Scusa è davvero la parola più difficile da dire (grazie, Elton John). Ma se hai fatto qualcosa di sbagliato sul lavoro, chiedere scusa è l'unico modo per rimediare. È sempre meglio scusarsi di persona, ma se non puoi (o non vuoi), inviare un'e-mail di scuse professionale va bene.
Ma cosa dici e come lo dici? Ti mostreremo 5 esempi di email di scusa sul posto di lavoro, che coprono:
- Chiedere scusa a un cliente/cliente
- Chiedi scusa per aver dimenticato di inviare qualcosa
- Scusarsi per non aver pagato una fattura
- Scusarsi per aver saltato una riunione
- Ci scusiamo per la consegna in ritardo
Naturalmente, questi esempi di scuse sincere non copriranno ogni situazione o circostanza, quindi creeremo un modello di risposta che puoi personalizzare.
Alla fine, sarai un professionista delle scuse via e-mail (anche se speriamo che tu non debba mai inviarne una!).
Cosa sono le email di scuse (e perché inviarle)?
Oh no. Hai fatto un errore. Lo ignori e speri che nessuno se ne accorga o se ne occupi?
La seconda opzione, ovviamente (ecco perché sei qui!).
Le e-mail di scuse servono a sistemare le cose e a mantenere le relazioni. In effetti, scusarsi onestamente e abbastanza presto può migliorare le cose tra di voi. Perché? Perché stai accettando la responsabilità, ammettendola e facendo un piano per risolvere il problema.
Se siamo onesti, a nessuno di noi piace ammettere di aver sbagliato e scusarsi. Ma a volte è un'opzione migliore che ignorare un problema e sperare che scompaia.
Preoccupato se dovresti inviare un'e-mail o scusarti di persona? Se si tratta di un problema minore (come la consegna tardiva del prodotto o un ritardo nell'invio di un rapporto), allora un'e-mail va bene. Se si tratta di un problema importante che avrà un impatto significativo sulle operazioni o sulle relazioni (come bruciare il tuo edificio!), chiedi scusa di persona.
Solo tu puoi prendere la decisione, ma se scegli di inviare un'e-mail, inizia esaminando i nostri esempi di scuse sincere.
5 esempi di scuse sincere
Chiedere scusa è diventato più semplice con HIX.AI Ti aiuteremo a trovare le parole di cui hai bisogno per scusarti per diverse situazioni comuni che potresti riscontrare. Hai bisogno di scusarti con un cliente? Possiamo aiutare. Prodotto in ritardo? Nessun problema.
Utilizza i nostri esempi per vedere come i professionisti si scusano. Non copiarli e incollarli, ma usali come ispirazione per i tuoi messaggi perché le scuse significano qualcosa solo se sono oneste.
Chiedere scusa a un cliente/cliente
Ancora una volta, se hai fatto qualcosa di veramente brutto, chiama un cliente, ma se si tratta di un problema minore, un'e-mail va bene! Questa email di scuse indirizzata a un cliente o cliente si attiene al formato (ne parleremo più avanti) e chiede scusa in modo chiaro e conciso.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Mi scuso per l'errore che si è verificato riguardo a [ problema specifico ] . Voglio assicurarvi che stiamo adottando misure immediate per correggere la situazione ed evitare che si ripeta in futuro. Non è mai stata nostra intenzione che ciò accadesse e ci rammarichiamo profondamente per gli eventuali inconvenienti che potrebbero averti causato.
Ti assicuriamo che apprezziamo la tua attività e ci impegniamo a fornirti il massimo livello di servizio. Se c'è qualcos'altro che possiamo fare per risolvere il problema, non esitare a farcelo sapere.
Grazie per la comprensione e la pazienza in questa questione.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
Chiedi scusa per aver dimenticato di inviare qualcosa
Hai dimenticato di inviare qualcosa di importante al tuo capo o a un collega? E' ora di chiedere scusa. Questo è un motivo abbastanza comune per chiedere scusa, quindi tieni questo esempio da qualche parte a portata di mano! Se commetti un errore come questo, assicurati di includere l'allegato nella tua email!
Scusarsi per non aver pagato una fattura
Il mancato pagamento di una fattura è una questione seria e deve essere affrontata immediatamente. In questa email di scuse per la fattura, riconosciamo l'accaduto e il potenziale impatto e spieghiamo che la fattura verrà pagata (immediatamente, speriamo!).
