ごめんなさいは本当に言うのが難しい言葉です（ありがとう、エルトン・ジョン）。しかし、仕事で何か悪いことをした場合、謝罪することがそれを正す唯一の方法です。直接謝罪するのが常に最善ですが、それができない（またはしない）場合は、専門的な謝罪メールを送信しても問題ありません。
しかし、あなたは何を言いますか、そしてどのようにそれを言いますか？以下の職場でのお詫びメールのサンプルを 5 つ紹介します。
- クライアント/顧客に謝罪する
- 送り忘れたことをお詫びする
- 請求書を支払わなかったことをお詫びする
- 会議に欠席したことをお詫びする
- 納期遅れのお詫び
もちろん、これらの誠実な謝罪の例はすべての状況や状況をカバーしているわけではないため、カスタマイズできるテンプレート応答を作成します。
最終的には、あなたも謝罪メールのプロになれるでしょう (ただし、メールを送信する必要がないことを願っています!)。
謝罪メールとは何ですか (なぜ送信するのでしょうか)?
なんてこった。あなたは間違いを犯しました。あなたはそれを無視し、誰も気づかないことや対処しないことを望みますか?
2 番目のオプションは明らかに (それがあなたがここにいる理由です!)。
謝罪メールは物事を円滑に進め、関係を維持するためにあります。実際、正直に、そして十分に早く謝ることで、二人の間の関係は改善される可能性があります。なぜ？なぜなら、あなたは責任を受け入れ、それを認め、問題を解決するための計画を立てているからです。
正直に言うと、私たちの誰も、自分が間違っていたことを認めて謝罪することを好みません。しかし、場合によっては、問題を無視して問題がなくなることを願うよりも良い選択肢となることがあります。
メールで謝るべきか、直接謝るべきか悩んでいませんか?軽微な問題 (商品の配達が遅れたり、レポートの送信が遅れたりするなど) であれば、電子メールで問題ありません。それが業務や人間関係に大きな影響を与えるような重大な問題（建物の全焼など）の場合は、直接謝罪しましょう。
決定を下せるのはあなただけですが、電子メールを送信することを選択した場合は、まず誠意を持った謝罪の文例を確認してください。
5 つの誠実な謝罪の例
HIX.AI使用すると、ごめんなさいと言うことがさらに簡単になります。あなたが経験する可能性のあるいくつかの一般的な状況について、謝罪に必要な言葉を見つけるお手伝いをします。顧客に謝罪する必要がありますか?お手伝いします。製品が遅れていますか？問題ない。
私たちのサンプルを使用して、プロがどのように謝罪するかを確認してください。謝罪は正直である場合にのみ意味があるため、これらをコピーして貼り付けるのではなく、メッセージのインスピレーションとして使用してください。
クライアント/顧客に謝罪する
繰り返しますが、本当に悪いことをした場合は、顧客またはクライアントに電話してください。ただし、軽微な問題であれば、電子メールでも問題ありません。クライアントまたは顧客に宛てたこの謝罪メールは、形式 (これについては後で詳しく説明します) に忠実であり、明確かつ簡潔に謝罪の意を表します。
[受信者の名前]様
[特定の問題]に関して発生した間違いについてお詫び申し上げます。状況を是正し、将来の再発を防ぐために直ちに措置を講じていることを保証したいと思います。このようなことが起こることは当社の意図したことではなく、お客様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
当社はお客様のビジネスを大切にし、最高レベルのサービスを提供することに全力で取り組んでいますので、ご安心ください。問題を解決するために他にできることがございましたら、お気軽にお知らせください。
この件につきましては、ご理解とご辛抱を賜りますようお願い申し上げます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
送り忘れたことをお詫びする
上司や同僚に重要なものを送るのを忘れていませんか?謝罪する時が来た。これはごめんなさいと言う非常に一般的な理由なので、このサンプルをどこか手元に置いておいてください。このような間違いを犯した場合は、必ずメールに添付ファイルを含めてください。
請求書を支払わなかったことをお詫びする
請求書の未払いは重大な問題であるため、直ちに対処する必要があります。この請求書に関する謝罪メールでは、何が起こったのか、そして潜在的な影響を認め、この請求書がすぐに支払われることを説明します (すぐに支払われることを願っています!)。
