¿Le han enviado algo y necesita confirmarlo en una respuesta? Estás describiendo un correo electrónico de reconocimiento. Si es como nosotros y trabaja en una oficina, normalmente se encontrará escribiendo correos electrónicos de confirmación de recibo, pero ¿lo está haciendo bien?
Piense en los correos electrónicos de reconocimiento como movimientos de cabeza. Recibiste el correo electrónico, lo leíste y estás actuando en consecuencia. Trabajo hecho. Mira, te dijimos que era fácil.
Para ayudarle a evitar la vergüenza del acuse de recibo, volvemos a los conceptos básicos del correo electrónico y le mostramos el formato correcto del correo electrónico de acuse de recibo. Por supuesto, también proporcionamos algunas líneas de asunto excelentes, proporcionamos una plantilla adecuada y describimos algunos principios fundamentales.
En este artículo, también podrá revisar cinco ejemplos de correos electrónicos de reconocimiento, que incluyen:
- Acuse de recibo de un correo electrónico
- Acuse de recibo de una solicitud de empleo.
- Acuse de recibo de una factura
- Reconocer que un documento/informe está retrasado
- Confirmar correo electrónico de solicitud de licencia
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¿Qué es un correo electrónico de acuse de recibo?
Si alguien te envía algo, es de buena educación responderle (¿verdad?). Se trata de un correo electrónico de confirmación de recibo , también denominado correo electrónico de acuse de recibo. En pocas palabras, los mensajes de confirmación se envían para confirmar que has recibido algo.
Podría ser una solicitud, un documento, una factura o una solicitud de permiso. Por lo general, es algo importante que quieren confirmar que usted ha recibido y está actuando en consecuencia.
Reconocer un recibo consiste en tranquilizar a la otra persona. Saben que lo has recibido y (fundamentalmente) actuarán en consecuencia. Entonces, acusar recibo de un correo electrónico es efectivamente decir: "Recibí esto y responderé pronto".
Si esto le resulta confuso o no tiene mucho sentido en este momento, eche un vistazo a los ejemplos aquí. Ayudarán a darle vida a las cosas.
5 muestras de correo electrónico de recibo de confirmación
Bien, comencemos a crear algunos ejemplos para mostrarle cómo se hace. Aquí hay cinco ejemplos de correos electrónicos de reconocimiento para que pueda comenzar:
Confirmar recepción de un correo electrónico
Este es un correo electrónico bastante básico y genérico que puede utilizar para acusar recibo de cualquier correo electrónico. En el correo electrónico, usted da las gracias, acusa recibo y establece los siguientes pasos.
Lo mejor de esta plantilla de acuse de recibo por correo electrónico es que se aplica a (casi) todas las situaciones.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Gracias por su correo electrónico. Confirmo que lo he recibido y revisaré el contenido lo antes posible.
A continuación, discutiré el asunto con mi equipo para brindarte una respuesta integral. Si hay algún asunto urgente que requiera atención inmediata, hágamelo saber.
Gracias por su atención.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Confirmar la recepción de una solicitud de empleo.
La gente pasa horas (¡días o incluso semanas!) sudando por las solicitudes de empleo, por lo que acusar recibo en un correo electrónico es sólo de buena educación. Este ejemplo de acuse de recibo por correo electrónico indica cuál es el trabajo, la fecha límite para las respuestas y los próximos pasos del proceso.
¡Es una buena idea tener una plantilla lista si estás involucrado en un proceso de reclutamiento!
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Gracias por enviar su solicitud para el puesto de [ Puesto de trabajo ] en [ Nombre de la empresa ] . Apreciamos su interés en unirse a nuestro equipo.
La fecha límite para las respuestas a las solicitudes es [ fecha límite ] . Revisaremos cuidadosamente su solicitud y nos comunicaremos con usted si sus calificaciones coinciden con nuestros requisitos.
Durante el proceso de evaluación, no dude en comunicarse con usted si tiene alguna pregunta o necesita más información. Haremos todo lo posible para responder con prontitud.
Gracias nuevamente por su tiempo e interés en [ Nombre de la empresa ] . Nos pondremos en contacto pronto.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Acuse de recibo de una factura
Recibir el pago es una prioridad para todas las empresas, por lo que querrán confirmación de que ha llegado su factura. Este ejemplo de acuse de correo electrónico indica que se recibió la factura, lo que le da al remitente la confianza de que se pagará.
