Często zdarza się, że otrzymujesz e-maile od szefa z różnych powodów, w tym ze skargami, komplementami, instrukcjami itp. Jednak w większości przypadków głównym problemem nie jest e-mail, ale to, jak przygotować odpowiednią wiadomość zwrotną do szefa. Umiejętność skutecznego odpowiadania na różnego rodzaju e-maile wysyłane do Ciebie przez szefa może pomóc Ci w nawiązaniu solidnych relacji ze współpracownikami, wspieraniu konstruktywnego dialogu i postępie zawodowym.
Na szczęście oto nasz przewodnik ekspercki na temat tworzenia najlepszych e-maili z odpowiedzią do szefa . Udostępniliśmy 12 łatwych szablonów do pisania takich e-maili. Możesz używać tych szablonów w niezmienionej postaci lub modyfikować je w celu dostosowania do swoich potrzeb. Ten przewodnik zawiera także kilka wskazówek, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania wiadomości e-mail z odpowiedzią.
Co to są wiadomości e-mail z odpowiedzią?
Wiadomości e-mail z odpowiedzią to wiadomości e-mail wysyłane do danej osoby w odpowiedzi na poprzednią wiadomość e-mail. E-maile z odpowiedzią można wysyłać do szefa lub współpracowników w organizacji. Twój szef lub przełożony może wysłać Ci wiadomość e-mail z wielu powodów, w tym w celu przekazania opinii na temat Twoich wyników, podziękowania za dobrze wykonaną pracę, przydzielenia pracy lub zadania pytania. Takie e-maile od szefa wymagają profesjonalnej odpowiedzi.
Oto e-maile z odpowiedziami na szablony Twojego szefa:
Odpowiedz na wiadomość e-mail z podziękowaniami od szefa
Jedyne, co możemy zrobić, to odpowiednio odpowiedzieć, jeśli Twój szef poświęcił czas na przesłanie Ci e-maila z podziękowaniami. Ale takie e-maile mogą łatwo sprawić, że zabraknie Ci słów; chociaż możesz chcieć użyć wyrażeń takich jak „nie ma za co” lub „to przyjemność”, możesz zdać sobie sprawę, że są one nieodpowiednie lub wydają się przestarzałe w obecnej sytuacji. Jeśli nie masz zbyt wiele czasu, poniżej znajdziesz szablon szybkiej i zwięzłej odpowiedzi na e-mail z podziękowaniami od szefa.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękuję za miłe słowa. Bycie częścią projektu/zespołu było przyjemnością i cieszę się, że mogłem wnieść swój wkład. Twoje uznanie wiele dla nas znaczy.
Nie mogę się doczekać kolejnych okazji do wspólnej pracy w przyszłości.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na wiadomość powitalną od nowego szefa
Właśnie rozpocząłeś nową pracę i Twój nowy szef wysłał Ci uprzejmą wiadomość powitalną. Najprawdopodobniej jest to pierwsza wiadomość e-mail od Twojego szefa i chcesz wywrzeć dobre pierwsze wrażenie, więc skorzystaj z tego szablonu wiadomości e-mail, ponieważ zapewnia zwięzły i odpowiedni sposób odpowiedzi na wiadomość powitalną od szefa.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy za ciepły e-mail powitalny. Jestem podekscytowany możliwością dołączenia do zespołu i pracy pod Waszym przywództwem.
Doceniam Twoje miłe słowa i jestem pewien, że będziemy mieli produktywne i udane partnerstwo.
Z niecierpliwością czekam na nadchodzące spotkanie i chciałbym potwierdzić harmonogram. Proszę o informację, czy zaproponowany harmonogram odpowiada Państwu.
Jeszcze raz dziękuję za ciepłe przyjęcie. Chętnie przyczynię się do sukcesu zespołu.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na wiadomość e-mail z przydziałem zadań od szefa
Celem odpowiedzi na e-mail od pracodawcy informujący Cię o przydzielonym zadaniu jest potwierdzenie, że przeczytałeś i zrozumiałeś wiadomość. W razie potrzeby wiadomość e-mail może być krótka. W pierwszej kolejności poinformuj ich o otrzymaniu wiadomości i złóż oświadczenie woli o rozpoczęciu pracy nad zadaniem. Wszelkie zapytania związane z zadaniem możesz zamieścić w osobnym akapicie lub w punktach na dole wiadomości e-mail. Możesz użyć tego szablonu jako przewodnika.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Piszę, aby potwierdzić otrzymanie wiadomości e-mail dotyczącej przydziału zadania. Przeczytałem i zrozumiałem wiadomość. Potwierdzam, że niezwłocznie przystępuję do realizacji powierzonego mi zadania.
Jeśli są jakieś szczególne szczegóły lub wymagania związane z zadaniem, uprzejmie je podaj, abym mógł zapewnić sprawną realizację.