[受取人名]様
請求書[請求書番号]のお支払いが遅れておりますことをお詫び申し上げます。私は経済的義務を遵守することの重要性を理解しており、ご迷惑をおかけしたことを遺憾に思っております。未払い分は即時精算させていただきますのでご安心ください。
この件につきまして、ご理解とご辛抱を賜りますようお願い申し上げます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
会議に欠席したことをお詫びする
日記の不一致、病気、または単に日付と時刻の間違いが原因で、会議に欠席する可能性があります。そのようなことが起こった場合は、謝罪し、（別の会議または電話で）状況を報告することを約束します。
[受信者の名前]様
予定されていた会議に出席できなかったことを心よりお詫び申し上げます。残念ながら、予期せぬ状況により、日記の衝突が発生し、参加できなくなりました。この会議の重要性と、ご迷惑をおかけしていることを理解しています。
双方にとって都合の良い時間に会議を再スケジュールすることを提案したいと思います。ご都合をお知らせください。会議の日程を速やかに変更させていただきます。
改めて、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご理解を賜りますようお願いいたします。すぐにご連絡できることを楽しみにしています。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
納期遅れのお詫び
宅配便会社は世界中に商品を輸送するという大変な仕事をしていますが、時には間違った対応をしてしまうこともあります。配達が遅れた場合は、それを受け入れ、何が起こったのか説明し、解決策を提案する必要があります。
[受取人の名前]様
荷物の配達が遅れておりますことをお詫び申し上げます。残念ながら、予期せぬ事態が発生し、遅延が発生しました。ご安心ください。私たちは状況を修正し、迅速な配送を確保するために熱心に取り組んでいます。
それを埋め合わせるために、次回の発送で割引を提供するか、現在の荷物の配達を早めたいと思います。どちらでもお好みで。ご希望をお知らせください。それに応じて直ちに対応させていただきます。
私たちはお客様のビジネスを大切に考えており、ご不便をおかけして申し訳ございません。ご理解とご辛抱をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
メールでプロフェッショナルに謝罪する方法
私たちは皆、ごめんなさいと言うことができます。それは簡単です。しかし、本当にそう思っているのでしょうか？プロの謝罪メールガイドでは、感情を抑えて事実に固執するように指示することがよくあります。問題は、人格を取り除くと謝罪が非人間的になってしまうことです。これは悪いことです。
なぜ？なぜなら、最良かつ最も効果的な謝罪メールは、正直で魅力的なものだからです。彼らはまた、将来に焦点を当てており、あなたの関係を前進させる方法を見つけようとしています。
これは複雑に聞こえますが、謝罪メールの構成要素は理解するのが簡単です。
- 積極的な紹介をする
- 問題の内容を説明し、謝罪します
- 解決策を提案する
- 彼らの忍耐と理解に感謝の意を表します
- 将来に向けて次のステップを設定する
これからこのリストを検討し、一緒にテンプレートを構築していきます。さらにわかりやすくするために、次の 3 つのセクションに分割しました。
- お詫びメールの件名
- ボディコピー
- サインオフ/次のステップ
お詫びのメールの件名から始めます。
お詫びメールの件名
件名は書くのが恐ろしく複雑ですが、読むのに 1 秒もかかりません。なぜ彼らは厳しいのでしょうか？謝罪の件名となると、悪いニュースを伝えることになりますが、これを好まない人は誰もいません。
ただし、謝罪する場合は、前もって謝罪する必要があります。つまり、件名で申し訳ありません (またはそのバリエーション) と言う必要があります。
上記で概説したいくつかの状況をカバーする件名のサンプルを次に示します。
- ご不便をおかけして申し訳ございません
- 会議を欠席して申し訳ありません
- 配達が遅れています – 申し訳ありませんがご了承ください
- 支払いの遅れ – ご迷惑をおかけして申し訳ありません
- 文書を添付しました – 遅れてお詫び申し上げます
- 貧弱なサービスに対するお詫び
