วิธียืนยันการรับอีเมล (5 ตัวอย่างและเทมเพลต)

มีการส่งอะไรบางอย่างและจำเป็นต้องยืนยันในการตอบกลับหรือไม่? คุณกำลังอธิบายอีเมลตอบรับ หากคุณเป็นเหมือนเราและทำงานในสำนักงาน คุณจะพบว่าตัวเองเขียนอีเมลยืนยันการรับเป็นประจำ แต่คุณทำถูกต้องหรือไม่

คิดว่าอีเมลตอบรับเป็นการพยักหน้า คุณได้รับอีเมล อ่านแล้ว และกำลังดำเนินการตามนั้น งานเสร็จแล้ว. ดูสิเราบอกคุณว่ามันง่าย

เพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความลำบากใจในการรับทราบ เราจะตัดสิ่งต่างๆ กลับไปเป็นอีเมลพื้นฐาน โดยแสดงรูปแบบอีเมลตอบรับที่ถูกต้อง แน่นอนว่า เรายังจัดเตรียมหัวเรื่องพิเศษ จัดเตรียมเทมเพลตที่เหมาะสม และสรุปหลักการพื้นฐานบางประการด้วย

ในบทความนี้ คุณยังดูตัวอย่างอีเมลรับทราบได้ 5 ตัวอย่าง ซึ่งรวมถึง:

• รับทราบการรับอีเมล
• รับทราบการรับสมัครงาน
• รับทราบการรับใบแจ้งหนี้
• รับทราบว่าเอกสาร/รายงานล่าช้า
• รับทราบอีเมลขอลา

เตรียมเขียนอีเมลใบยืนยันที่ดีขึ้นด้วย HIX.AI

อีเมลตอบรับคืออะไร?

ถ้ามีคนส่งอะไรมาให้คุณ ก็สุภาพที่จะตอบกลับ (ใช่ไหม?) นั่นคือ อีเมลใบเสร็จรับเงินยืนยัน ซึ่งมีชื่ออีเมลตอบรับเช่นกัน พูดง่ายๆ ก็คือ ข้อความตอบรับจะถูกส่งไปเพื่อยืนยันว่าคุณได้รับบางสิ่งบางอย่าง

นั่นอาจเป็นใบสมัคร เอกสาร ใบแจ้งหนี้ หรือการขอลา โดยปกติแล้ว เป็นสิ่งที่สำคัญที่พวกเขาต้องการยืนยันว่าคุณได้รับและกำลังดำเนินการอยู่

การรับทราบใบเสร็จคือการทำให้อีกฝ่ายสบายใจ พวกเขารู้ว่าคุณได้รับมันแล้ว และ (สำคัญ) จะดำเนินการตามนั้น ดังนั้นการตอบรับอีเมลจึงเป็นการพูดว่า: "ฉันได้รับสิ่งนี้แล้วและจะตอบกลับเร็วๆ นี้"

หากสิ่งนี้น่าสับสนหรือไม่สมเหตุสมผลในตอนนี้ ลองดูตัวอย่างที่นี่ พวกเขาจะช่วยทำให้สิ่งต่าง ๆ มีชีวิตขึ้นมา

ตัวอย่างอีเมล์ใบเสร็จรับเงินยืนยัน 5 รายการ

ตกลง เรามาเริ่มสร้างตัวอย่างเพื่อแสดงให้คุณเห็นว่ามันเสร็จสิ้นอย่างไร นี่คือตัวอย่างอีเมลตอบรับ 5 ตัวอย่างเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้:

วิธีรับทราบการรับอีเมล

คุณสังเกตเห็นอะไรที่คุ้นเคยเกี่ยวกับตัวอย่างอีเมลตอบรับข้างต้นหรือไม่ ทั้งหมดใช้รูปแบบเดียวกันโดยมีหัวเรื่อง สำเนาเนื้อหา และขั้นตอนการลงนาม/ขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนในตอนท้าย

การปฏิบัติตามรูปแบบอีเมลตอบรับที่ถูกต้องทำให้เขียนได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น เรามาแสดงวิธีการกันเถอะ!

