Wysłano coś i chcesz potwierdzić w odpowiedzi? Opisujesz e-mail z potwierdzeniem. Jeśli podobnie jak my pracujesz w biurze, regularnie będziesz pisać e-maile z potwierdzeniem odbioru, ale czy robisz to dobrze?
Pomyśl o e-mailach z podziękowaniami jak o skinieniu głowy. Otrzymałeś wiadomość e-mail, przeczytaj ją i postępuj zgodnie z nią. Zadanie wykonane. Widzisz, mówiliśmy ci, że to było łatwe.
Aby pomóc Ci uniknąć zawstydzenia związanego z potwierdzeniem, wracamy do podstaw wiadomości e-mail i pokazujemy prawidłowy format wiadomości e-mail z potwierdzeniem. Oczywiście zapewniamy również kilka super tematycznych tematów, zapewniamy odpowiedni szablon i przedstawiamy kilka podstawowych zasad.
W tym artykule możesz także zapoznać się z 5 przykładami wiadomości e-mail z potwierdzeniem, w tym:
- Potwierdź otrzymanie wiadomości e-mail
- Potwierdź otrzymanie podania o pracę
- Potwierdź otrzymanie faktury
- Potwierdź, że dokument/raport jest spóźniony
- Potwierdź e-mail z prośbą o urlop
Przygotuj się do pisania lepszych e-maili z potwierdzeniem za pomocą HIX.AI
Co to jest e-mail z potwierdzeniem?
Jeśli ktoś Ci coś wyśle, grzecznie jest odpisać (prawda?). To jest e-mail z potwierdzeniem , nazywany także e-mailem z potwierdzeniem. Mówiąc najprościej, wiadomości z potwierdzeniem są wysyłane w celu potwierdzenia, że coś otrzymałeś.
Może to być wniosek, dokument, faktura lub wniosek urlopowy. Zwykle jest to coś ważnego, co chcą potwierdzić, że otrzymałeś i zgodnie z tym postępujesz.
Potwierdzenie odbioru ma na celu uspokojenie drugiej osoby. Wiedzą, że to otrzymałeś i (co najważniejsze) podejmą odpowiednie działania. Zatem potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail oznacza w rzeczywistości powiedzenie: „Dostałem to i wkrótce odpowiem”.
Jeśli jest to mylące lub nie ma większego sensu w tym momencie, spójrz na próbki tutaj. Pomogą ożywić rzeczy.
5 próbek e-maili z potwierdzeniem odbioru
OK, zacznijmy tworzyć kilka przykładów, aby pokazać, jak to się robi. Oto 5 przykładów e-maili z potwierdzeniem, od których możesz zacząć:
Potwierdź otrzymanie wiadomości e-mail
Jest to dość prosty i ogólny e-mail, którego możesz użyć do potwierdzenia otrzymania dowolnego e-maila. W e-mailu dziękujesz, potwierdzasz otrzymanie i określasz kolejne kroki.
Wspaniałą rzeczą w tym szablonie potwierdzenia e-mail jest to, że można go zastosować w (prawie) wszystkich sytuacjach.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy za Twój e-mail. Potwierdzam, że go otrzymałem i jak najszybciej zapoznam się z jego treścią.
Następnie omówię tę sprawę z moim zespołem, aby zapewnić Państwu kompleksową odpowiedź. Jeśli są jakieś pilne sprawy wymagające natychmiastowej uwagi, proszę dać mi znać.
Dziękuję za uwagę.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Potwierdź otrzymanie podania o pracę
Ludzie spędzają godziny (dni, a nawet tygodnie!) nad podaniami o pracę, dlatego potwierdzenie ich otrzymania w wiadomości e-mail jest jedynie grzeczne. Ten przykład potwierdzenia e-mail określa, na czym polega oferta pracy, termin udzielenia odpowiedzi i kolejne kroki w procesie.
Jeśli bierzesz udział w procesie rekrutacyjnym, warto mieć gotowy szablon!
Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy za przesłanie aplikacji na stanowisko [ Stanowisko ] w firmie [ Nazwa firmy ] . Dziękujemy za zainteresowanie dołączeniem do naszego zespołu.
Termin nadsyłania odpowiedzi na zgłoszenia upływa [ Deadline Date ] . Dokładnie sprawdzimy Twoje zgłoszenie i skontaktujemy się z Tobą, jeśli Twoje kwalifikacje odpowiadają naszym wymaganiom.
W trakcie procesu oceny możesz się z nami skontaktować, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszych informacji. Dołożymy wszelkich starań, aby odpowiedzieć niezwłocznie.
Jeszcze raz dziękujemy za poświęcony czas i zainteresowanie firmą [ Nazwa firmy ] . Wkrótce się z Tobą skontaktujemy.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Potwierdź otrzymanie faktury
Otrzymywanie płatności jest priorytetem dla każdej firmy, dlatego chcą potwierdzenia, że faktura dotarła. Ten przykładowy e-mail z potwierdzeniem stwierdza, że faktura została otrzymana, co daje nadawcy pewność, że zostanie zapłacona.