Si hay algún problema en la factura, puede plantearlo en este ejemplo y solucionarlo antes de pagar dinero.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Este correo electrónico es para confirmar que hemos recibido su factura [ Número de factura ] con fecha [ Fecha de la factura ] por el monto de [ Importe de la factura ] .
< p>Apreciamos su prontitud en el envío de la factura y le aseguramos que la procesaremos de manera oportuna. Nos esforzamos por manejar todos los pagos con prontitud para mantener una buena relación comercial.Si hay alguna discrepancia o si necesita más información, no dude en comunicarse con nuestro departamento de cuentas por pagar al [ Correo electrónico/teléfono de contacto Número ] .
Gracias por su atención y cooperación. Esperamos continuar nuestra colaboración.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Reconocer que un documento/informe está retrasado
A veces tendrás que reconocer que algo anda mal. En este ejemplo de correo electrónico de reconocimiento, pedimos disculpas porque algo llegó tarde. Reconocer un error es la primera etapa en el proceso de solucionarlo; así que hágalo de forma rápida, educada y profesional.
¿Cómo? Consultando nuestro ejemplo de correo electrónico de reconocimiento (por supuesto).
Confirmar correo electrónico de solicitud de licencia
Es probable que los miembros del equipo estén sudando por sus solicitudes de licencia, por lo que es importante reconocerlas lo antes posible. Si bien es posible que no pueda brindar una respuesta de inmediato, este ejemplo de correo electrónico de acuse de recibo confirma que se recibió y que usted actuará en consecuencia. ¡Así es como se reconoce una solicitud de licencia!
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Gracias por enviar su solicitud de permiso. Reconozco que lo he recibido y entiendo su necesidad de tiempo libre. Revisaré su solicitud y me comunicaré con usted lo antes posible para comunicarle una decisión.
Tenga en cuenta que, si bien nos esforzamos por dar cabida a todas las solicitudes de licencia, puede haber casos en los que debamos priorizar según las necesidades comerciales. Tenga la seguridad de que consideraré su solicitud detenidamente y le comunicaré el resultado lo antes posible.
Gracias por su comprensión.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Cómo acusar recibo de un correo electrónico
¿Notó algo familiar en los ejemplos de correos electrónicos de reconocimiento anteriores? Todos siguen el mismo formato con una línea de asunto clara, un texto del cuerpo y cierre de sesión/próximos pasos al final.
Seguir el formato correcto de correo electrónico de acuse de recibo hace que escribirlos sea más fácil y rápido. ¡Así que vamos a mostrarte cómo!
Línea de asunto del correo electrónico de acuse de recibo
Abra su bandeja de entrada por la mañana y revisará los correos electrónicos para ver qué está sucediendo. Juzgas qué abrir por la línea de asunto, ¿verdad?
Lo primero que verá la persona es la línea de asunto del correo electrónico de reconocimiento cuando aparece en su bandeja de entrada. Querrá que sea breve, simple y fácil de entender.
Es mejor mostrar que contar, así que aquí hay una selección de ejemplos de líneas de asunto de correos electrónicos de reconocimiento:
- Puedo acusar recibo de (sea lo que sea)
- Gracias por enviarme (sea lo que sea)
- ¡Tu correo electrónico está aquí!
- Conformación: Su correo electrónico ha sido entregado
- Acuso recibo de su solicitud
Utilice palabras como "reconocimiento" y "confirmación", ya que son términos básicos en los negocios.
Copia del cuerpo del correo electrónico de acuse de recibo
Si su línea de asunto es adecuada, algunas personas ni siquiera se molestarán en leer su mensaje (lo siento). Pero confiemos en que lo hacen y le mostramos cómo escribir uno.
El objetivo principal de los correos electrónicos de acuse de recibo es confirmar que ha recibido algo. El cuerpo del texto debe seguir una estructura simple: comenzar con un saludo alegre, acusar recibo y proporcionar más detalles (si es necesario).
Ese es el núcleo del mensaje, pero siempre vale la pena comenzar con un saludo positivo. Podemos construir nuestra muestra, acusando recibo de una propuesta.
