Bir şey gönderildi ve bir yanıtla onaylamanız mı gerekiyor? Bir onay e-postasını açıklıyorsunuz. Eğer siz de bizim gibiyseniz ve bir ofiste çalışıyorsanız, kendinizi düzenli olarak onay makbuzu e-postaları yazarken bulacaksınız, ancak bunu doğru mu yapıyorsunuz?
Onay e-postalarını baş sallamalar olarak düşünün. E-postayı aldınız, okudunuz ve ona göre hareket ediyorsunuz. İş bitmiş. Bakın, size bunun kolay olduğunu söylemiştik.
Onaylama utancından kaçınmanıza yardımcı olmak için, işleri e-postanın temellerine indirgeyerek size doğru onay e-postası biçimini gösteriyoruz. Elbette bazı süper konu satırları da sağlıyoruz, uygun bir şablon sağlıyoruz ve bazı temel ilkelerin ana hatlarını çiziyoruz.
Bu makalede ayrıca aşağıdakiler de dahil olmak üzere 5 teşekkür e-postası örneğini inceleyebileceksiniz:
- Bir e-postanın alındığını onaylayın
- İş başvurusunun alındığını onaylama
- Faturanın alındığını onaylayın
- Bir belgenin/raporun geciktiğini kabul edin
- İzin isteği e-postasını onaylayın
HIX.AI ile daha iyi onay alındı e-postaları yazmaya hazır olun.
Onay e-postası nedir?
Birisi size bir şey gönderirse cevap yazmanız kibarlıktır (değil mi?). Bu, onay e-postası olarak da adlandırılan bir onay alındı e-postasıdır. Basitçe söylemek gerekirse, bir şey aldığınızı onaylamak için onay mesajları gönderilir.
Bu bir başvuru, bir belge, bir fatura veya bir izin talebi olabilir. Aldığınızı ve buna göre hareket ettiğinizi onaylamak istedikleri genellikle önemli bir şeydir.
Bir makbuzu kabul etmek, diğer kişiyi rahatlatmakla ilgilidir. Bunu aldığınızı biliyorlar ve (en önemlisi) buna göre hareket edecekler. Yani bir e-postanın alındığını onaylamak, etkili bir şekilde "Bunu aldım ve yakında yanıtlayacağım" demek anlamına gelir.
Bu, kafa karıştırıcıysa veya bu noktada pek bir anlam ifade etmiyorsa, buradaki örneklere bir göz atın. Bir şeyleri hayata geçirmeye yardımcı olacaklar.
5 onay alındı e-posta örneği
Tamam, size bunun nasıl yapıldığını gösterecek bazı örnekler oluşturmaya başlayalım. Başlamanıza yardımcı olacak 5 teşekkür e-postası örneği:
Bir e-postanın alındığını onaylayın
Bu, herhangi bir e-postanın alındığını onaylamak için kullanabileceğiniz oldukça basit ve genel bir e-postadır. E-postada teşekkür eder, alındıyı onaylar ve sonraki adımları belirlersiniz.
Bu e-posta onay şablonunun en güzel yanı, (neredeyse) tüm durumlar için geçerli olmasıdır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
E-postanız için teşekkür ederiz. Aldığımı onaylıyorum ve mümkün olan en kısa sürede içeriğini inceleyeceğim.
Daha sonra, size kapsamlı bir yanıt verebilmek için konuyu ekibimle görüşeceğim. Derhal ilgilenilmesi gereken acil bir konu varsa lütfen bana bildirin.
İlginiz için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
İş başvurusunun alındığını onaylayın
İnsanlar iş başvuruları üzerinde saatlerce (günler, hatta haftalar!) ter döküyorlar, bu nedenle başvurunun e-postayla onaylanması yalnızca kibarlıktır. Bu e-posta onay örneği işin ne olduğunu, yanıtlar için son tarihi ve süreçteki sonraki adımları belirtir.
Bir işe alım sürecine dahilseniz kullanıma hazır bir şablona sahip olmak iyi bir fikirdir!
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
[ Şirket Adı ] şirketindeki [ İş Unvanı ] pozisyonuna başvurunuzu gönderdiğiniz için teşekkür ederiz. Ekibimize katılmakla ilgilendiğiniz için teşekkür ederiz.
Başvuru yanıtları için son tarih [ Son Tarih ] tir. Başvurunuzu dikkatli bir şekilde inceleyeceğiz ve nitelikleriniz gereksinimlerimize uyuyorsa sizinle iletişime geçeceğiz.
Değerlendirme süreci sırasında herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla bilgiye ihtiyaç duyarsanız lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Derhal yanıt vermek için elimizden geleni yapacağız.
[ Şirket Adı ] na zaman ayırdığınız ve gösterdiğiniz ilgi için tekrar teşekkür ederiz. Yakında sizinle iletişime geçeceğiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Faturanın alındığını onaylayın
Ödeme almak her işletme için bir önceliktir, bu nedenle faturalarının ulaştığına dair onay isteyeceklerdir. Bu e-posta alındı örneği, faturanın alındığını belirtir ve gönderene ödeme yapılacağına dair güven verir.
