Telah mengirim sesuatu dan perlu mengonfirmasi balasan? Anda menjelaskan email pengakuan. Jika Anda seperti kami dan bekerja di kantor, Anda akan sering mendapati diri Anda menulis email tanda terima konfirmasi, namun apakah Anda melakukannya dengan benar?
Bayangkan email pengakuan sebagai anggukan kepala. Anda telah menerima email tersebut, membacanya, dan mengambil tindakan berdasarkan email tersebut. Pekerjaan selesai. Lihat, kami sudah bilang itu mudah.
Untuk membantu Anda menghindari rasa malu atas pengakuan, kami mengembalikan semuanya ke dasar-dasar email, menunjukkan kepada Anda format email pengakuan yang benar. Tentu saja, kami juga menyediakan beberapa baris subjek super, menyediakan template yang sesuai, dan menguraikan beberapa prinsip dasar.
Dalam artikel ini, Anda juga dapat meninjau 5 contoh email pengakuan, termasuk:
- Akui penerimaan email
- Mengakui penerimaan lamaran pekerjaan
- Mengakui penerimaan faktur
- Mengakui bahwa dokumen/laporan terlambat
- Terima email permintaan cuti
Bersiaplah untuk menulis email tanda terima konfirmasi yang lebih baik dengan HIX.AI
Apa itu email pengakuan?
Jika seseorang mengirimi Anda sesuatu, membalasnya dengan sopan (kan?). Itu adalah email tanda terima konfirmasi , disebut juga email pengakuan. Sederhananya, pesan pengakuan dikirim untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima sesuatu.
Itu bisa berupa lamaran, dokumen, faktur, atau permintaan cuti. Biasanya ada sesuatu yang penting yang ingin mereka konfirmasikan bahwa Anda telah menerima dan menindaklanjutinya.
Mengakui tanda terima berarti membuat orang lain merasa nyaman. Mereka tahu Anda telah menerimanya dan (yang terpenting) akan menindaklanjutinya. Jadi mengakui penerimaan email secara efektif mengatakan: "Saya menerima ini dan akan segera membalasnya".
Jika hal ini membingungkan atau tidak masuk akal saat ini, lihatlah contohnya di sini. Mereka akan membantu mewujudkan segalanya.
5 contoh email tanda terima konfirmasi
Oke, mari kita mulai membuat beberapa contoh untuk menunjukkan cara melakukannya. Berikut adalah 5 contoh email pengakuan untuk Anda mulai:
Konfirmasikan penerimaan email
Ini adalah email yang cukup mendasar dan umum yang dapat Anda gunakan untuk mengonfirmasi penerimaan email apa pun. Dalam email tersebut, Anda mengucapkan terima kasih, menyatakan tanda terima, dan menjelaskan langkah selanjutnya.
Hal hebat tentang templat pengakuan email ini adalah templat ini berlaku untuk (hampir) semua situasi.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih atas email Anda. Saya mengonfirmasi bahwa saya telah menerimanya dan akan meninjau isinya sesegera mungkin.
Selanjutnya, saya akan mendiskusikan masalah ini dengan tim saya untuk memberikan tanggapan yang komprehensif kepada Anda. Jika ada hal mendesak yang memerlukan perhatian segera, harap beri tahu saya.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Konfirmasi penerimaan lamaran kerja
Orang-orang menghabiskan waktu berjam-jam (berhari-hari, atau bahkan berminggu-minggu!) untuk memikirkan lamaran pekerjaan, jadi mengakui tanda terima melalui email adalah tindakan yang sopan. Contoh konfirmasi email ini menyatakan apa pekerjaannya, tenggat waktu tanggapannya, dan langkah selanjutnya dalam proses tersebut.
Merupakan ide bagus untuk menyiapkan template jika Anda terlibat dalam proses rekrutmen!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih telah mengirimkan lamaran Anda untuk posisi [ Jabatan ] di [ Nama Perusahaan ] . Kami menghargai minat Anda untuk bergabung dengan tim kami.
Batas waktu tanggapan lamaran adalah [ Tanggal Batas Waktu ] . Kami akan meninjau permohonan Anda dengan cermat dan menghubungi Anda jika kualifikasi Anda sesuai dengan persyaratan kami.
Selama proses evaluasi, jangan ragu untuk menghubungi Anda jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut. Kami akan melakukan yang terbaik untuk merespons dengan segera.
Sekali lagi terima kasih atas waktu dan minat Anda pada [ Nama Perusahaan ] . Kami akan segera menghubungi Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Mengakui penerimaan faktur
Mendapatkan bayaran adalah prioritas bagi setiap bisnis, jadi mereka memerlukan konfirmasi bahwa faktur mereka telah tiba. Contoh konfirmasi email ini menyatakan bahwa faktur telah diterima, sehingga memberikan keyakinan kepada pengirim bahwa faktur tersebut akan dibayar.
