروني هذه الأساس المنطقي وراء التعديل المقترح. يمكنك أيضًا إرفاق السياسة التي تمت مراجعتها وطلب النظر والموافقة على تنفيذ التغييرات.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لأطلب موافقتكم على تغيير سياسة التوظيف لدينا. وبعد إجراء مراجعة شاملة، حددت بعض المجالات التي تحتاج إلى تعديل لتتوافق مع الممارسات الحديثة.
لقد أرفقت وثيقة السياسة التي تمت مراجعتها للنظر فيها. الأساس المنطقي وراء التغييرات المقترحة هو التأكد من أن إجراءات التوظيف لدينا أكثر كفاءة وشمولية وتتوافق مع معايير الصناعة.
برجاء مراجعة التعديلات المقترحة والنظر في منح الموافقة على تطبيق هذه التغييرات. دعمكم في هذه المسألة هو موضع تقدير كبير.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج تذكير بطلب الموافقة عبر البريد الإلكتروني
هل أرسلت بريدًا إلكترونيًا لطلب الموافقة، وتنتظر الرد بفارغ الصبر، لتقابل بالصمت؟ ليس من غير المألوف أن يثقل عبء العمل على المشرفين، مما يتسبب عن غير قصد في تسلل بريدك الإلكتروني عبر الشقوق. ابتهج؛ لا تضيع كل أمل! يمكنك مطالبتهم بمعالجة طلب الموافقة المبدئية الخاص بك عن طريق إرسال تذكير لطيف.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لتذكيركم بلطف بالبريد الإلكتروني الخاص بطلب الموافقة الذي أرسلته إليكم في [ التاريخ ] . أدرك أنك قد تكون مشغولاً بمهام ومسؤوليات أخرى، ولكني أردت التأكد من عدم تجاهل طلبي.
سيكون موضع تقدير كبير إذا أمكنك تخصيص بعض الوقت لمراجعة رسالتي الإلكترونية الأولية والرد عليها في أقرب وقت ممكن. موافقتك أمر بالغ الأهمية لـ [ سبب الموافقة ] وأتطلع إلى تلقي ردك السريع.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني لطلب الشراء
قد تكون التحركات البسيطة مثل الحصول على لوازم وأدوات ومعدات مكتبية جديدة هي كل ما تحتاجه للتخلص من الإحباطات وتعزيز إنتاجيتك. لكنك تحتاج إلى موافقة مشرفك على ذلك، أليس كذلك؟ باستخدام قالب البريد الإلكتروني المقنع هذا، يمكنك التعبير بوضوح عن احتياجاتك، مع التركيز على فوائد عمليات الشراء هذه أثناء القيام بها. وهذا يزيد من فرص الموافقة.
عزيزي [ اسم المشرف ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أود أن أطلب موافقتكم على شراء لوازم وأدوات ومعدات مكتبية جديدة. ستساهم هذه المشتريات بشكل كبير في تحسين إنتاجيتنا ومنع أي إحباطات ناجمة عن الموارد القديمة أو غير الكافية.
ومن خلال الاستثمار في هذه العناصر الضرورية، يمكننا التأكد من أن فريقنا لديه الأدوات المناسبة لأداء واجباته بكفاءة، مما يؤدي إلى تحسين نتائج العمل. بالإضافة إلى ذلك، فإن تزويد موظفينا بالمعدات المحدثة يوضح التزامنا بنجاحهم ورضاهم.
أرجو منكم النظر والموافقة على طلب الشراء هذا. شكرا لاهتمامكم بهذه المسألة.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
الموافقة على نموذج البريد الإلكتروني لساعات العمل الإضافية
العمل خارج ساعات العمل العادية يمكن أن يجذب أجرًا إضافيًا. يتضمن ذلك العمل خارج ساعات العمل المتعاقد عليها، في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات. ولكن يجب عليك إطلاع صاحب العمل على عدد الساعات الإضافية التي كان عليك أن تقضيها لإنجاز الأمور. الطريقة المثالية للقيام بذلك هي إرسال بريد إلكتروني لطلب العمل الإضافي. يمكنك تعديل هذا القالب ليناسب حالتك المحددة وإرساله مرة واحدة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لأطلب الموافقة على ساعات العمل الإضافية التي عملت بها مؤخرًا.
بسبب [ سبب محدد ] ، اضطررت إلى العمل خارج ساعات التعاقد العادية لإكمال [ مهمة أو مشروع محدد ] . في المجمل، لقد عملت [ عدد الساعات الإضافية ] ساعات إضافية.
أدرك أن العمل خارج ساعات العمل العادية يمكن أن يجذب أجرًا إضافيًا، وأردت التأكد من إطلاعك على الوقت الإضافي الذي خصصته لإنجاز الأمور. أرجو منكم الموافقة على هذه الساعات الإضافية.
