كيفية تأكيد استلام البريد الإلكتروني (5 نماذج ونماذج)

هل تم إرسال شيء وتحتاج إلى تأكيده في الرد؟ أنت تصف رسالة بريد إلكتروني للإقرار. إذا كنت مثلنا وتعمل في أحد المكاتب، فستجد نفسك تكتب بانتظام رسائل بريد إلكتروني لإيصال التأكيد، ولكن هل تفعل ذلك بشكل صحيح؟

فكر في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاعتراف بأنها إيماءات بالرأس. لقد تلقيت البريد الإلكتروني، وقرأته، وتعمل على تنفيذه. تم إنجاز المهمة. انظر، قلنا لك أنه كان سهلا.

ولمساعدتك على تجنب الإحراج الناتج عن الإقرار، فإننا نعيد الأمور إلى أساسيات البريد الإلكتروني، ونعرض لك تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح للإقرار. بالطبع، نقدم أيضًا بعض سطور المواضيع الفائقة، ونوفر قالبًا مناسبًا، ونحدد بعض المبادئ الأساسية.

في هذه المقالة، ستتمكن أيضًا من مراجعة 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني للإقرار، بما في ذلك:

• الإقرار باستلام رسالة بريد إلكتروني
• الإقرار باستلام طلب الوظيفة
• الإقرار باستلام الفاتورة
• الإقرار بأن المستند/التقرير متأخر
• الاعتراف بالبريد الإلكتروني لطلب الإجازة

استعد لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل لاستلام التأكيد باستخدام HIX.AI

ما هو البريد الإلكتروني الاعتراف؟

إذا أرسل لك شخص ما شيئًا ما، فمن الأدب أن تكتب له ردًا (أليس كذلك؟). هذه رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني ، تُسمى أيضًا بريدًا إلكترونيًا للإقرار. ببساطة، يتم إرسال رسائل الإقرار لتأكيد استلامك لشيء ما.

يمكن أن يكون ذلك طلبًا أو مستندًا أو فاتورة أو طلب إجازة. عادةً ما يكون هذا أمرًا مهمًا يريدون تأكيد أنك تلقيته وأنك تتصرف بناءً عليه.

إن الإقرار بالإيصال يعني إراحة الشخص الآخر. إنهم يعلمون أنك تلقيتها و(بشكل حاسم) سوف يتصرفون بناءً على ذلك. لذا فإن الإقرار باستلام رسالة بريد إلكتروني يعني فعليًا القول: "لقد حصلت على هذا وسوف أقوم بالرد قريبًا".

إذا كان هذا مربكًا أو غير منطقي في هذه المرحلة، فقم بإلقاء نظرة على العينات هنا. سوف يساعدون في جلب الأشياء إلى الحياة.

5 نماذج لتأكيد استلام البريد الإلكتروني

حسنًا، لنبدأ في إنشاء بعض الأمثلة لتوضيح كيفية القيام بذلك. إليك 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني للإقرار لتبدأ بها:

كيفية الإقرار باستلام البريد الإلكتروني

هل لاحظت أي شيء مألوف بشأن نماذج البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار أعلاه؟ تتبع جميعها نفس التنسيق مع سطر موضوع واضح ونسخة أساسية وتسجيل الخروج/الخطوات التالية في النهاية.

إن اتباع تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح للإقرار يجعل كتابتها أسهل وأسرع. لذلك دعونا نظهر لك كيف!

إقرار استلام البريد الإلكتروني سطر الموضوع

افتح صندوق الوارد الخاص بك في الصباح، وسوف تقوم بمسح رسائل البريد الإلكتروني لمعرفة ما يحدث. أنت تحكم على ما يجب فتحه من خلال سطر الموضوع، أليس كذلك؟

أول شيء سيراه الشخص هو سطر موضوع البريد الإلكتروني الخاص بك عند ظهوره في صندوق الوارد الخاص به. ستحتاج إلى إبقائها قصيرة وبسيطة وسهلة الفهم.

من الأفضل أن تعرض بدلاً من أن تقول، لذا إليك مجموعة مختارة من نماذج سطر موضوع البريد الإلكتروني للإقرار:

• يمكنني الإقرار باستلام (مهما كان)
• شكرا لارسال لي (مهما كان)
• بريدك الإلكتروني هنا!
• التشكل: تم تسليم البريد الإلكتروني الخاص بك
• أقر باستلام طلبك

استخدم كلمات مثل "الاعتراف" و"التأكيد" لأنها مصطلحات أساسية في مجال الأعمال.

نسخة من البريد الإلكتروني لإيصال الإقرار

إذا كان سطر الموضوع مناسبًا، فلن يكلف بعض الأشخاص أنفسهم عناء قراءة رسالتك (عذرًا). ولكن، دعونا نثق في أنهم يفعلون ذلك ونوضح لك كيفية كتابة واحدة.

الغرض الرئيسي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاستلام هو تأكيد أنك تلقيت شيئًا ما. يجب أن تتبع نسخة جسدك هيكلًا بسيطًا: ابدأ بتحية مبهجة، وأقر بالاستلام، وقدم المزيد من التفاصيل (إذا لزم الأمر).