- ご不便をおかけして申し訳ございません
- 私たちの謝罪を受け入れてください（あなたが謝っているのは何ですか！）
- 最近の問題について申し訳ありません
これらの件名のそれぞれで、申し訳ありませんと伝えているのは明らかです。それを正しく理解すれば、素晴らしいスタートを切ることができるでしょう。
お詫びメールの本文
上記でプロフェッショナルな謝罪メールの構造を概略的に説明しましたが、もう少し詳しく見てみましょう。謝罪するときは、何が起こったのかを正確に説明し、影響を認めなければなりません。
どうすればこんなことができるのでしょうか？私たちが使用する電子メールのテクニックの 1 つは、共感することです。それは、相手の視点から問題を考えるということです。あなたが会議に欠席した場合、彼らは個人的に動揺し、重要なプロジェクトの進捗状況を心配している可能性があります。たとえば、請求書を支払わないことは動揺し、経済的に重大な影響を与える可能性があります。
このように物事を考えると、意味のある謝罪メールを書くための正しい考え方が身につくでしょう。この例では、一緒に構築し、低品質の製品を受け取ったことについてクライアントに謝罪します。準備ができて？
相手の名前を使用してパーソナライズされた挨拶から始めます。
「こんにちは（人の名前）」
- 積極的な紹介をする
「元気で夏を楽しんでいることを願っています。ウェブサイトをチェックしましたが、製品範囲を拡大しているようです。エキサイティングな時期です!」
- 問題の内容を説明し、謝罪します
「一部のお客様が当社の最新の製品バッチで問題を経験しているとの連絡を受けました。問題の中には (問題を挿入) が含まれます。これが当社が提供した製品に影響を与えた場合は、お客様に連絡してお詫びしたいと思いました」 。」
- 解決策を提案する
「当社は最高のサービスを提供することに100%取り組んでおり、これらの欠陥のある製品をできるだけ早く交換したいと考えています。注文した製品で交換が必要な製品を教えていただけますか?」
- 彼らの忍耐と理解に感謝の意を表します
「あなたは非常に貴重なクライアントであり、この問題に対処する際の忍耐と理解をありがとうと言いたいです。」
謝罪メールの承認/次のステップ
謝罪メールを書き、謝罪と解決策を示しました。次は何ですか？
- 将来に向けて次のステップを設定する
「ご返信を受け取り次第、交換品の発送を手配させていただきます。何か問題がございましたら、いつでもご連絡ください（詳細を入力）。」
最後はポジティブな結末で終わりましょう。
「今後も良好な関係を続けていきたいと思っています。ありがとうございます、(あなたの名前)。」
名前、署名、連絡先の詳細を入力して終了します。
これで謝罪は終わりました。次へ移りましょう！
謝罪メールを改善する5つの方法
謝罪メールの形式を詳しく説明し、基本的な構成要素を提供しました。次に、プロによる 5 つのヒントを紹介します。
- 前もって謝罪する– 間違いを犯した場合は、それを認めます。最後の瞬間まで謝るよりも、できるだけ早くごめんなさいと言うほうがずっと簡単です。
- 決して言い訳をしないでください– 誰かを責めることは、卑怯者の逃げ道です。ただ問題を認め、影響を認識し、解決策を提供して次に進みましょう。
- 元気を出してください！ – クレイジーに聞こえるかもしれませんが、明るく前向きな謝罪は、物事を前進させる可能性がはるかに高くなります。過剰に謝らないでください。間違いは起こるものなので、そこにこだわる必要はありません。
- 未来に焦点を当てる– 謝罪メールは、過去に起こったことに対するものです。物事を変えて、未来に焦点を当てましょう。状況を修正し、これまでのポジティブな経験に焦点を当てる方法について提案します。
- テクノロジーを利用する– 謝罪メールが適切に送信されない場合は、 HIX.AIメール ジェネレーターを試してください。この AI メール作成アシスタントは、有意義で効果的な謝罪メールを作成するのに役立ち、専門家の応答を数秒で作成できます。今日試してみてください!
結論
ごめんなさいを言う準備はできていますか？謝罪メールは書くのが楽しいものではありませんが、構造をしっかりと守ることで、謝罪を簡単に伝えることができます。常に将来に焦点を当て、物事を正しくするための解決策を提案します。私たちは皆、時には失敗してしまうことがあります。重要なのはそれにどう対処するかです。何が起こっても評判を維持し、向上させるために、当社の謝罪メール ガイドをご利用ください。