"Gracias por contactarme y enviarme tu propuesta."
A continuación, querrás confirmar que lo has recibido y que todo está en orden.
"Puedo confirmar que hemos recibido su propuesta. La he revisado brevemente y todo lo que hemos solicitado está ahí".
En este punto, puede finalizar el correo electrónico. Pero puede agregar más detalles a sus correos electrónicos de reconocimiento, incluida más información sobre el proyecto.
"Ahora que recibí tu propuesta, quería compartir algunos detalles sobre el proyecto. Puedes encontrarlo adjunto (¡inserta lo que adjuntaste!).
Estamos al final de este ejemplo del cuerpo del texto, pero si reconociéramos una solicitud de permiso, por ejemplo, podríamos proporcionar una respuesta:
"Puedo confirmar que su solicitud de permiso ha sido aceptada".
O...
"Desafortunadamente, no podemos aceptar su solicitud de licencia en este momento".
Terminemos nuestros correos electrónicos de reconocimiento con los siguientes pasos y una aprobación.
Confirmación de recibo por correo electrónico de cierre/próximos pasos
Ha acusado recibo de su propuesta, pero el destinatario querrá saber qué espera hacer con esa información, así que vayamos a eso ahora.
"Ahora que hemos recibido su propuesta, la revisaremos a su debido tiempo".
Dígales cuándo pueden esperar escuchar algo. Las fechas y los plazos siempre son geniales.
"Estamos revisando todas las propuestas antes de (insertar fecha). Nos comprometemos a responderle antes de (incluir fecha)".
Puede agregar un agradecimiento final por tomarse el tiempo de enviarle un mensaje:
"Una vez más, gracias por enviarme un mensaje. Se lo agradecemos".
Finalmente, agregue una despedida adecuada (gracias, muchas gracias, saludos cordiales, etc.). Agregue su nombre e ingrese sus datos de contacto. Está casi listo para enviar, pero antes de hacerlo, consulte nuestros principios para escribir correos electrónicos de reconocimiento.
Correos electrónicos de reconocimiento: diga "sí" como un profesional.
Los correos electrónicos de reconocimiento son aburridos, básicos y fundamentales en los negocios. Ésa es la conclusión. Es difícil entusiasmarse con los correos electrónicos de reconocimiento, pero eso no es excusa para ser perezoso, cometer errores básicos o no seguir el formato profesional.
Somos estrictos con la regla y queremos que usted dé la mejor impresión a todas las personas a las que envía correos electrónicos. A continuación se ofrecen algunos consejos profesionales para el correo electrónico de reconocimiento.
- Siga las reglas y utilice el formato descrito anteriormente. Los correos electrónicos de reconocimiento no son un lugar para ser creativo.
- No pierda el tiempo elaborando correos electrónicos. En su lugar, siga el formato aquí y produzca mensajes profesionales en segundos.
- Añade todos los detalles. Muchos correos electrónicos de reconocimiento vienen con instrucciones, solicitudes y requisitos. Nos encantan las viñetas y las utilizamos para enumerar puntos y responder a solicitudes.
- Los correos electrónicos profesionales se revisan, se revisan la ortografía y la gramática y se vuelven a leer para mayor claridad. Incluso en un correo electrónico tan transaccional como este, la precisión es esencial para mantener su reputación profesional.
- Si está atrapado en una rutina de correo electrónico, necesita inspiración para su correo electrónico o tiene dificultades para encontrar las palabras adecuadas, pruebe nuestro generador de correo electrónico . Puede ayudarle a producir correos electrónicos de reconocimiento profesionales en segundos, revisados, verificados y listos para usar. Lamentablemente (en esta etapa) no puede hacer el resto de su trabajo.
Conclusión
¡Gracias por leer hasta aquí! Reconocemos su compromiso con el aprendizaje y la mejora profesional.
Si ha releído y comprendido nuestras palabras, ahora debería ser un experto en correos electrónicos de reconocimiento con las habilidades y la confianza para crear el suyo propio. Si sigue nuestros consejos y principios básicos, podrá escribir correos electrónicos de reconocimiento eficaces. Manténgalos breves, fáciles de leer y profesionales (¡y siga siempre nuestros 10 principios!).