هذا هو جوهر الرسالة، لكن الأمر يستحق دائمًا البدء بتحية إيجابية. يمكننا بناء عينتنا، مع الإقرار باستلام الاقتراح.

"شكرًا لاتصالك بي وإرسال اقتراحك."

بعد ذلك، ستحتاج إلى تأكيد أنك قد استلمته وأن كل شيء على ما يرام.

"أستطيع أن أؤكد أننا تلقينا اقتراحك. لقد راجعته لفترة وجيزة، وكل ما طلبناه موجود هناك."

عند هذه النقطة، يمكنك إنهاء البريد الإلكتروني. ولكن يمكنك إضافة المزيد من التفاصيل إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار، بما في ذلك بعض المعلومات الإضافية حول المشروع.

"لقد تلقيت الآن اقتراحك، وأردت مشاركة بعض التفاصيل حول المشروع. يمكنك العثور على المرفق (أدخل ما أرفقته!).

نحن في نهاية هذا المثال، ولكن إذا كنا نعترف بطلب الإجازة، على سبيل المثال، فيمكننا تقديم إجابة:

"أستطيع أن أؤكد أنه قد تمت الموافقة على طلب الإجازة الخاص بك."

أو...

"لسوء الحظ، لا يمكننا الموافقة على طلب الإجازة الخاص بك في هذا الوقت."

فلنختتم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار بالخطوات التالية وتسجيل الخروج.

إقرار استلام البريد الإلكتروني تسجيل الخروج/الخطوات التالية

لقد أقرت باستلام عرضهم، ولكن المتلقي سيرغب في معرفة ما تتوقع أن تفعله بهذه المعلومات - لذا دعنا نصل إلى ذلك الآن.

"لقد تلقينا الآن اقتراحك، وسنقوم بمراجعته في الوقت المناسب."

أخبرهم عندما يتوقعون سماع شيء ما. التواريخ والمواعيد النهائية دائمًا رائعة.

"نحن نراجع جميع المقترحات بحلول (أدخل التاريخ). ونلتزم بالرد عليك بحلول (أدخل التاريخ)."

يمكنك إضافة كلمة شكر أخيرة على الوقت الذي أمضيته في إرسال رسالة إليك:

"مرة أخرى، شكرًا على مراسلتي. إنه موضع تقدير."

أخيرًا، أضف توقيعًا مناسبًا (شكرًا، جزيل الشكر، أطيب التحيات، وما إلى ذلك). أضف اسمك وقم بإسقاط تفاصيل الاتصال الخاصة بك. أنت على وشك الانتهاء من الإرسال، ولكن قبل أن تفعل ذلك، راجع مبادئنا الخاصة بكتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار!

رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار - قل "نعم" مثل المحترفين!

تعتبر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار مملة وأساسية وحاسمة في مجال الأعمال. هذا هو بيت القصيد. من الصعب أن تكون متحمسًا بشأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار، ولكن هذا ليس عذرًا للكسل أو ارتكاب أخطاء أساسية أو الفشل في اتباع التنسيق الاحترافي.

نحن ملتزمون بالقاعدة ونريدك أن تترك أفضل انطباع لدى أي شخص وكل شخص تراسله عبر البريد الإلكتروني. لذا، إليك بعض النصائح الاحترافية الخاصة برسائل الإقرار بالبريد الإلكتروني.

• التزم بالقواعد واستخدم الخطوط العريضة للتنسيق أعلاه. رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار ليست مكانًا للإبداع.
• لا تضيع الوقت في صياغة رسائل البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك، التزم بالتنسيق هنا وأنتج رسائل احترافية في ثوانٍ.
• أضف كافة التفاصيل. تأتي العديد من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإقرار مع التعليمات والطلبات والمتطلبات. نحن نحب النقاط النقطية ونستخدمها لسرد النقاط والرد على الطلبات.
• يتم تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية وتدقيقها الإملائي والتدقيق النحوي وإعادة قراءتها من أجل الوضوح. حتى في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات مثل هذه، فإن الدقة ضرورية للحفاظ على سمعتك الاحترافية.
• إذا كنت عالقًا في روتين البريد الإلكتروني، أو كنت بحاجة إلى بعض الإلهام عبر البريد الإلكتروني، أو كنت تواجه صعوبة في العثور على الكلمات الصحيحة، فجرّب منشئ البريد الإلكتروني الخاص بنا. يمكن أن يساعدك في إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية للإقرار في ثوانٍ، والتي يتم تدقيقها وفحصها وجاهزيتها للانطلاق. للأسف (في هذه المرحلة) لا يمكنه القيام ببقية عملك.

خاتمة

شكرا لقراءة هذا بكثير! نحن نقدر التزامك بالتعلم والتحسين المهني.

إذا كنت قد أعدت قراءة كلماتنا وفهمتها، فيجب أن تكون الآن خبيرًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشكر وتتمتع بالمهارات والثقة اللازمة لإنشاء رسائل خاصة بك. إذا اتبعت نصائحنا ومبادئنا الأساسية، فسوف تكون قادرًا على كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة للإقرار. اجعلها قصيرة وسهلة القراءة واحترافية (واتبع دائمًا مبادئنا العشرة!).