Dziękuję za zaufanie i wiarę w moje możliwości.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na wiadomość e-mail z potwierdzeniem od szefa
Skuteczni szefowie często korzystają z poczty elektronicznej, aby wyrazić uznanie i zachętę do ciężkiej pracy swoich pracowników. Odpowiadając na takie e-maile, zacznij od wyrażenia wdzięczności. Twoja wdzięczność to coś więcej niż miły gest; wyraża, że lubisz być oficjalnie doceniana za swoją pracę i wierzysz, że zwiększa to ducha zespołu. Ten szablon zawiera wskazówki, jak zrobić to profesjonalnie.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękuję za docenienie mojej ciężkiej pracy. To dla mnie wiele znaczy, że doceniacie moje wysiłki. Naprawdę doceniam Twoje miłe słowa i zachętę. Oficjalne uznanie zwiększa moją motywację i pewność siebie, a także pomaga kultywować pozytywną atmosferę w zespole. Zapewniam, że nadal będę sumiennie pracować, aby osiągnąć nasze wspólne cele.
Jeszcze raz dziękuję za uznanie.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na ogólny e-mail z pochwałami od swojego szefa
Ogólne komplementy to niespecyficzne słowa uznania, takie jak „dobra robota” lub „dobrze sobie radzisz”. Są zazwyczaj pozytywne, ale nie przekazują dokładnie tego, co robisz dobrze, więc nie masz pojęcia, jak kontynuować lub ulepszać. Udzielając odpowiedzi, powinieneś zacząć od podziękowania szefowi za pozytywne opinie, ale większość czasu powinnaś poświęcić na zadawanie konkretnych pytań mających na celu uzyskanie praktycznych odpowiedzi. Takie podejście zastosowano w tym przykładowym szablonie wiadomości e-mail, którego możesz użyć, aby odpowiedzieć na ogólne komplementy swojego szefa.
Drogi [ imię szefa ] ,
Piszę, aby wyrazić moją szczerą wdzięczność za niedawne opinie na temat moich występów. Doceniam Twoje miłe słowa i czas poświęcony na docenienie moich wysiłków. Zawsze dodaje mi otuchy świadomość, że moja praca wywiera pozytywny wpływ.
Chociaż jestem podekscytowany, słysząc, że radzę sobie dobrze, uważam, że zawsze jest coś do poprawy. Aby jeszcze bardziej poprawić swoje wyniki, chciałbym uzyskać bardziej szczegółowe zrozumienie obszarów, w których się wyróżniam i na których mógłbym skupić więcej uwagi.
Czy mogę prosić o bardziej szczegółową opinię? Na przykład, czy są jakieś szczególne projekty lub zadania, które wyróżniały moją pracę? Czy jest jakaś umiejętność lub cecha, którą Twoim zdaniem powinienem nadal wykorzystywać, a może taką, którą powinienem dążyć do doskonalenia?
Twoje spostrzeżenia będą bezcenne w kierowaniu moim rozwojem zawodowym i nie mogę się doczekać, aby nadal wnosić pozytywny wkład w nasz zespół.
Jeszcze raz dziękuję za zachętę i wsparcie.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na e-mail z ogólną krytyką od swojego szefa
Niekonkretny lub ogólny e-mail zawierający krytykę radzi Ci, abyś zrobił lepiej, nie wskazując, gdzie i w jaki sposób popełniasz błędy. Poproszenie szefa o szczegółowe opisanie swoich obaw może zostać uznane za defensywne. Możesz więc użyć tego szablonu, aby przygotować odpowiednią odpowiedź na takiego e-maila. Powinieneś podziękować swojemu szefowi za informację zwrotną, dołożyć wszelkich starań, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy i odpowiedzieć, podając jak najwięcej informacji, aby usunąć wszelkie nieporozumienia.
Drogi [ imię szefa ] ,
Dziekuje za Twoj email. Doceniam Twoją opinię i dokładam wszelkich starań, aby stale ulepszać swoje wyniki.
Bym mógł lepiej odpowiedzieć na Twoje wątpliwości, byłbym bardzo wdzięczny, gdybyś podał mi bardziej szczegółowe informacje na temat tego, gdzie i jak mogę działać lepiej. Pozwoli mi to zidentyfikować obszary wymagające poprawy i wprowadzić niezbędne zmiany.
Cenię sobie Twoje wskazówki i chcę mieć pewność, że nie będzie żadnych nieporozumień. Twoje jasne instrukcje pomogą mi skoncentrować wysiłki i zapewnić pożądane rezultaty.