Jeśli na fakturze występują jakieś problemy, możesz je zgłosić w tej próbce i rozwiązać, zanim zapłacisz jakiekolwiek pieniądze!
Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,
Ten e-mail stanowi potwierdzenie otrzymania Państwa faktury [ Numer faktury ] z dnia [ Data faktury ] na kwotę [ Kwota faktury ] .
< p>Doceniamy szybkość przesłania faktury i zapewniamy, że rozpatrzymy ją terminowo. Staramy się realizować wszystkie płatności szybko, aby utrzymać dobre relacje biznesowe.W przypadku jakichkolwiek rozbieżności lub jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, nie wahaj się skontaktować z naszym działem zobowiązań pod adresem [ Adres e-mail/telefon kontaktowy Numer ] .
Dziękujemy za uwagę i współpracę. Z niecierpliwością czekamy na kontynuację naszej współpracy.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Potwierdź, że dokument/raport jest spóźniony
Czasem trzeba przyznać, że coś jest nie tak. W tym przykładzie e-maila z potwierdzeniem przepraszamy za spóźnienie. Przyznanie się do błędu to pierwszy etap procesu jego rozwiązywania – rób więc to szybko, grzecznie i profesjonalnie.
Jak? Sprawdzając nasz przykładowy e-mail z potwierdzeniem (oczywiście).
Potwierdź e-mail z prośbą o urlop
Członkowie zespołu prawdopodobnie będą się pocić, gdy zgłoszą się prośby o urlop, dlatego ważne jest, aby przyjąć je tak szybko, jak to możliwe. Chociaż możesz nie być w stanie udzielić odpowiedzi od razu, ten przykładowy e-mail z potwierdzeniem potwierdza, że został otrzymany i że zamierzasz zgodnie z nim podjąć działania. Oto jak potwierdzić wniosek urlopowy!
Szanowni Państwo [ imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy za przesłanie prośby o urlop. Oświadczam, że go otrzymałem i rozumiem Państwa potrzebę wzięcia wolnego. Rozpatrzę Twoją prośbę i jak najszybciej skontaktuję się z Tobą z decyzją.
Pamiętaj, że chociaż staramy się uwzględniać wszystkie wnioski urlopowe, mogą zaistnieć przypadki, w których będziemy musieli ustalić priorytety w oparciu o potrzeby biznesowe. Możesz mieć pewność, że dokładnie rozpatrzę Twoją prośbę i niezwłocznie poinformuję Cię o wyniku.
Dziękuję za zrozumienie.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Jak potwierdzić otrzymanie wiadomości e-mail
Czy zauważyłeś coś znajomego w powyższych przykładach e-maili z potwierdzeniem? Wszystkie mają ten sam format, z wyraźnym tematem, treścią i podpisem/kolejnymi krokami na końcu.
Przestrzeganie prawidłowego formatu wiadomości e-mail z potwierdzeniem ułatwia i przyspiesza ich pisanie. Pokażmy Ci, jak!
Temat wiadomości e-mail z potwierdzeniem odbioru
Otwórz rano skrzynkę odbiorczą, a będziesz przeglądać e-maile, aby zobaczyć, co się dzieje. Oceniasz, co otworzyć, po temacie, prawda?
Pierwszą rzeczą, którą zobaczy ta osoba, będzie migający w skrzynce odbiorczej temat wiadomości e-mail z potwierdzeniem. Chcesz, żeby był krótki, prosty i łatwy do zrozumienia.
Lepiej jest pokazywać niż opowiadać, dlatego oto wybór przykładowych tematów wiadomości e-mail z potwierdzeniem:
- Mogę potwierdzić odbiór (cokolwiek to jest)
- Dziękuję za przesłanie mi (cokolwiek to jest)
- Twój e-mail jest tutaj!
- Potwierdzenie: Twój e-mail został dostarczony
- Potwierdzam otrzymanie Twojego wniosku
Używaj słów takich jak „potwierdzenie” i „potwierdzenie”, ponieważ są to podstawowe terminy w biznesie.
Kopia wiadomości e-mail z potwierdzeniem odbioru
Jeśli temat jest odpowiedni, niektórzy ludzie nawet nie zadadzą sobie trudu przeczytania Twojej wiadomości (przepraszam). Zaufajmy jednak, że tak jest i pokażmy, jak to napisać.
Głównym celem wiadomości e-mail z potwierdzeniem jest potwierdzenie, że coś otrzymałeś. Twoja główna kopia powinna mieć prostą strukturę: zacznij od wesołego powitania, potwierdź odbiór i podaj więcej szczegółów (jeśli jest to wymagane).
To sedno wiadomości, ale zawsze warto zacząć od pozytywnego powitania. Możemy zbudować naszą próbkę, potwierdzając otrzymanie propozycji.
„Dziękuję za skontaktowanie się ze mną i przesłanie swojej propozycji.”