شكرا لاهتمامكم بهذه المسألة.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تنسيق رسالة الموافقة الإلكترونية
عند مراجعة قوالبنا، ستجد أنها تتكون من ثلاثة أجزاء أساسية: سطر موضوع قوي، ونص مقنع، وتوقيع بسيط. يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني القياسي لطلب الموافقة هذه العناصر بشكل فعال. دعنا نتعمق في كل جزء، ونقدم أمثلة على طول الطريق لمساعدتك في صياغة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من البداية. وفي النهاية، ستكون مجهزًا بالأدوات اللازمة لإنشاء طلبات بريد إلكتروني واضحة وموجزة ومقنعة.
سطر الموضوع لرسالة الموافقة الإلكترونية
في كل دليل لكتابة البريد الإلكتروني، ستجد نصيحة حول أهمية سطر الموضوع الذي يجذب الانتباه. ومع ذلك، من المهم بنفس القدر أن تكون واضحة وموجزة. لماذا؟ لأنه على الرغم من أن سطر الموضوع المثير للاهتمام يثير الفضول ويجبر المستلم على إعطاء الأولوية لفتح بريدك الإلكتروني، فإن إيجازه يوفر معاينة لمحتوى البريد الإلكتروني.
من خلال كونك صريحًا بشأن هدفك، فإنك تتجنب تضليل المستلم عندما يفتحه. دعنا نستكشف كيف أن الجمع بين جذب الانتباه والصراحة والإيجاز في سطر الموضوع الخاص بك يضمن الوضوح والتواصل الفعال.
تتضمن بعض اقتراحات سطر الموضوع للبريد الإلكتروني لطلب الموافقة ما يلي:
- طلب الموافقة على العمل الإضافي: (نطاق التاريخ/الوقت)
- الموافقة مطلوبة للمطالبة بالنفقات
- هل يمكنكم الموافقة على العقود (التفاصيل)؟
- طلب الموافقة على تبديل المناوبة: (التاريخ/الوقت)
- الموافقة المطلوبة للإجازة: (التواريخ)
- هل يمكنني الحصول على موافقتك على (التفاصيل)؟
هناك خط رفيع جدًا بين أن تكون مبدعًا وبين أن تبدو غير رسمي. لذا، إذا كنت قلقًا بشأن عدم استخدام النغمة المناسبة لسطر الموضوع الخاص بك، فاتبع أسلوبًا رسميًا ومحافظًا.
نص البريد الإلكتروني لرسالة الموافقة الإلكترونية
هذه هي الرسالة الرئيسية للقارئ. يبدأ بمقدمة مثل:
"آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لأطلب موافقتكم على هذا المشروع (بما في ذلك تفاصيل المشروع). وطلب متابعة مثل:
- "هناك حاجة إلى توجيهاتك وتفويضك لبدء هذا المشروع وضمان اكتماله بنجاح."
- "تكبد فريقنا بعض النفقات الإضافية أثناء زيارتنا إلى المركز، وقد أرفقت نسخة من مطالبات النفقات الخاصة بي. هل يمكنك المراجعة والموافقة؟"
- "لقد تحققت من تقويم القسم المشترك ويمكنني أن أرى أن القسم لديه تغطية كافية خلال التواريخ التالية. هل يمكنك الموافقة على طلب الإجازة الخاص بي لـ (التاريخ)؟"
هذه طريقة رائعة لتقديم طلبك الرائع؛ وفي بعض الحالات، لا تحتاج إلى مزيد من المعلومات. ومع ذلك، إذا كانت هناك حاجة لمزيد من التفاصيل والمعلومات الداعمة، فيمكنك تضمينها بعد ذلك. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا للمطالبة بالنفقات، فيمكنك تقديم بعض التوضيحات لبعض النفقات في المطالبة.
إغلاق رسالة الموافقة الإلكترونية
أكمل بريدك الإلكتروني بطريقة مهذبة. لا تنس تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) لمطالبة مشرفك بالتصرف بناءً على محتوى البريد الإلكتروني.
مثال على CTA للبريد الإلكتروني لطلب الموافقة هو
- هل يمكنك تأكيد استلام بريدي الإلكتروني والموافقة على طلبي؟
اتبع ذلك من خلال إظهار التقدير لقراءة بريدك الإلكتروني.
- شكرا لقراءة هذا البريد الإلكتروني. وإنني أتطلع إلى تلقي ردا منك.
- سأكون ممتنًا لو أمكنك تخصيص بعض الوقت من جدول أعمالك المزدحم لمراجعة طلب الإجازة والتوقيع عليه في (التاريخ).
تُعد عمليات تسجيل الخروج، مثل أطيب التحيات والشكر الجزيل، طرقًا رائعة لإنهاء بريدك الإلكتروني. يجب أن يتبع توقيعك وتفاصيل الاتصال الخاصة بك بعد فترة وجيزة.
خاتمة
أتقن فن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة لطلب الموافقة لتعزيز نجاحك المهني. يجب أن يكون لبريدك الإلكتروني طابع احترافي وأن يكون مقنعًا قدر الإمكان. تجسد قوالبنا وعيناتنا هذا الأمر وهي مجانية للاستخدام. يمكنك أيضًا اختيار كتابة بريد إلكتروني أكثر تخصيصًا باستخدام أدوات صياغة البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل HIX.AI