Dziękuję za uwagę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na konkretną wiadomość e-mail z pozytywną opinią od swojego szefa
Otrzymywanie pozytywnej opinii od szefa za pośrednictwem poczty elektronicznej często przypomina poklepanie po plecach. Rozjaśni Twój dzień i poprawi nastrój. Dlatego w odpowiedzi na takie e-maile powinieneś podziękować szefowi za pochwałę, potwierdzić jej otrzymanie i wyjaśnić, w jaki sposób zamierzasz wykorzystać informację zwrotną, aby jeszcze lepiej działać. Dzięki temu szablonowi reagowanie na pozytywne opinie szefa będzie znacznie prostsze, niż myślisz.
Drogi [ imię szefa ] ,
Dziękuję bardzo za miłe słowa i pozytywne opinie. Naprawdę doceniam wasze uznanie i wsparcie. To wiele dla mnie znaczy.
Chcę Cię zapewnić, że otrzymałem Twoją opinię i na pewno wykorzystam ją do dalszej poprawy moich wyników. Twoje wskazówki i sugestie zawsze były dla mnie cenne w stawaniu się lepszym w tym, co robię.
Jeszcze raz dziękuję za zachętę i obiecuję, że w przyszłości przewyższę Twoje oczekiwania.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na konkretną wiadomość e-mail z negatywną opinią od swojego szefa
W niektórych przypadkach Twój szef może przekazać konkretną informację zwrotną na temat tego, jak źle sobie poradziłeś w określonych sytuacjach. Krytyka może dotyczyć konkretnego błędu lub ogólnego wykonania. W takim przypadku powinieneś mieć pozytywne nastawienie i wykorzystać informacje zwrotne, aby pomóc sobie w rozwoju. Rozpocznij odpowiedź na e-mail z odpowiedzią, dziękując szefowi za uczciwość. Pokaż, że jesteś gotowy na ulepszenia. Ten szablon pokazuje, jak grzecznie i profesjonalnie odpowiedzieć.
Drogi [ imię szefa ] ,
Dziękuję za szczerą opinię na temat mojego występu. Doceniam Twoją szczerość i wykorzystam to jako okazję do poprawy.
Przepraszam za swoje błędy i zapewniam, że zobowiązałem się do wprowadzenia niezbędnych zmian. Wezmę Twoją opinię pod uwagę w przyszłości i jestem otwarty na wszelkie sugestie i wskazówki.
Jeszcze raz dziękuję za zwrócenie mi na to uwagi. Cenię Twój wkład i staram się doskonalić zawodowo.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na e-mail z gratulacjami od swojego szefa
Jeśli otrzymasz e-mail z gratulacjami, oznacza to, że robisz coś dobrze. Ten szablon pokazuje, jak przyjmować pochwały, pozostając lojalnym wobec innych współpracowników, którzy brali udział w udanym projekcie. Jest to cenny szablon do wykorzystania, zwłaszcza jeśli jesteś liderem małego zespołu.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy za miłe słowa i gratulujemy pomyślnego zakończenia projektu. Nie udałoby mi się to bez ciężkiej pracy i zaangażowania całego naszego zespołu. Zasługują na równe uznanie za swój cenny wkład.
Wspólnie osiągnęliśmy znaczący kamień milowy i jestem wdzięczny, że mogę pracować z tak utalentowaną i zaangażowaną grupą współpracowników. Jestem pewien, że nasze przyszłe wysiłki zakończą się równie sukcesem.
Jeszcze raz dziękuję za uznanie i wsparcie. Kontynuujmy dążenie do doskonałości jako zespół.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na e-mail z przeprosinami od swojego szefa
To dość niezwykłe, ale zdarzają się sytuacje, gdy to Twój szef, a nie Ty, popełnił błąd. W takim przypadku powinieneś przyjąć przeprosiny i odpowiednio zareagować. Przyznanie się do błędu wymaga dużej siły, zwłaszcza gdy szef przeprasza pracownika. Niezależnie od tego, co zrobił twój szef, przeprosiny są dla niego ważną sprawą. Dlatego ten szablon zawiera przewodnik, jak odpowiednio odpowiadać na takie e-maile.
Drogi [ imię szefa ] ,
Dziękuję za przyznanie się do błędu i przeprosiny. Bardzo doceniam Twoją uczciwość i wzięcie odpowiedzialności za błąd. Przyznanie się do błędu wymaga dużej odwagi, a Twoje przeprosiny wiele dla mnie znaczą.
Rozumiem, że wszyscy popełniamy błędy i ważne jest, jak sobie z nimi radzimy. Nie mam do ciebie urazy i jestem gotowy posunąć się dalej po tym incydencie. Kontynuujmy współpracę, aby osiągnąć nasze cele.
