يمكننا أن نؤكد أننا تلقينا طلبك وأننا كتبنا هذه المقالة خصيصًا لك! رسائل التأكيد الإلكترونية هي رسائل أساسية تستخدم كل يوم في العمل. سترسل تأكيدًا عندما تتلقى مستندًا، أو تتم دعوتك لإجراء مقابلة، أو قبول فاتورة.
إذا كنت تواجه صعوبة في اختيار الكلمات المناسبة، فأنت في المكان المناسب. بحلول نهاية هذا الدليل، ستكون لديك المهارات والمعرفة والرؤى اللازمة لإنشاء رسائل تأكيد فعالة عبر البريد الإلكتروني.
إذا كنت تريد اختصارًا خادعًا، فقد أنشأنا 5 نماذج لرسائل التأكيد الإلكترونية، بما في ذلك:
- تأكيد استلام البريد الإلكتروني
- تأكيد حضور الاجتماع
- تأكيد الحضور للمقابلة
- تأكيد استلام الدفعة
- تأكيد استلام الوثيقة
انضم إلينا ونحن نبدأ هذه الدورة التدريبية الرئيسية لتأكيد البريد الإلكتروني.
ما هي رسائل التأكيد الإلكترونية؟
رسائل التأكيد الإلكترونية هي مجاملة شائعة. يجب عليك دائمًا الرد إذا أرسل لك شخص ما شيئًا ما (دعوة إلى اجتماع، طلب مقابلة، وما إلى ذلك). لماذا؟ لأن الرد برسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني يظهر الاحترام.
كما تطمئن رسالة التأكيد عبر البريد الإلكتروني المرسل بأنه سيحصل على نتيجة. ستحضر مقابلة، وتدفع الفاتورة، وتقرأ المستند، وما إلى ذلك.
إن الشيء العظيم في رسائل التأكيد الإلكترونية هو مدى سهولة كتابتها. يمكنك تلخيص كل شيء تقريبًا في جملة واحدة - ولكن يمكننا أن نفعل ما هو أفضل من ذلك!
نعرض لك هنا كيفية إنشاء رسائل تأكيد رائعة عبر البريد الإلكتروني. نبدأ بـ 5 قوالب بريد إلكتروني للتأكيد.
5 قوالب تأكيد البريد الإلكتروني
من المفترض أن تساعدك قراءة نماذج رسائل التأكيد الخمسة هذه على فهم كيفية إنشائها. قم بقراءتها ومراجعتها وتحليل التنسيق لفهم البنية.
تأكيد استلام البريد الإلكتروني
تعد تأكيدات البريد الإلكتروني أحد أكثر الأنواع شيوعًا. يمكن أن يكون مديرًا يراسلك بشأن مشروع ما أو زميلًا يشاركك تحديثًا. مهما كان الغرض من رسالتهم، فإن نموذج رسالة التأكيد الإلكترونية هذا مثالي.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
أؤكد استلام بريدك الإلكتروني بتاريخ [ تاريخ البريد الإلكتروني ] . أقوم حاليًا بمراجعة المعلومات التي قدمتها وسأتخذ الإجراءات اللازمة فورًا.
شكرًا لك على استجابتك السريعة. أقدر اهتمامك بهذا الأمر.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تأكيد حضور الاجتماع
رسائل تأكيد الاجتماع عبر البريد الإلكتروني هي رسائل مهذبة ومهنية يمكنك إرسالها إلى جانب القبول الإلكتروني. تسمح لك رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد الاجتماع بتوضيح التفاصيل وطرح الأسئلة وإرفاق المستندات الضرورية.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لتأكيد حضوري للاجتماع المقرر في [ التاريخ والوقت المقترحين ] . إنني أتطلع إلى الفرصة لمناقشة [ موضوع الاجتماع ] بالتفصيل والمساهمة في تحقيق أهدافنا المشتركة.
إذا كانت هناك أي مواد أو مستندات محددة يجب أن أحضرها أو أراجعها قبل الاجتماع، فيرجى السماح لي بذلك يعرف. كما يرجى إبلاغي مسبقًا إذا كانت هناك أية تغييرات أو بنود إضافية على جدول الأعمال.
أقدر تنظيمكم لهذا الاجتماع، وأنا على ثقة من أنها ستكون جلسة مثمرة. لا تتردد في التواصل معنا إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية من نهايتي.