Faturada herhangi bir sorun varsa, bunları bu örnekte dile getirebilir ve herhangi bir para ödemeden önce bunları sıralayabilirsiniz!
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Bu e-posta, [ Fatura Tutarı ] tutarındaki [ Fatura Tarihi ] tarihli faturanızı [ Fatura Numarası ] aldığımızı onaylamak için gönderilmiştir.
< p>Faturayı hızlı bir şekilde göndermenizi takdir ediyoruz ve faturayı zamanında işleme koyacağımızı garanti ediyoruz. İyi bir iş ilişkisi sürdürmek için tüm ödemeleri derhal halletmeye çalışıyoruz.Herhangi bir tutarsızlık varsa veya daha fazla bilgiye ihtiyaç duyarsanız, lütfen borç hesapları departmanımızla [ E-posta/Telefonla iletişime geçin. Sayı ] .
İlginiz ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz. İşbirliğimizi sürdürmeyi sabırsızlıkla bekliyoruz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Bir belgenin/raporun geciktiğini kabul edin
Bazen bir şeylerin yanlış olduğunu kabul etmeniz gerekir. Bu teşekkür e-postası örneğinde, bir şeyler geciktiği için özür dileriz. Bir hatayı kabul etmek, onu çözme sürecinin ilk aşamasıdır; bu yüzden bunu hızlı, kibar ve profesyonel bir şekilde yapın.
Nasıl? Onay e-postası örneğimize göz atarak (tabii ki).
İzin isteği e-postasını onaylayın
Ekip üyelerinin izin talepleri üzerinde ter dökmesi muhtemeldir, bu nedenle bu isteklerin mümkün olan en kısa sürede kabul edilmesi önemlidir. Hemen bir yanıt veremeseniz de, bu onay e-postası örneği, yanıtın alındığını ve buna göre hareket edeceğinizi doğrular. Bir izin talebi bu şekilde kabul edilir!
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
İzin isteğinizi gönderdiğiniz için teşekkür ederiz. Bu belgeyi aldığımı ve izin ihtiyacınızı anladığımı onaylıyorum. Talebinizi inceleyip en kısa sürede size bir kararla geri döneceğim.
Tüm izin taleplerini karşılamaya çalışırken, iş ihtiyaçlarına göre öncelik vermemiz gereken durumlar olabileceğini lütfen unutmayın. İsteğinizi dikkatle değerlendireceğimden ve sonucu size hemen ileteceğimden emin olabilirsiniz.
Anlayışınız için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Bir e-postanın alındığı nasıl onaylanır?
Yukarıdaki teşekkür e-postası örneklerinde tanıdık bir şey fark ettiniz mi? Hepsi aynı formatı takip ediyor; net bir konu satırı, gövde metni ve sondaki imza/sonraki adımlar.
Doğru onay e-postası biçimini takip etmek bunların yazılmasını daha kolay ve daha hızlı hale getirir. O halde size nasıl yapılacağını gösterelim!
Onay alındı e-postasının konu satırı
Sabah gelen kutunuzu açtığınızda, neler olduğunu görmek için e-postalarınızı tarayacaksınız. Neyi açacağına konu satırına göre karar veriyorsun, değil mi?
Kişinin göreceği ilk şey, gelen kutusunda yanıp sönen onay e-postasının konu satırıdır. Kısa, basit ve anlaşılması kolay tutmak isteyeceksiniz.
Anlatmak yerine göstermek daha iyidir, bu nedenle burada onay e-postası konu satırı örneklerinden bir seçki bulabilirsiniz:
- (Her ne ise) alındığını onaylayabilirim
- Bana gönderdiğiniz için teşekkürler (her ne ise)
- E-postanız burada!
- Uyumluluk: E-postanız teslim edildi
- Başvurunuzun alındığını onaylıyorum
İş dünyasının temel terimleri olan "kabul" ve "onay" gibi kelimeleri kullanın.
Onay alındı e-postasının gövde kopyası
Eğer konu satırınız uygunsa, bazı kişiler mesajınızı okuma zahmetine bile girmeyecektir (kusura bakmayın). Ama hadi onların yaptıklarına güvenelim ve size nasıl yazılacağını gösterelim.
Onay e-postalarının temel amacı bir şey aldığınızı onaylamaktır. Ana metin basit bir yapıya sahip olmalıdır: Neşeli bir selamlamayla başlayın, makbuzu onaylayın ve (gerekiyorsa) daha fazla ayrıntı verin.
Mesajın özü budur, ancak her zaman olumlu bir selamlamayla başlamaya değer. Teklifin alındığını kabul ederek örneğimizi oluşturabiliriz.