หัวเรื่องอีเมลใบเสร็จรับเงิน

เปิดกล่องจดหมายของคุณในตอนเช้า แล้วคุณจะสแกนอีเมลเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้น คุณตัดสินว่าจะเปิดอะไรด้วยหัวเรื่องใช่ไหม?

สิ่งแรกที่บุคคลนั้นจะเห็นคือหัวเรื่องอีเมลตอบรับของคุณเมื่อปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายของพวกเขา คุณจะต้องทำให้มันสั้น เรียบง่าย และเข้าใจง่าย

เป็นการดีกว่าที่จะแสดงแทนที่จะบอก ดังนั้นนี่คือตัวอย่างบรรทัดหัวเรื่องอีเมลตอบรับบางส่วน:

• ฉันสามารถรับทราบการรับ (ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม)
• ขอบคุณที่มาส่งฉัน(อะไรก็ได้)
• อีเมลของคุณอยู่ที่นี่!
• โครงสร้าง: อีเมลของคุณถูกส่งไปแล้ว
• ฉันรับทราบการรับใบสมัครของคุณ

ใช้คำเช่น “รับทราบ” และ “ยืนยัน” เป็นคำศัพท์พื้นฐานในการดำเนินธุรกิจ

สำเนาเนื้อหาอีเมลใบเสร็จรับเงิน

หากหัวเรื่องของคุณเหมาะสม บางคนจะไม่สนใจอ่านข้อความของคุณด้วยซ้ำ (ขออภัย) แต่เชื่อเถอะว่าพวกเขาทำและแสดงให้คุณเห็นวิธีการเขียน

วัตถุประสงค์หลักของอีเมลตอบรับคือเพื่อยืนยันว่าคุณได้รับบางสิ่งบางอย่าง สำเนาเนื้อหาของคุณควรมีโครงสร้างที่เรียบง่าย: เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่ร่าเริง รับทราบการตอบรับ และให้รายละเอียดเพิ่มเติม (หากจำเป็น)

นั่นคือแก่นของข้อความ แต่ก็ควรเริ่มต้นด้วยการทักทายเชิงบวกเสมอ เราสามารถสร้างตัวอย่างของเราโดยรับทราบการรับข้อเสนอ

"ขอบคุณที่ติดต่อฉันและส่งข้อเสนอของคุณ"

ถัดไป คุณจะต้องยืนยันว่าคุณได้รับมันแล้วและทุกอย่างเป็นไปตามลำดับ

“ฉันขอยืนยันได้ว่าเราได้รับข้อเสนอของคุณแล้ว ฉันได้ตรวจสอบมันโดยสรุปแล้ว และทุกสิ่งที่เราร้องขอก็อยู่ที่นั่น”

เมื่อถึงจุดนี้ คุณสามารถสิ้นสุดอีเมลได้ แต่คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมลงในอีเมลตอบรับของคุณได้ รวมถึงข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการด้วย

"ตอนนี้ฉันได้รับข้อเสนอของคุณแล้ว ฉันต้องการแบ่งปันรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับโครงการ คุณสามารถดูไฟล์แนบได้ (ใส่สิ่งที่คุณแนบมา!)

เรามาอยู่ท้ายตัวอย่างเนื้อหานี้ แต่หากเรารับทราบคำขอลา เราก็สามารถให้คำตอบได้:

“ฉันขอยืนยันว่าคำร้องขอลาของคุณได้รับการตกลงแล้ว”

หรือ...

"น่าเสียดายที่เราไม่สามารถยอมรับคำขอลาของคุณได้ในขณะนี้"

มาสรุปอีเมลรับทราบของเราเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปและการลงชื่อออกกันดีกว่า

การลงชื่อปิดรับอีเมลตอบรับ/ขั้นตอนถัดไป

คุณรับทราบการรับข้อเสนอแล้ว แต่ผู้รับจะต้องการทราบว่าคุณคาดหวังจะทำอย่างไรกับข้อมูลนั้น เรามาเข้าเรื่องกันดีกว่า

“ตอนนี้เราได้รับข้อเสนอของคุณแล้ว เราจะตรวจสอบอีกครั้ง”