شكرًا لك وأتطلع إلى مقابلتك أنت والفريق.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تأكيد الحضور للمقابلة
تهانينا على تأمين المقابلة؛ هذا هو الجزء الأكثر تحديا! لمجرد أنك تلقيت دعوة للمقابلة، يجب عليك أيضًا تأكيد الحضور. سيؤدي هذا إلى تأمين مكانك ويضمن حصولك على فرصتك للتألق وتأمين وظيفة أحلامك (أو ربما صعود الدرجة التالية على السلم...).
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لتأكيد حضوري للمقابلة المقرر إجراؤها [ التاريخ ] في [ الوقت ] في [ المكان ] . أنا متحمس لهذه الفرصة وأتطلع إلى لقائك ومناقشة مؤهلاتي بشكل أكبر.
يُرجى إبلاغي إذا كانت هناك أي مستندات أو معلومات إضافية أحتاج إلى إحضارها إلى المقابلة. أريد التأكد من أنني على استعداد تام.
شكرًا لك على النظر في طلبي وإتاحة هذه الفرصة لي. أنا واثق من أنني سأتمكن من إظهار مهاراتي وخبراتي خلال المقابلة.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تأكيد استلام الدفعة
تعد رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد إيصال الدفع ضرورية لإنشاء مسار التدقيق. عندما تصل الأموال النقدية إلى حساب عملك (أو حسابك الشخصي)، أبلغ الشخص الذي أرسل هذه الدفعة عبر البريد الإلكتروني.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
أكتب إليك لأؤكد أننا استلمنا دفعتك بمبلغ [ مبلغ الدفعة ] . تمت معالجة الدفعة بنجاح وهي تظهر الآن في سجلاتنا.
إذا كانت لديك أية أسئلة أو استفسارات بخصوص هذه الدفعة، فلا تتردد في الاتصال بنا. نحن هنا لمساعدتك.
نشكرك على الدفع الفوري. نحن نقدر عملك كثيرًا.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تأكيد استلام الوثيقة
نموذج البريد الإلكتروني هذا الذي يؤكد استلام المستند هو نموذج سترسله بشكل متكرر إذا وجدت نفسك تعمل في مكتب. كما ترون، العينة بسيطة للغاية ويمكن كتابتها في ثوان. أرسل تأكيدك في أقرب وقت ممكن بعد تلقي البريد الإلكتروني الأولي لتجنب النسيان!
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
أكتب إليك لتأكيد استلام المستند الذي أرسلته. شكرا لك على إحالتها لي. لقد قمت بمراجعة المحتويات ويبدو أن كل شيء على ما يرام.
إذا كانت هناك أي معلومات أو إجراء إضافي مطلوب مني، فيرجى إبلاغي بذلك.
شكرًا لك على اهتمامك.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
كيفية كتابة رسائل التأكيد الإلكترونية – الدليل الأساسي
بعد دراسة نماذج تأكيد البريد الإلكتروني، يمكنك البدء في إنشاء نموذج خاص بك! في هذا الدليل الأساسي لرسائل التأكيد الإلكترونية، نشرح كيفية إنشاء رسائل أفضل.
تعد كتابة رسائل التأكيد عبر البريد الإلكتروني أمرًا سهلاً إذا قسمنا العملية إلى ثلاث مراحل:
- سطر موضوع رسالة التأكيد الإلكترونية
- نسخة الجسم
- تسجيل الخروج/الخطوات التالية
في القسم التالي، نوضح بالتفصيل كيفية مساعدتك في إنشاء رسائل تأكيد أفضل عبر البريد الإلكتروني.
سطر موضوع رسالة التأكيد الإلكترونية
يجب أن يلخص سطر موضوع رسالة التأكيد بدقة موضوع البريد الإلكتروني. ليس هناك فائدة من إضاعة المساحة الرقمية؛ اذكر الغرض من بريدك الإلكتروني بأسرع ما يمكن وبشكل واضح.
الأمر سهل كما يبدو. فيما يلي 25 سطر موضوع لنموذج رسالة التأكيد الإلكترونية لاستخدامها للإلهام.
