Recebeu algo e precisa confirmar em uma resposta? Você está descrevendo um e-mail de confirmação. Se você é como nós e trabalha em um escritório, você se verá regularmente escrevendo e-mails de confirmação de recebimento, mas será que está fazendo certo?
Pense nos e-mails de reconhecimento como acenos de cabeça. Você recebeu o e-mail, leu-o e está agindo de acordo. Tarefa concluída. Veja, nós dissemos que era fácil.
Para ajudá-lo a evitar constrangimentos de confirmação, voltamos ao básico do e-mail, mostrando o formato correto do e-mail de confirmação. É claro que também fornecemos algumas linhas de assunto excelentes, um modelo adequado e descrevemos alguns princípios fundamentais.
Neste artigo, você também poderá revisar 5 exemplos de e-mail de confirmação, incluindo:
- Confirmar recebimento de um e-mail
- Acusar o recebimento de um pedido de emprego
- Confirmar o recebimento de uma fatura
- Reconhecer que um documento/relatório está atrasado
- Confirmar e-mail de solicitação de licença
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O que é um e-mail de confirmação?
Se alguém lhe enviar algo, é educado responder (certo?). Esse é um e-mail de recebimento de confirmação , também chamado de e-mail de confirmação. Simplificando, mensagens de confirmação são enviadas para confirmar que você recebeu algo.
Pode ser um requerimento, um documento, uma fatura ou um pedido de licença. Geralmente é algo importante que eles desejam confirmar que você recebeu e está agindo de acordo.
Reconhecer um recibo é deixar a outra pessoa à vontade. Eles sabem que você recebeu e (crucialmente) agirão de acordo com isso. Portanto, acusar o recebimento de um e-mail é efetivamente dizer: “Já entendi e responderei em breve”.
Se isso for confuso ou não fizer muito sentido neste momento, dê uma olhada nos exemplos aqui. Eles ajudarão a dar vida às coisas.
5 amostras de e-mail de confirmação de recebimento
OK, vamos começar a construir alguns exemplos para mostrar como isso é feito. Aqui estão 5 exemplos de e-mail de confirmação para você começar:
Confirme o recebimento de um e-mail
Este é um e-mail bastante básico e genérico que você pode usar para confirmar o recebimento de qualquer e-mail. No e-mail, você agradece, confirma o recebimento e define os próximos passos.
A grande vantagem deste modelo de confirmação por e-mail é que ele se aplica a (quase) todas as situações.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Obrigado pelo seu e-mail. Confirmo que o recebi e analisarei o conteúdo o mais breve possível.
A seguir, discutirei o assunto com minha equipe para fornecer uma resposta abrangente. Se houver algum assunto urgente que exija atenção imediata, entre em contato comigo.
Obrigado pela sua atenção.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Confirme o recebimento de um pedido de emprego
As pessoas passam horas (dias ou até semanas!) suando com os formulários de emprego, portanto, confirmar o recebimento de um e-mail é apenas educado. Este exemplo de confirmação por e-mail indica qual é o trabalho, o prazo para respostas e as próximas etapas do processo.
É uma boa ideia ter um modelo pronto se você estiver envolvido em um processo de recrutamento!
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Obrigado por enviar sua inscrição para o cargo de [ Cargo ] na [ Nome da Empresa ] . Agradecemos seu interesse em se juntar à nossa equipe.
O prazo para respostas às inscrições é [ Data limite ] . Analisaremos cuidadosamente sua inscrição e entraremos em contato com você se suas qualificações atenderem aos nossos requisitos.
Durante o processo de avaliação, sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações. Faremos o possível para responder prontamente.
Agradecemos novamente pelo seu tempo e interesse na [ Nome da empresa ] . Entraremos em contato em breve.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Confirmar o recebimento de uma fatura
Receber o pagamento é uma prioridade para todas as empresas, por isso elas vão querer a confirmação de que sua fatura chegou. Este exemplo de confirmação por e-mail informa que a fatura foi recebida, dando ao remetente a confiança de que ela será paga.