บอกพวกเขาเมื่อพวกเขาคาดว่าจะได้ยินอะไรบางอย่าง วันที่และกำหนดเวลานั้นดีเสมอ

"เรากำลังตรวจสอบข้อเสนอทั้งหมดภายใน (ระบุวันที่) เรามุ่งมั่นที่จะตอบกลับคุณภายใน (รวมวันที่)"

คุณสามารถเพิ่มคำขอบคุณครั้งสุดท้ายที่สละเวลาส่งข้อความถึงคุณ:

“ขอบคุณอีกครั้งที่ส่งข้อความถึงฉัน ขอบคุณมาก”

สุดท้าย เพิ่มการลงนามที่เหมาะสม (ขอบคุณ ขอบคุณมาก ขอแสดงความนับถือ ฯลฯ) เพิ่มชื่อของคุณและวางรายละเอียดการติดต่อของคุณ คุณเกือบจะพร้อมที่จะส่งแล้ว แต่ก่อนที่จะส่ง โปรดอ่านหลักการเขียนอีเมลตอบรับของเราก่อน

อีเมลตอบรับ – พูดว่า "ใช่" อย่างมืออาชีพ!

อีเมลตอบรับนั้นน่าเบื่อ เป็นพื้นฐาน และมีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินธุรกิจ นั่นคือสิ่งสำคัญที่สุด เป็นเรื่องยากที่จะมีความกระตือรือร้นเกี่ยวกับอีเมลตอบรับ แต่นั่นไม่ใช่ข้อแก้ตัวสำหรับการขี้เกียจ ทำข้อผิดพลาดพื้นฐาน หรือไม่ปฏิบัติตามรูปแบบทางวิชาชีพ

เรายึดติดกับกฎเกณฑ์และต้องการให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีที่สุดให้กับทุกคนและทุกคนที่คุณส่งอีเมลถึง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับอีเมลตอบรับระดับมืออาชีพ

• ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และใช้โครงร่างรูปแบบด้านบน อีเมลตอบรับไม่ใช่ที่สำหรับสร้างสรรค์
• ไม่ต้องเสียเวลาสร้างอีเมล ให้ใช้รูปแบบที่นี่แทน และสร้างข้อความระดับมืออาชีพภายในไม่กี่วินาที
• เพิ่มรายละเอียดทั้งหมด อีเมลตอบรับจำนวนมากมาพร้อมกับคำแนะนำ คำขอ และข้อกำหนด เราชอบหัวข้อย่อยและใช้หัวข้อเหล่านี้เพื่อแสดงรายการประเด็นและตอบกลับคำขอ
• อีเมล Pro ผ่านการพิสูจน์อักษร ตรวจการสะกด ตรวจไวยากรณ์ และอ่านซ้ำเพื่อความชัดเจน แม้แต่ในอีเมลที่เป็นธุรกรรมเช่นนี้ ความถูกต้องถือเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาชื่อเสียงระดับมืออาชีพของคุณ
• หากคุณติดอยู่กับปัญหาอีเมล ต้องการแรงบันดาลใจทางอีเมล หรือพยายามค้นหาคำที่เหมาะสม ลองใช้ โปรแกรมสร้างอีเมล ของเรา สามารถช่วยให้คุณสร้างอีเมลตอบรับจากผู้เชี่ยวชาญได้ภายในไม่กี่วินาที โดยมีการพิสูจน์อักษร ตรวจสอบ และพร้อมใช้งานได้ภายในไม่กี่วินาที น่าเศร้า (ในขั้นตอนนี้) ไม่สามารถทำงานที่เหลือของคุณได้

บทสรุป

ขอบคุณที่อ่านมาไกลขนาดนี้! เรารับทราบถึงความมุ่งมั่นของคุณในการเรียนรู้และการพัฒนาวิชาชีพ

หากคุณอ่านซ้ำและเข้าใจคำพูดของเราแล้ว ตอนนี้คุณควรเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลตอบรับซึ่งมีทักษะและความมั่นใจในการสร้างข้อความของคุณเอง หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำและหลักการพื้นฐานของเรา คุณจะพอใจกับการเขียนอีเมลตอบรับที่มีประสิทธิภาพ เขียนให้สั้น อ่านง่าย และเป็นมืออาชีพ (และปฏิบัติตามหลักการ 10 ประการของเราเสมอ!)