Jika ada masalah dalam faktur, Anda dapat menyampaikannya dalam contoh ini dan menyelesaikannya sebelum Anda membayar sejumlah uang!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Email ini untuk menyatakan bahwa kami telah menerima faktur Anda [ Nomor Faktur ] tertanggal [ Tanggal Faktur ] sejumlah [ Jumlah Faktur ] .
< p>Kami menghargai ketepatan Anda dalam mengirimkan faktur dan meyakinkan Anda bahwa kami akan memprosesnya tepat waktu. Kami berusaha untuk menangani semua pembayaran dengan segera untuk menjaga hubungan bisnis yang baik.Jika ada perbedaan atau jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi departemen hutang kami di [ Hubungi Email/Telepon Nomor ] .
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap dapat melanjutkan kolaborasi kami.
Salam,
[ Nama Anda ]
Mengakui bahwa dokumen/laporan terlambat
Terkadang Anda harus mengakui bahwa ada sesuatu yang salah. Dalam contoh email pengakuan ini, kami mohon maaf karena ada sesuatu yang terlambat. Mengakui kesalahan adalah tahap pertama dalam proses pemilahan – jadi lakukanlah dengan cepat, sopan, dan profesional.
Bagaimana? Dengan memeriksa contoh email pengakuan kami (tentu saja).
Terima email permintaan cuti
Anggota tim kemungkinan besar akan kewalahan dengan permintaan cuti mereka, jadi sangat penting untuk menyetujuinya sesegera mungkin. Meskipun Anda mungkin tidak dapat langsung memberikan jawaban, contoh email pengakuan ini mengonfirmasi bahwa jawaban telah diterima dan Anda akan mengambil tindakan. Inilah cara mengabulkan permintaan cuti!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih telah mengirimkan permohonan cuti Anda. Saya mengakui bahwa saya telah menerimanya dan memahami kebutuhan Anda akan waktu istirahat. Saya akan meninjau permintaan Anda dan menghubungi Anda sesegera mungkin dengan keputusan.
Harap diperhatikan bahwa meskipun kami berusaha untuk mengakomodasi semua permintaan cuti, mungkin ada saat-saat di mana kami perlu membuat prioritas berdasarkan kebutuhan bisnis. Yakinlah bahwa saya akan mempertimbangkan permintaan Anda dengan hati-hati dan segera menyampaikan hasilnya kepada Anda.
Terima kasih atas pengertian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Bagaimana cara mengakui penerimaan email
Apakah Anda melihat sesuatu yang familier tentang contoh email pengakuan di atas? Semuanya mengikuti format yang sama dengan baris subjek yang jelas, body copy, dan langkah penandatanganan/selanjutnya di bagian akhir.
Mengikuti format email pengakuan yang benar membuat mereka lebih mudah – dan lebih cepat – untuk menulis. Jadi mari kita tunjukkan caranya!
Baris subjek email tanda terima pengakuan
Buka kotak masuk Anda di pagi hari, dan Anda akan memindai email untuk melihat apa yang terjadi. Anda menilai apa yang harus dibuka berdasarkan baris subjek, bukan?
Hal pertama yang akan dilihat orang tersebut adalah baris subjek email pengakuan Anda yang muncul di kotak masuk mereka. Anda sebaiknya membuatnya singkat, sederhana, dan mudah dimengerti.
Lebih baik menunjukkan daripada memberi tahu, jadi berikut adalah pilihan contoh baris subjek email pengakuan:
- Saya dapat mengakui penerimaan (apa pun itu)
- Terima kasih telah mengirimkanku (apa pun itu)
- Email Anda ada di sini!
- Konformasi: Email Anda telah terkirim
- Saya mengakui telah menerima lamaran Anda
Gunakan kata-kata seperti “pengakuan” dan “konfirmasi” karena merupakan istilah dasar dalam bisnis.
Salinan badan email tanda terima pengakuan
Jika baris subjek Anda cocok, beberapa orang bahkan tidak akan repot-repot membaca pesan Anda (maaf). Tapi, percayalah mereka melakukannya dan tunjukkan cara menulisnya.
Tujuan utama email pengakuan adalah untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima sesuatu. Body copy Anda harus mengikuti struktur sederhana: dimulai dengan sapaan ceria, tanda terima, dan berikan detail lebih lanjut (jika diperlukan).
Itulah inti pesannya, namun ada baiknya selalu dimulai dengan sapaan positif. Kita dapat membangun sampel kita, mengakui penerimaan proposal.
“Terima kasih telah menghubungi saya dan mengirimkan proposal Anda.”