Se houver algum problema na fatura, você pode abordá-lo neste exemplo e resolvê-lo antes de pagar qualquer dinheiro!
Prezado [ Nome do destinatário ] ,
Este e-mail é para confirmar que recebemos sua fatura [ Número da fatura ] datada de [ Data da fatura ] no valor de [ Valor da fatura ] .
< p>Agradecemos a rapidez no envio da fatura e garantimos que a processaremos em tempo hábil. Nós nos esforçamos para lidar com todos os pagamentos prontamente para manter um bom relacionamento comercial.Se houver alguma discrepância ou se você precisar de mais informações, não hesite em entrar em contato com nosso departamento de contas a pagar em [ E-mail/Telefone de contato Número ] .
Obrigado pela sua atenção e cooperação. Esperamos continuar nossa colaboração.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Reconhecer que um documento/relatório está atrasado
Às vezes você terá que reconhecer que algo está errado. Neste exemplo de e-mail de confirmação, pedimos desculpas por algo estar atrasado. Reconhecer um erro é o primeiro estágio no processo de resolvê-lo – portanto, faça-o de forma rápida, educada e profissional.
Como? Verificando nosso exemplo de e-mail de confirmação (é claro).
Confirmar e-mail de solicitação de licença
É provável que os membros da equipe estejam preocupados com seus pedidos de licença, portanto, é importante reconhecê-los o mais rápido possível. Embora você possa não conseguir fornecer uma resposta imediatamente, este exemplo de e-mail de confirmação confirma que ele foi recebido e que você irá agir de acordo. É assim que se reconhece um pedido de licença!
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Obrigado por enviar sua solicitação de licença. Reconheço que o recebi e entendo sua necessidade de folga. Analisarei sua solicitação e entrarei em contato com você o mais breve possível com uma decisão.
Observe que, embora nos esforcemos para acomodar todas as solicitações de licença, pode haver casos em que precisaremos priorizar com base nas necessidades comerciais. Tenha certeza de que considerarei sua solicitação cuidadosamente e comunicarei o resultado a você imediatamente.
Obrigado pela sua compreensão.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Como confirmar o recebimento de um e-mail
Você notou algo familiar sobre os exemplos de e-mail de confirmação acima? Todos eles seguem o mesmo formato com uma linha de assunto clara, texto do corpo e aprovação/próximas etapas no final.
Seguir o formato correto do e-mail de confirmação torna-os mais fáceis – e rápidos – de escrever. Então vamos mostrar como!
Linha de assunto do e-mail de confirmação de recebimento
Abra sua caixa de entrada pela manhã e você examinará os e-mails para ver o que está acontecendo. Você julga o que abrir pela linha de assunto, certo?
A primeira coisa que a pessoa verá é o assunto do e-mail de confirmação, que aparece na caixa de entrada. Você vai querer mantê-lo curto, simples e fácil de entender.
É melhor mostrar do que contar, então aqui está uma seleção de exemplos de linhas de assunto de e-mail de confirmação:
- Posso acusar o recebimento de (seja lá o que for)
- Obrigado por me enviar (seja lá o que for)
- Seu e-mail está aqui!
- Conformação: Seu e-mail foi entregue
- Confirmo o recebimento da sua inscrição
Use palavras como “reconhecimento” e “confirmação”, pois são termos básicos nos negócios.
Cópia do corpo do e-mail de confirmação de recebimento
Se o seu assunto for adequado, algumas pessoas nem se darão ao trabalho de ler sua mensagem (desculpe). Mas vamos confiar que sim e mostrar como escrever um.
O principal objetivo dos e-mails de confirmação é confirmar que você recebeu algo. Seu texto deve seguir uma estrutura simples: comece com uma saudação alegre, acuse o recebimento e forneça mais detalhes (se necessário).
Esse é o cerne da mensagem, mas vale sempre a pena começar com uma saudação positiva. Podemos construir nossa amostra, acusando o recebimento de uma proposta.
