Har du fått tilsendt noe og trenger å bekrefte i et svar? Du beskriver en bekreftelses-e-post. Hvis du er som oss og jobber på et kontor, vil du regelmessig finne deg selv å skrive e-post med bekreftelseskvittering, men gjør du det riktig?
Tenk på bekreftelses-e-poster som nikk. Du har mottatt e-posten, lest den og handler ut fra den. Jobben er gjort. Se, vi fortalte deg at det var enkelt.
For å hjelpe deg med å unngå forlegenhet for bekreftelse, fjerner vi ting tilbake til det grunnleggende for e-post, og viser deg det riktige formatet for bekreftelses-e-post. Selvfølgelig gir vi også noen superemnelinjer, gir en passende mal og skisserer noen grunnleggende prinsipper.
I denne artikkelen vil du også kunne se gjennom 5 eksempler på bekreftelses-e-poster, inkludert:
- Bekreft mottak av en e-post
- Bekreft mottak av jobbsøknad
- Bekreft mottak av en faktura
- Bekreft at et dokument/rapport kommer for sent
- Bekreft e-posten for permisjonsforespørsel
Gjør deg klar til å skrive bedre e-post med bekreftelseskvittering med HIX.AI
Hva er en bekreftelses-e-post?
Hvis noen sender deg noe, er det høflig å skrive tilbake (ikke sant?). Det er en bekreftelses-e-post , også kalt en bekreftelses-e-post. Enkelt sagt, bekreftelsesmeldinger sendes for å bekrefte at du har mottatt noe.
Det kan være en søknad, et dokument, en faktura eller en permisjonsforespørsel. Det er vanligvis noe viktig de ønsker å bekrefte at du har mottatt og handler etter.
Å bekrefte en kvittering handler om å stille den andre personen til ro. De vet at du har mottatt det og (avgjørende) vil handle på det. Så å bekrefte mottak av en e-post er i praksis å si: "Jeg har dette og vil svare snart".
Hvis dette er forvirrende eller ikke gir mye mening på dette tidspunktet, så ta en titt på prøvene her. De vil bidra til å bringe ting til live.
5 e-postprøver for bekreftelseskvittering
OK, la oss begynne å bygge opp noen eksempler for å vise deg hvordan det gjøres. Her er 5 eksempler på e-postbekreftelse for å komme i gang:
Bekreft mottak av en e-post
Dette er en ganske enkel og generisk e-post du kan bruke til å bekrefte mottak av enhver e-post. I e-posten sier du takk, bekrefter mottak og beskriver de neste trinnene.
Det fine med denne e-postbekreftelsesmalen er at den gjelder (nesten) alle situasjoner.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for e-posten din. Jeg bekrefter at jeg har mottatt den og vil gjennomgå innholdet så snart som mulig.
Deretter vil jeg diskutere saken med teamet mitt for å gi deg et omfattende svar. Hvis det er noen hastesaker som krever umiddelbar oppmerksomhet, vennligst gi meg beskjed.
Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Bekreft mottak av jobbsøknad
Folk bruker timer (dager, eller til og med uker!) på å svette over jobbsøknader, så det er bare høflig å bekrefte mottak i en e-post. Denne e-postbekreftelseseksemplet angir hva jobben er, svarfristen og de neste trinnene i prosessen.
Det er lurt å ha en mal klar til bruk hvis du er involvert i en rekrutteringsprosess!
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for at du sendte inn søknaden om stillingen [ Stillingstittel ] hos [ Firmanavn ] . Vi setter pris på at du er interessert i å bli med i teamet vårt.
Fristen for søknadssvar er [ Deadline Date ] . Vi vil nøye gjennomgå søknaden din og kontakte deg hvis kvalifikasjonene dine samsvarer med kravene våre.
I løpet av evalueringsprosessen kan du gjerne ta kontakt hvis du har spørsmål eller trenger mer informasjon. Vi vil gjøre vårt beste for å svare raskt.
Takk igjen for din tid og interesse for [ Firmanavn ] . Vi tar snart kontakt.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Bekreft mottak av en faktura
Å få betalt er en prioritet for hver bedrift, så de vil ha bekreftelse på at fakturaen deres har ankommet. Denne e-postbekreftelseseksemplet sier at fakturaen er mottatt, noe som gir avsenderen tillit til at den vil bli betalt.