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Mi scuso per il ritardo nel pagamento della fattura [ Numero fattura ] . Comprendo l'importanza di onorare i nostri obblighi finanziari e mi rammarico per qualsiasi inconveniente causato. Stai tranquillo, l'importo dovuto verrà saldato immediatamente.
Grazie per la comprensione e la pazienza riguardo a questa questione.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
Scusarsi per aver saltato una riunione
Problemi di agenda, malattie o semplicemente confondere date e orari possono farti perdere una riunione. Se ciò accade, scusati e impegnati a recuperare il ritardo (con un altro incontro o una chiamata).
Gentile [ nome del destinatario ] ,
mi scuso sinceramente per aver mancato il nostro incontro programmato. Sfortunatamente, a causa di circostanze impreviste, ho avuto uno scontro con il mio diario e non ho potuto partecipare. Comprendo l'importanza di questo incontro e il disagio causato.
Vorrei proporre di riprogrammare l'incontro in un orario conveniente per entrambi. Fammi sapere la tua disponibilità e mi assicurerò che l'incontro venga riprogrammato tempestivamente.
Ancora una volta, mi scuso per gli eventuali disagi causati e apprezzo la tua comprensione. Non vedo l'ora di incontrarti presto.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
Ci scusiamo per la consegna in ritardo
Le società di corriere svolgono un duro lavoro nel trasporto di merci in tutto il mondo e talvolta sbagliano. Se una consegna è in ritardo, dovrai accettarla, spiegare cosa succede e proporre una soluzione.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Mi scuso per il ritardo nella consegna del tuo pacco. Sfortunatamente, abbiamo riscontrato circostanze impreviste che hanno causato il ritardo. Stai tranquillo, stiamo lavorando diligentemente per correggere la situazione e garantire una consegna rapida.
Per farti perdonare, vorrei offrire uno sconto sulla tua prossima spedizione o accelerare la consegna del tuo pacco attuale, qualunque tu preferisca. Fateci sapere la vostra preferenza e prenderemo provvedimenti immediati di conseguenza.
Apprezziamo la vostra attività e ci scusiamo per questo inconveniente. Grazie per la comprensione e la pazienza.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
Come scusarsi professionalmente in una email
Tutti possiamo chiedere scusa. È facile. Ma lo dici davvero? Le guide e-mail di scusa professionali spesso ti dicono di eliminare le emozioni e attenersi ai fatti. Il problema è che rimuovere la personalità rende le scuse impersonali – e questa è una brutta cosa.
Perché? Perché le email di scuse migliori e più efficaci sono oneste e coinvolgenti. Sono anche focalizzati sul futuro e cercano di trovare una via da seguire per la tua relazione.
Sembra complicato, ma gli elementi costitutivi delle e-mail di scuse sono semplici da comprendere.
- Fornire un'introduzione positiva
- Spiega qual è il problema e chiedi scusa
- Proporre una soluzione
- Esprimi gratitudine per la loro pazienza e comprensione
- Definire i prossimi passi per il futuro
Ora elaboreremo questo elenco e creeremo insieme un modello. Per renderlo ancora più semplice, lo abbiamo diviso in 3 sezioni:
- Oggetto dell'e-mail di scuse
- Copia del corpo
- Chiusura/passaggi successivi
Iniziamo con l'oggetto dell'email di scusa.
Oggetto dell'e-mail di scuse
Le righe dell'oggetto sono terribilmente complicate da scrivere ma richiedono meno di un secondo per essere lette. Perché sono duri? Quando si tratta di argomenti di scuse, si tratta di dare brutte notizie, e a nessuno di noi piace davvero farlo.
Ma quando hai intenzione di scusarti, fallo in anticipo – e questo significa dire scusa (o una variazione di quello) nella riga dell'oggetto.
Ecco alcuni esempi di argomenti che coprono alcune delle situazioni sopra descritte:
- Ci scusiamo per eventuali disagi
- Ci scusiamo per aver mancato il nostro incontro
- Consegna ritardata: accetta le mie scuse
- Ritardo nel pagamento: ci scusiamo per l'inconveniente
- Documento allegato: ci scusiamo per il ritardo
- Scuse per il servizio scadente
- Siamo spiacenti per l'inconveniente
- Per favore accetta le nostre scuse per (per cosa ti stai scusando!)
- Siamo spiacenti per i nostri problemi recenti
In ciascuno di questi argomenti è chiaro che chiediamo scusa. Se lo fai bene, inizierai alla grande.