Następnie będziesz chciał potwierdzić, że go otrzymałeś i że wszystko jest w porządku.
„Mogę potwierdzić, że otrzymaliśmy Twoją propozycję. Krótko ją przejrzałem i jest tam wszystko, o co prosiliśmy”.
W tym momencie możesz zakończyć wiadomość e-mail. Możesz jednak dodać więcej szczegółów do wiadomości e-mail z potwierdzeniem, w tym dodatkowe informacje na temat projektu.
„Teraz otrzymałem Twoją propozycję, chciałem podzielić się kilkoma szczegółami dotyczącymi projektu. W załączniku znajdziesz (wstaw to, co załączyłeś!).
To już koniec przykładowej kopii treści, ale gdybyśmy na przykład potwierdzili wniosek o urlop, moglibyśmy udzielić odpowiedzi:
„Mogę potwierdzić, że Twoja prośba o urlop została rozpatrzona pozytywnie.”
Lub...
„Niestety, w tej chwili nie możemy zgodzić się na Twoją prośbę o urlop”.
Zakończmy nasze e-maile z potwierdzeniem, przedstawiając kolejne kroki i podpis.
Podpisanie e-maila z potwierdzeniem odbioru/kolejne kroki
Potwierdziłeś otrzymanie propozycji, ale odbiorca będzie chciał wiedzieć, co zamierzasz zrobić z tymi informacjami – więc przejdźmy do tego teraz.
„Teraz otrzymaliśmy twoją propozycję, w odpowiednim czasie ją rozpatrzymy”.
Powiedz im, kiedy mogą się spodziewać czegoś. Terminy i terminy są zawsze świetne.
„Rozpatrujemy wszystkie propozycje do (wstaw datę). Zobowiązujemy się odpowiedzieć do (wpisz datę)”.
Możesz dodać końcowe podziękowania za poświęcenie czasu na przesłanie Ci wiadomości:
„Jeszcze raz dziękuję za wiadomość. To doceniam”.
Na koniec dodaj odpowiedni podpis (dziękuję, dziękuję, pozdrawiam itp.). Dodaj swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Jesteś prawie gotowy do wysłania, ale zanim to zrobisz, zapoznaj się z naszymi zasadami pisania e-maili z potwierdzeniem!
E-maile z podziękowaniami – powiedz „tak” jak profesjonalista!
E-maile z podziękowaniami są nudne, proste i krytyczne w biznesie. To jest najważniejsze. Trudno jest wzbudzić entuzjazm w przypadku e-maili z podziękowaniami, ale to nie usprawiedliwia lenistwa, popełniania podstawowych błędów lub nieprzestrzegania profesjonalnego formatu.
Trzymamy się zasad i chcemy, abyś zrobił jak najlepsze wrażenie na każdej osobie, do której wysyłasz e-maile. Oto kilka profesjonalnych wskazówek dotyczących e-maili z potwierdzeniem.
- Trzymaj się zasad i korzystaj z powyższego opisu formatu. E-maile z podziękowaniami nie są miejscem, w którym można wykazać się kreatywnością.
- Nie trać czasu na tworzenie e-maili. Zamiast tego trzymaj się formatu i twórz profesjonalne komunikaty w ciągu kilku sekund.
- Dodaj wszystkie szczegóły. Wiele e-maili z podziękowaniami zawiera instrukcje, prośby i wymagania. Uwielbiamy wypunktowania i używamy ich do wypisywania punktów i odpowiadania na prośby.
- Profesjonalne e-maile są sprawdzane pod kątem pisowni, gramatyki i ponownego czytania dla przejrzystości. Nawet w przypadku wiadomości e-mail o tak transakcyjnym charakterze jak ten dokładność jest niezbędna do utrzymania Twojej profesjonalnej reputacji.
- Jeśli utknąłeś w e-mailowej rutynie, potrzebujesz inspiracji e-mailowych lub nie możesz znaleźć odpowiednich słów, wypróbuj nasz generator e-maili . Pomoże Ci w ciągu kilku sekund przygotować profesjonalne e-maile z potwierdzeniem, które zostaną sprawdzone, sprawdzone i gotowe do użycia. Niestety (na tym etapie) nie może wykonać reszty pracy.
Wniosek
Dziękuję za przeczytanie aż dotąd! Doceniamy Twoje zaangażowanie w naukę i doskonalenie zawodowe.
Jeśli ponownie przeczytałeś i zrozumiałeś nasze słowa, powinieneś być teraz ekspertem w zakresie e-maili z podziękowaniami, posiadającym umiejętności i pewność siebie potrzebne do tworzenia własnych. Jeśli będziesz postępować zgodnie z naszymi radami i podstawowymi zasadami, pisanie skutecznych e-maili z podziękowaniami będzie w porządku. Staraj się, aby były krótkie, łatwe do odczytania i profesjonalne (i zawsze przestrzegaj naszych 10 zasad!).