Hvis det er noen problemer i fakturaen, kan du ta dem opp i denne prøven og få dem sortert før du betaler noen penger!
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Denne e-posten er for å bekrefte at vi har mottatt din faktura [ Fakturanummer ] datert [ Fakturadato ] for beløpet [ Fakturabeløp ] .
< p>Vi setter pris på at du raskt sendte fakturaen og forsikrer deg om at vi vil behandle den i tide. Vi streber etter å håndtere alle betalinger raskt for å opprettholde et godt forretningsforhold.Hvis det er noen avvik eller hvis du trenger ytterligere informasjon, ikke nøl med å kontakte vår kreditoravdeling på [ Kontakt e-post/telefon Nummer ] .
Takk for oppmerksomheten og samarbeidet. Vi ser frem til å fortsette samarbeidet vårt.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Bekreft at et dokument/rapport kommer for sent
Noen ganger må du erkjenne at noe er galt. I denne bekreftelseseksemplet på e-post sier vi beklager at noe er sent. Å erkjenne en feil er det første trinnet i prosessen med å ordne opp – så gjør det raskt, høflig og profesjonelt.
Hvordan? Ved å sjekke ut vår bekreftelseseksempel på e-post (selvfølgelig).
Bekreft e-posten for permisjonsforespørsel
Teammedlemmer vil sannsynligvis svette over permisjonsforespørslene sine, så det er viktig å anerkjenne dem så snart som mulig. Selv om du kanskje ikke kan gi et svar med en gang, bekrefter denne bekreftelseseksemplet på e-post at det er mottatt og at du kommer til å handle på det. Slik bekrefter du en permisjonsforespørsel!
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for at du sendte inn permisjonsforespørselen. Jeg erkjenner at jeg har mottatt den og forstår ditt behov for fri. Jeg vil vurdere forespørselen din og komme tilbake til deg så snart som mulig med en avgjørelse.
Vær oppmerksom på at selv om vi streber etter å imøtekomme alle permisjonsforespørsler, kan det være tilfeller der vi må prioritere basert på forretningsbehov. Vær trygg på at jeg vil vurdere forespørselen din nøye og formidle resultatet til deg så raskt som mulig.
Takk for forståelsen.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Slik bekrefter du mottak av en e-post
La du merke til noe kjent med e-postbekreftelseseksemplene ovenfor? De følger alle samme format med en tydelig emnelinje, brødtekst og avmelding/neste trinn på slutten.
Å følge riktig format for bekreftelses-e-post gjør dem enklere – og raskere – å skrive. Så la oss vise deg hvordan!
Emnelinje for kvittering på e-post
Åpne innboksen din om morgenen, og du vil skanne gjennom e-postene for å se hva som skjer. Du bedømmer hva du skal åpne etter emnelinjen, ikke sant?
Det første personen vil se er e-postbekreftelsens emnelinje når den blinker opp i innboksen. Du bør holde det kort, enkelt og lett å forstå.
Det er bedre å vise i stedet for å fortelle, så her er et utvalg eksempler på e-postbekreftelse:
- Jeg kan bekrefte mottak av (hva enn det er)
- Takk for at du sendte meg (hva enn det er)
- Din e-post er her!
- Konformasjon: E-posten din er levert
- Jeg bekrefter mottak av søknaden din
Bruk ord som "erkjenne" og "bekreftelse" da de er grunnleggende begreper i virksomheten.
Kvitteringsbekreftelse e-posttekst
Hvis emnelinjen din passer, vil noen mennesker ikke engang gidder å lese meldingen din (beklager). Men la oss stole på at de gjør det og viser deg hvordan du skriver en.
Hovedformålet med e-postbekreftelse er å bekrefte at du har mottatt noe. Brødteksten din bør følge en enkel struktur: Begynn med en munter hilsen, kvitterer for mottak og oppgi flere detaljer (hvis nødvendig).
Det er kjernen i budskapet, men det er alltid verdt å starte med en positiv hilsen. Vi kan bygge vårt utvalg, og bekrefte mottak av et forslag.