Copia del corpo dell'e-mail di scuse
Abbiamo delineato la struttura di un'e-mail di scuse professionale sopra, ma entriamo un po' più nel dettaglio. Quando ti scusi, devi spiegare esattamente cosa è successo e riconoscere l'impatto.
Come puoi farlo? Un trucco che utilizziamo tramite e-mail riguarda l’empatia. Ciò significa pensare alla questione dal punto di vista dell'altra persona. Se hai perso una riunione, potrebbero essere turbati e preoccupati per l'avanzamento di un progetto importante. Il mancato pagamento di una fattura è ad esempio sconvolgente e può avere un impatto finanziario significativo.
Quando consideri le cose in questo modo, ti metterai nella giusta mentalità per scrivere scuse via email che siano significative. In questo esempio, costruiremo insieme, ci scuseremo con un cliente per aver ricevuto prodotti di scarsa qualità. Pronto?
Inizia con un saluto personalizzato utilizzando il nome della persona:
"Ciao (nome della persona)"
- Fornire un'introduzione positiva
"Spero che tu stia bene e che ti stia godendo l'estate. Ho dato un'occhiata al tuo sito web e vedo che hai ampliato la gamma di prodotti. Tempi entusiasmanti!"
- Spiega qual è il problema e chiedi scusa
"Siamo stati informati che alcuni dei nostri clienti stanno riscontrando problemi con il nostro ultimo lotto di prodotti. Alcuni dei problemi includono (inserire problemi). Volevo contattarvi e scusarmi se ciò ha influito su uno qualsiasi dei prodotti che vi abbiamo fornito ."
- Proporre una soluzione
"Siamo impegnati al 100% a fornire il miglior servizio e desideriamo sostituire questi prodotti difettosi il prima possibile. Puoi farmi sapere quali prodotti hai ordinato e devi sostituire?"
- Esprimi gratitudine per la loro pazienza e comprensione
"Sei un cliente molto apprezzato e voglio ringraziarti per la pazienza e la comprensione mentre affrontiamo questo problema."
Approvazione dell'e-mail di scuse/passaggi successivi
L'e-mail di scuse è stata scritta, hai chiesto scusa e hai esposto la soluzione. Qual è il prossimo?
- Definire i prossimi passi per il futuro
"Una volta ricevuta la tua risposta, organizzerò la consegna degli articoli sostitutivi. In caso di problemi, puoi contattarmi in qualsiasi momento su (inserire dettagli)."
Ora concludi con un finale positivo.
"Speriamo di continuare il nostro rapporto positivo. Molte grazie, (Il tuo nome)."
Puoi terminare con il tuo nome, firma e dettagli di contatto.
Le scuse sono fatte adesso. Andiamo avanti!
5 modi per migliorare le email di scuse
Abbiamo suddiviso il formato dell'e-mail di scuse e fornito gli elementi costitutivi di base, ora ecco 5 suggerimenti professionali:
- Chiedi scusa in anticipo : se hai commesso un errore, ammettilo. È molto più facile chiedere scusa il prima possibile piuttosto che aspettare l'ultimo minuto.
- Non trovare mai scuse : incolpare qualcun altro è la via d'uscita del codardo. Ammetti semplicemente il problema, riconosci l’impatto, fornisci una soluzione e vai avanti.
- Sii ottimista! – Sembra pazzesco, ma è molto più probabile che scuse allegre e positive facciano andare avanti le cose. Non scusarti troppo. Gli errori accadono, quindi non soffermarti su questo.
- Concentrati sul futuro : le e-mail di scuse riguardano qualcosa che è accaduto in passato. Cambia le cose e concentrati sul futuro. Dai suggerimenti su come correggere la situazione e concentrati sulle esperienze precedenti positive.
- Usa la tecnologia : se le email di scuse non colpiscono, prova il generatore di email HIX.AI Questo assistente per la scrittura di e-mail AI può aiutarti a scrivere e-mail di scuse significative ed efficaci, creando risposte esperte in pochi secondi. Provalo oggi!
Conclusione
Pronto a chiedere scusa? Le e-mail di scuse non sono divertenti da scrivere, ma attenersi alla struttura e renderà più semplice chiedere scusa. Concentrati sempre sul futuro e suggerisci una soluzione per sistemare le cose. Tutti facciamo un pasticcio a volte; è il modo in cui lo affronti che conta. Utilizza la nostra guida alle e-mail di scuse per assicurarti di mantenere e migliorare la tua reputazione qualunque cosa accada.