Jeszcze raz dziękuję za przeprosiny. Cenię sobie nasze relacje zawodowe i nie mogę się doczekać wspólnych sukcesów w przyszłości.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na pożegnalną wiadomość e-mail od szefa
Jeśli Twój szef odchodzi z firmy, emocje mogą być różne; możesz być szczęśliwy lub smutny, w zależności od sytuacji ich wyjścia i relacji z nimi. Jeśli Twój szef poinformuje Cię o jego odejściu e-mailem, możesz życzyć mu wszystkiego najlepszego lub udzielić bardziej pozytywnej i szczegółowej odpowiedzi. Ten szablon dotyczący odpowiedzi na pożegnalną wiadomość e-mail od szefa pokaże Ci, jak udzielić bardziej pozytywnej i szczegółowej odpowiedzi na taką wiadomość.
Drogi [ imię szefa ] ,
Dziękujemy za podzielenie się z zespołem wiadomością o Twoim odejściu. Choć przykro mi, że odchodzisz, chcę również serdecznie pogratulować nowego rozdziału w Twojej karierze.
Jestem wdzięczny za możliwości, które mi dałeś i wskazówki, których udzielałeś przez cały mój pobyt tutaj. Byłeś wyjątkowym przywódcą i wiele się nauczyłem pod twoim okiem.
Życzę wszystkiego najlepszego w przyszłych przedsięwzięciach. Nie wątpię, że odniesiesz sukces w każdym przedsięwzięciu, którego się podejmiesz, tak jak to zrobiłeś tutaj, w naszej firmie.
Jeszcze raz dziękuję za wszystko i proszę o kontakt.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Odpowiedz na wiadomość e-mail zawierającą wprowadzenie do nowego członka zespołu od Twojego szefa
Włączanie nowych członków zespołu jest zazwyczaj ekscytującym doświadczeniem i Twój szef może czasami wysłać Ci e-mail, aby oficjalnie przedstawić Cię najnowszym członkom zespołu. Dzięki temu szablonowi jako przewodnikowi odpowiadanie na e-mail szefa przedstawiający nowego członka zespołu jest prostsze niż kiedykolwiek.
Drogi [ imię szefa ] ,
Dziękujemy za przedstawienie zespołu [ Imię i nazwisko nowego członka zespołu ] . Cieszę się, że są na pokładzie i nie mogę się doczekać wspólnej pracy.
Jeśli mogę coś zrobić, aby pomóc [ Imię i nazwisko nowego członka zespołu ] zadomowić się i poczuć się mile widzianym, daj mi znać. Chętnie pomogę w jakikolwiek sposób.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Najlepsze praktyki dotyczące odpowiadania na e-maile szefa
Odpowiadając szefowi za pośrednictwem poczty elektronicznej, należy zawsze przestrzegać kilku podstawowych wskazówek. Jeśli będziesz codziennie przestrzegać tych zasad, staniesz się ekspertem od poczty elektronicznej, który poradzi sobie ze wszystkim, co zwróci się do Ciebie przez szefa. Przejdźmy teraz do rzeczy:
Zawsze zaczynaj od szczerego wyrażenia wdzięczności
Jeśli Twój szef wyśle Ci e-mail, zrelaksuj się i weź głęboki oddech, a następnie rozpocznij swoją odpowiedź od szczerego podziękowania mu za poświęcony czas i wysiłek. Możesz powiedzieć: „Chciałbym skorzystać z okazji, aby jeszcze raz podziękować za poświęcenie czasu na wysłanie tego e-maila”. Bardzo ważne jest, aby przekazać, że poważnie podchodzisz do tego, co napisałeś w e-mailu.
Dodaj pozytywny komentarz
Teraz masz okazję dodać swoje pozytywne uwagi do wiadomości e-mail. To, co powiesz w tym miejscu, może brzmieć mniej więcej tak: „Zdecydowanie wezmę to pod uwagę”. To, co mówisz, nie ma znaczenia, ale musisz brzmieć, jakbyś poważnie traktował e-mail swojego szefa.
Zakończ kolejnym wyrazem wdzięczności
Zakończ wiadomość e-mail z odpowiedzią szczerym wyrazem podziękowania. Możesz zakończyć wiadomość słowami „Dziękuję bardzo za skontaktowanie się ze mną; Upewnię się, że natychmiast się tym zajmę”. Ponownie jest to opcjonalne, ale pomoże Twojemu szefowi uwierzyć, że naprawdę doceniasz i potwierdzasz jego e-maile.
Końcowe przemyślenia
Postępując zgodnie z tymi zasadami i najlepszymi praktykami, możesz z łatwością przygotować idealną odpowiedź e-mail dla swojego szefa. Jeśli nie masz pomysłów na swój e-mail, możesz skorzystać z jednego z naszych szablonów lub generatora wiadomości e-mail HIX. Generator wiadomości e-mail HIX po podłączeniu do poczty e-mail może pomóc Ci szybko i bez wysiłku tworzyć chwytliwe i oryginalne tematy, wiadomości e-mail i odpowiedzi za naciśnięciem jednego przycisku.