"Takk for at du kontaktet meg og sendte forslaget."
Deretter vil du bekrefte at du har mottatt den og at alt er i orden.
"Jeg kan bekrefte at vi har mottatt forslaget ditt. Jeg har kort gjennomgått det, og alt vi har bedt om er der."
På dette tidspunktet kan du avslutte e-posten. Men du kan legge til flere detaljer i e-postbekreftelsen, inkludert litt mer informasjon om prosjektet.
"Nå jeg har mottatt forslaget ditt, jeg ønsket å dele noen detaljer om prosjektet. Du finner vedlagt (sett inn det du har lagt ved!).
Vi er på slutten av dette eksempelet på teksten, men hvis vi for eksempel bekreftet en permisjonsforespørsel, kunne vi gi et svar:
"Jeg kan bekrefte at permisjonsforespørselen din er godkjent."
Eller...
"Dessverre kan vi ikke godta permisjonsforespørselen din på dette tidspunktet."
La oss avslutte bekreftelses-e-postene våre med de neste trinnene og en avmelding.
Kvittering for kvittering på e-post/neste trinn
Du har bekreftet mottak av forslaget deres, men mottakeren vil vite hva du forventer å gjøre med den informasjonen – så la oss komme til det nå.
"Nå vi har mottatt forslaget ditt, vil vi vurdere det etter hvert."
Fortell dem når de kan forvente å høre noe. Datoer og frister er alltid gode.
"Vi vurderer alle forslag innen (sett inn dato). Vi forplikter oss til å svare deg innen (inkluder dato)."
Du kan legge til en siste takk for at du tok deg tid til å sende deg en melding:
"Nok en gang, takk for at du sendte meg en melding. Det settes pris på."
Til slutt, legg til en passende sign-off (takk, mange takk, vennlig hilsen osv.). Legg til navnet ditt og skriv inn kontaktinformasjonen din. Du er nesten klar til å sende, men før du gjør det, sjekk ut prinsippene våre for å skrive e-postbekreftelse!
E-post med bekreftelse – si "ja" som en proff!
Bekreftelses-e-poster er kjedelige, grunnleggende og kritiske i virksomheten. Det er bunnlinjen. Det er vanskelig å bli entusiastisk over bekreftelses-e-poster, men det er ingen unnskyldning for å være lat, gjøre grunnleggende feil eller unnlate å følge det profesjonelle formatet.
Vi holder fast ved regelen og vil at du skal gjøre det beste inntrykket på alle og enhver du sender e-post til. Så her er noen anerkjennelses-e-postproff-tips.
- Hold deg til reglene og bruk formatkonturene ovenfor. Bekreftelses-e-poster er ikke et sted å være kreativ.
- Ikke kast bort tid på å lage e-poster. Hold deg i stedet til formatet her, og lag profesjonelle meldinger på sekunder.
- Legg til alle detaljer. Så mange bekreftelses-e-poster kommer med instruksjoner, forespørsler og krav. Vi elsker punktpunkter og bruker dem til å liste opp punkter og svare på forespørsler.
- Pro-e-poster blir korrekturlest, stavekontrollert, grammatikkkontrollert og lest på nytt for klarhet. Selv i en så transaksjonell e-post som denne, er nøyaktighet avgjørende for å beholde ditt profesjonelle rykte.
- Hvis du sitter fast i et e-postspor, trenger litt e-postinspirasjon eller sliter med å finne de riktige ordene, prøv vår e-postgenerator . Det kan hjelpe deg med å produsere profesjonelle bekreftelses-e-poster på sekunder som er korrekturlest, sjekket og klare til bruk. Dessverre (på dette stadiet) kan den ikke gjøre resten av jobben din.
Konklusjon
Takk for at du leste så langt! Vi anerkjenner ditt engasjement for læring og faglig forbedring.
Hvis du har lest og forstått ordene våre på nytt, bør du nå være en ekspert på e-postbekreftelse med ferdighetene og selvtilliten til å lage din egen. Hvis du følger våre råd og grunnleggende prinsipper, vil du klare deg fint med å skrive effektive bekreftelses-e-poster. Hold dem korte, enkle å lese og profesjonelle (og følg alltid våre 10 prinsipper!).