تأكيد استلام البريد الإلكتروني:
- تم استلام البريد الإلكتروني - قبول رسالتك
- بريدك الإلكتروني بتاريخ [ التاريخ ] - تم استلامه بنجاح
- حصلت على البريد الإلكتروني الخاص بك - نحن نعمل عليه
- بريدك الإلكتروني الأخير - تأكيد الاستلام
- التأكيد: لدينا بريدك الإلكتروني
تأكيد حضور الإجتماع:
- تأكيد حضوري في اجتماعنا
- نتطلع إلى رؤيتكم في الاجتماع
- تم تأكيد الحضور لـ [ تاريخ الاجتماع/العنوان ]
- تأمين المساحة الخاصة بي في (الاجتماع القادم)
- نلتقي في [ عنوان الاجتماع ] - تم تأكيد الحضور
تأكيد الحضور للمقابلة:
- تأكيد حضور المقابلة
- التأكيد – المقابلة (التاريخ والوقت)
- تأكيد المقابلة لـ [ الوظيفة/الشركة ]
- تم تأكيد موعد المقابلة - أتطلع إلى مقابلتك
- نراكم في المقابلة - تم تأكيد الحضور
تأكيد استلام الدفعة:
- تم الدفع بنجاح - لقد تلقينا معاملتك
- التأكيد: تمت معالجة دفعتك
- لقد حصلت على دفعتك - شكرًا لك على معاملتك
- تم استلام المبلغ - طلبك قيد المعالجة الآن
- لقد استلمنا دفعتك بنجاح
تأكيد استلام الوثيقة:
- تم استلام الوثيقة - تأكيد التقديم الخاص بك
- لقد حصلت على المستند الخاص بك - نحن نقوم بمراجعته الآن
- تأكيد الاستلام - المستند الخاص بك
- المستند الأخير الخاص بك - تم استلامه بنجاح
- التأكيد: لقد استلمنا وثيقتك
نسخة من رسالة تأكيد البريد الإلكتروني
يمكننا الآن البدء في عملية كتابة رسائل تأكيد رائعة عبر البريد الإلكتروني. مثل جميع رسائل البريد الإلكتروني الفعالة، نبدأ بتحية شخصية. قل "مرحبًا" أو "مرحبًا" واستخدم الاسم الأول للشخص. (يجب أن تكون لديك كافة التفاصيل بالفعل، حيث أن المزيد من رسائل التأكيد الإلكترونية هي عبارة عن ردود.)
الجملة الأولى هي اعتراف وشكر. في هذا المثال، سنقوم بتأكيد استلام مستند من العميل.
"شكرًا لك على إرسال كتالوجات المنتجات. يمكنني أن أؤكد أننا استلمناها، وسنقوم بمراجعتها في الوقت المناسب."
لقد أكدنا الاستلام ويمكننا الآن إضافة بعض المحتوى لإدارة التفاعل. وهذا يضمن أن تأكيدك هو الجزء الأخير من مراسلتك حتى تقرر إرسال الرسالة مرة أخرى.
"نتلقى الكثير من المعلومات من الموردين ولا يمكننا الرد على الجميع. سنتصل بك إذا كنا مهتمين بمعرفة المزيد أو تقديم طلب."
هذه طريقة احترافية لمنعهم من ممارسة الضغط عليك أو سد البريد الوارد الخاص بك برسائل متابعة لا نهاية لها.
تأكيد تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني/الخطوات التالية
كانت رسالة البريد الإلكتروني حتى الآن رسمية للغاية، وهو أمر جيد بالنظر إلى السياق. يمكننا تخفيفه قليلاً وإضافة كلمة شكر.
"شكرًا لك على الوقت الذي أمضيته في إرسال المعلومات إلينا. نحن متحمسون دائمًا للتعرف على المنتجات الجديدة، لذا شارك أي معلومات وتحديثات معنا."
في هذه الرسالة، لا نقوم عادةً بإضافة تفاصيل الاتصال. ولكن إذا كنت تؤكد حضورك في مقابلة، على سبيل المثال، فستحتاج إلى إضافة شيء مثل هذا:
"إذا كان لديك أي أسئلة أو تغير الوضع، يرجى الاتصال بي على (أدخل التفاصيل)."
لقد انتهينا جميعًا الآن، لذا قم بإنهاء البريد الإلكتروني بتوقيع الخروج (شكرًا، جزيل الشكر، أطيب التحيات، وما إلى ذلك)، وأضف اسمك وتوقيعك، وأرسل.
هذا هو أسهل تأكيد سترسله على الإطلاق!