Selanjutnya, Anda ingin mengonfirmasi bahwa Anda telah menerimanya dan semuanya beres.
“Saya dapat mengonfirmasi bahwa kami telah menerima proposal Anda. Saya telah meninjaunya secara singkat, dan semua yang kami minta ada di sana.”
Pada titik ini, Anda dapat mengakhiri email. Namun Anda dapat menambahkan lebih banyak detail ke email pengakuan Anda, termasuk beberapa informasi lebih lanjut tentang proyek tersebut.
"Sekarang saya telah menerima proposal Anda, saya ingin berbagi beberapa detail tentang proyek tersebut. Anda dapat menemukannya terlampir (masukkan apa yang telah Anda lampirkan!).
Kita berada di akhir contoh body copy ini, tapi jika kita mengakui permintaan cuti, misalnya, kita bisa memberikan jawabannya:
“Saya dapat memastikan bahwa permintaan cuti Anda telah disetujui.”
Atau...
“Sayangnya, kami tidak dapat menyetujui permintaan cuti Anda saat ini.”
Mari kita selesaikan email pengakuan kita dengan langkah selanjutnya dan penandatanganan.
Penandatanganan email tanda terima konfirmasi/langkah selanjutnya
Anda telah mengakui penerimaan proposal mereka, namun penerima ingin tahu apa yang Anda harapkan dari informasi tersebut – jadi mari kita bahas sekarang.
“Sekarang kami telah menerima proposal Anda, kami akan meninjaunya pada waktunya.”
Beri tahu mereka kapan mereka bisa mendengar sesuatu. Tanggal dan tenggat waktu selalu bagus.
"Kami sedang meninjau semua proposal paling lambat (masukkan tanggal). Kami berkomitmen untuk merespons Anda paling lambat (masukkan tanggal)."
Anda dapat menambahkan ucapan terima kasih terakhir karena telah meluangkan waktu untuk mengirimi Anda pesan:
"Sekali lagi, terima kasih telah mengirimi saya pesan. Saya sangat menghargainya."
Terakhir, tambahkan tanda tangan yang sesuai (terima kasih, terima kasih banyak, salam, dll.). Tambahkan nama Anda dan masukkan detail kontak Anda. Anda hampir siap mengirim, tetapi sebelum melakukannya, lihat prinsip kami dalam menulis email pengakuan!
Email pengakuan – katakan "ya" seperti seorang profesional!
Email pengakuan membosankan, mendasar, dan penting dalam bisnis. Itulah intinya. Sulit untuk menjadi antusias dengan email pengakuan, tapi itu bukan alasan untuk bermalas-malasan, membuat kesalahan mendasar, atau gagal mengikuti format profesional.
Kami berpegang teguh pada aturan dan ingin Anda memberikan kesan terbaik pada siapa pun dan semua orang yang Anda kirimi email. Jadi, inilah beberapa tip pro email pengakuan.
- Patuhi aturan dan gunakan format yang diuraikan di atas. Email pengakuan bukanlah tempat untuk berkreasi.
- Jangan buang waktu membuat email. Sebaliknya, tetap gunakan format di sini, dan buat pesan pro dalam hitungan detik.
- Tambahkan semua detail. Begitu banyak email pengakuan yang disertai instruksi, permintaan, dan persyaratan. Kami menyukai poin-poin penting dan menggunakannya untuk mencantumkan poin-poin dan menanggapi permintaan.
- Email profesional dikoreksi, diperiksa ejaannya, diperiksa tata bahasanya, dan dibaca ulang untuk kejelasan. Bahkan dalam email yang bersifat transaksional seperti ini, keakuratan sangat penting untuk menjaga reputasi profesional Anda.
- Jika Anda terjebak dalam rutinitas email, memerlukan inspirasi email, atau kesulitan menemukan kata yang tepat, cobalah pembuat email kami. Ini dapat membantu Anda menghasilkan email pengakuan profesional dalam hitungan detik yang sudah dikoreksi, diperiksa, dan siap digunakan. Sayangnya (pada tahap ini) ia tidak dapat melakukan sisa pekerjaan Anda.
Kesimpulan
Terima kasih telah membaca sejauh ini! Kami mengakui komitmen Anda terhadap pembelajaran dan peningkatan profesional.
Jika Anda telah membaca kembali dan memahami kata-kata kami, Anda sekarang harus menjadi ahli email pengakuan dengan keterampilan dan kepercayaan diri untuk membuat kata-kata Anda sendiri. Jika Anda mengikuti saran dan prinsip dasar kami, Anda akan baik-baik saja dalam menulis email pengakuan yang efektif. Buatlah tetap singkat, mudah dibaca, dan profesional (dan selalu ikuti 10 prinsip kami!).