"Benimle iletişime geçip teklifinizi gönderdiğiniz için teşekkür ederim."
Daha sonra, onu aldığınızı ve her şeyin yolunda olduğunu onaylamak isteyeceksiniz.
"Teklifinizi aldığımızı doğrulayabilirim. Teklifi kısaca inceledim ve talep ettiğimiz her şey mevcut."
Bu noktada e-postayı sonlandırabilirsiniz. Ancak onay e-postalarınıza projeyle ilgili daha fazla bilgi de dahil olmak üzere daha fazla ayrıntı ekleyebilirsiniz.
"Artık teklifinizi aldım, projeyle ilgili bazı detayları paylaşmak istedim. Ekte bulabilirsiniz (eklediğinizi ekleyin!).
Bu ana metin örneğinin sonuna geldik, ancak örneğin bir izin talebini kabul ediyor olsaydık bir yanıt verebilirdik:
"İzin talebinizin kabul edildiğini doğrulayabilirim."
Veya...
"Maalesef izin talebinizi şu anda kabul edemiyoruz."
Onay e-postalarımızı sonraki adımlarla ve imzayla tamamlayalım.
Onay alındı e-postası imzalama/sonraki adımlar
Teklifini aldığınızı kabul ettiniz, ancak alıcı bu bilgiyle ne yapmayı beklediğinizi bilmek isteyecektir; o halde şimdi bu konuya geçelim.
"Artık teklifinizi aldık, zamanı gelince inceleyeceğiz."
Onlara ne zaman bir şey duymayı bekleyebileceklerini söyleyin. Tarihler ve son teslim tarihleri her zaman mükemmeldir.
"Tüm teklifleri (tarih ekleyin) tarihine kadar inceliyoruz. Size (tarih ekleyin) tarihine kadar yanıt vereceğimizi taahhüt ediyoruz."
Size mesaj göndermeye zaman ayırdığınız için son bir teşekkür ekleyebilirsiniz:
"Bana mesaj gönderdiğin için bir kez daha teşekkürler. Takdir ediyorum."
Son olarak uygun bir imza ekleyin (teşekkürler, çok teşekkürler, saygılarımla, vb.). Adınızı ekleyin ve iletişim bilgilerinizi bırakın. Göndermeye neredeyse hazırsınız, ancak göndermeden önce onay e-postası yazma ilkelerimize göz atın!
Onay e-postaları – bir profesyonel gibi "evet" deyin!
Onay e-postaları iş hayatında sıkıcı, basit ve kritiktir. Sonuç bu. Onay e-postaları konusunda heyecanlanmak zordur, ancak bu tembel olmak, temel hatalar yapmak veya profesyonel formatı takip etmemek için mazeret değildir.
Biz kurallara çok bağlıyız ve e-posta gönderdiğiniz herkes üzerinde en iyi izlenimi bırakmanızı istiyoruz. İşte bazı onay e-postası profesyonel ipuçları.
- Kurallara sadık kalın ve yukarıdaki format ana hatlarını kullanın. Onay e-postaları yaratıcı olunacak bir yer değildir.
- E-posta hazırlamakla zaman kaybetmeyin. Bunun yerine buradaki formata sadık kalın ve profesyonel mesajları saniyeler içinde üretin.
- Tüm ayrıntıları ekleyin. Pek çok onay e-postası talimatlar, istekler ve gereksinimlerle birlikte gelir. Madde işaretlerini seviyoruz ve bunları noktaları listelemek ve isteklere yanıt vermek için kullanıyoruz.
- Profesyonel e-postalar düzeltilir, yazım denetimi yapılır, dilbilgisi kontrolü yapılır ve netlik sağlamak amacıyla yeniden okunur. Bu kadar işlemsel bir e-postada bile profesyonel itibarınızı korumak için doğruluk çok önemlidir.
- Bir e-posta telaşına takılıp kaldıysanız, e-posta ilhamına ihtiyacınız varsa veya doğru kelimeleri bulmakta zorlanıyorsanız e-posta oluşturucumuzu deneyin. Birkaç saniye içinde düzeltilmiş, kontrol edilmiş ve kullanıma hazır profesyonel onay e-postaları oluşturmanıza yardımcı olabilir. Ne yazık ki (bu aşamada) işinizin geri kalanını yapamaz.
Çözüm
Buraya kadar okuduğunuz için teşekkürler! Öğrenmeye ve mesleki gelişime olan bağlılığınızı kabul ediyoruz.
Sözlerimizi yeniden okuyup anladıysanız, artık kendi e-postanızı oluşturabilecek beceri ve özgüvene sahip bir teşekkür e-postası uzmanı olmalısınız. Tavsiyelerimize ve temel ilkelerimize uyarsanız, etkili teşekkür e-postaları yazmanız sizin için sorun olmayacaktır. Bunları kısa, okunması kolay ve profesyonel tutun (ve her zaman 10 prensibimize uyun!).