قائمة المراجعة الأساسية: 10 مبادئ لكتابة رسائل التأكيد الإلكترونية
لمساعدتك في كتابة رسائل تأكيد إلكترونية بشكل أفضل، إليك 10 نصائح من المحترفين في HIX.AI لمساعدتك. اقرأها وافهمها ثم ضعها موضع التنفيذ.
- حدد سطر موضوع واضحًا وموجزًا : اجعل سطر الموضوع ملائمًا ومحددًا. حاول الإشارة بوضوح إلى الغرض من البريد الإلكتروني. تحقق من 25 سطرًا لموضوع قالب رسالة التأكيد الإلكترونية أعلاه.
- إضفاء الطابع الشخصي على كل رسالة : قم دائمًا بمخاطبة المستلم باسمه الأول إذا كان لديك. وهذا يضيف لمسة شخصية ويجعل المتلقي أكثر عرضة للقراءة والرد.
- التركيز على البساطة والوضوح : رسائل البريد الإلكتروني المطابقة ليست مقالات. اكتب رسالتك بلغة بسيطة وواضحة وموجزة. ينبغي قراءتها وفهمها في ثوان.
- لا تنس التفاصيل : قم بتضمين جميع المعلومات الضرورية في التأكيد، بما في ذلك رقم الطلب أو التاريخ أو الوقت أو الموقع أو أي شيء آخر قد يكون ذا صلة.
- إضافة تعليمات : إذا كانت هناك أشياء يحتاج الشخص إلى القيام بها، فقم بإدراجها في رسائل التأكيد الإلكترونية الخاصة بك. تعد النقاط النقطية طريقة رائعة لإدراج التفاصيل بطريقة بسيطة وسهلة الفهم.
- تضمين معلومات الاتصال : قم دائمًا بتقديم تفاصيل الاتصال الخاصة بك في كل بريد إلكتروني. حتى لو كان المستلم يمتلكها، فيجب عليك إعادة ذكرها تحسبًا!
- أظهر التقدير : اشكر عملائك أو عملائك على البريد الإلكتروني أو الدفع أو المستند أو الفاتورة. إذا تمت دعوتك لإجراء مقابلة، عبر عن امتنانك لهذه الفرصة!
- اجعل الرسالة متوافقة مع الهاتف المحمول : تجنب الجمل الطويلة والفقرات الطويلة والصور. اجعل النص قصيرًا، والفقرات موجزة، واللغة بسيطة لتظل مناسبة للجوال.
- قم بتضمين CTA (عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء) : إذا كان ذلك مناسبًا، قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. يمكن أن يكون هذا أي شيء بدءًا من تشجيعهم على البقاء على اتصال، أو تنزيل المواد، أو الاتصال على وسائل التواصل الاجتماعي، وما إلى ذلك. استخدم عبارات الحث على اتخاذ إجراء للحفاظ على اتصالك مستمرًا!
- استخدم كاتب البريد الإلكتروني المدعم بالذكاء الاصطناعي الخاص بـ HIX.AI : إذا كنت مهتمًا بكتابة رسائل التأكيد عبر البريد الإلكتروني، فاستخدم كاتب البريد الإلكتروني المدعم بالذكاء الاصطناعي الخاص بـ HIX.AI يمكن للنظام فائق القوة إنشاء رسائل تأكيد أصلية بنسبة 100% بالبريد الإلكتروني مناسبة لكل موقف. إنه حل سهل الاستخدام وفعال من حيث التكلفة لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل بسرعة.
خاتمة
شكرا لقراءة هذا بكثير. يمكننا أن نؤكد أنه يجب أن تتمتع الآن بجميع المهارات اللازمة لكتابة رسائل تأكيد رائعة عبر البريد الإلكتروني. في هذه المقالة، أوضحنا أن رسائل التأكيد الإلكترونية سهلة الكتابة، وتتبع بنية قياسية، والأفضل من ذلك كله أنها قصيرة!
لا تقضي وقتًا في القلق بشأن كتابة رسائل تأكيد طويلة عبر البريد الإلكتروني. إذا واجهتك مشكلة، فانسخ قوالب رسائل التأكيد الإلكترونية الخاصة بنا، أو استخدم منشئ البريد الإلكتروني الخاص بـ HIX.AI للحصول على رسائل أصلية 100% لجميع المواقف.