"Obrigado por entrar em contato comigo e enviar sua proposta."
Em seguida, você desejará confirmar se o recebeu e se tudo está em ordem.
“Posso confirmar que recebemos sua proposta. Analisei-a brevemente e tudo o que solicitamos está lá.”
Neste ponto, você pode encerrar o e-mail. Mas você pode adicionar mais detalhes aos seus e-mails de reconhecimento, incluindo mais algumas informações sobre o projeto.
"Agora que recebi sua proposta, gostaria de compartilhar alguns detalhes sobre o projeto. Você encontra em anexo (insira o que anexou!).
Estamos no final deste exemplo de cópia do corpo, mas se estivéssemos reconhecendo um pedido de licença, por exemplo, poderíamos fornecer uma resposta:
"Posso confirmar que seu pedido de licença foi acordado."
Ou...
"Infelizmente, não podemos concordar com o seu pedido de licença neste momento."
Vamos encerrar nossos e-mails de confirmação com as próximas etapas e uma assinatura.
Assinatura do e-mail de recebimento de confirmação/próximas etapas
Você acusou o recebimento da proposta, mas o destinatário vai querer saber o que você espera fazer com essa informação – então vamos falar disso agora.
"Agora que recebemos sua proposta, iremos analisá-la oportunamente."
Diga a eles quando eles podem esperar ouvir algo. Datas e prazos são sempre ótimos.
"Estamos analisando todas as propostas até (inserir data). Comprometemo-nos a responder até (incluir data)."
Você pode adicionar um agradecimento final por enviar uma mensagem para você:
"Mais uma vez, obrigado por me enviar uma mensagem. Agradecemos."
Por fim, adicione uma assinatura adequada (obrigado, muito obrigado, cumprimentos, etc.). Adicione seu nome e insira seus dados de contato. Você está quase pronto para enviar, mas antes de fazer isso, confira nossos princípios para escrever e-mails de confirmação!
E-mails de agradecimento – diga “sim” como um profissional!
E-mails de agradecimento são enfadonhos, básicos e essenciais para os negócios. Esse é o resultado final. É difícil ficar entusiasmado com e-mails de agradecimento, mas isso não é desculpa para ser preguiçoso, cometer erros básicos ou deixar de seguir o formato profissional.
Somos defensores das regras e queremos que você cause a melhor impressão a todos para quem você envia e-mails. Então, aqui estão algumas dicas profissionais para e-mail de reconhecimento.
- Siga as regras e use o formato descrito acima. E-mails de agradecimento não são um lugar para ser criativo.
- Não perca tempo elaborando e-mails. Em vez disso, siga o formato aqui e produza mensagens profissionais em segundos.
- Adicione todos os detalhes. Muitos e-mails de confirmação vêm com instruções, solicitações e requisitos. Adoramos marcadores e os usamos para listar pontos e responder a solicitações.
- Os e-mails profissionais são revisados, verificados ortográficos, gramaticais e relidos para maior clareza. Mesmo em um e-mail tão transacional como este, a precisão é essencial para manter sua reputação profissional.
- Se você está preso em uma rotina de e-mail, precisa de inspiração para e-mail ou está lutando para encontrar as palavras certas, experimente nosso gerador de e-mail . Ele pode ajudá-lo a produzir e-mails de reconhecimento profissionais em segundos, que são revisados, verificados e prontos para uso. Infelizmente (neste estágio) ele não pode fazer o resto do seu trabalho.
Conclusão
Obrigado por ler até aqui! Reconhecemos seu compromisso com o aprendizado e o aprimoramento profissional.
Se você releu e entendeu nossas palavras, agora você deve ser um especialista em e-mails de reconhecimento com as habilidades e a confiança para criar as suas próprias. Se você seguir nossos conselhos e princípios básicos, não terá problema em escrever e-mails de reconhecimento eficazes. Mantenha-os curtos, simples de ler e profissionais (e sempre siga nossos 10 princípios!).