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Casa > E-mail > Come confermare la ricezione di un'e-mail (5 esempi e modelli)

Come confermare la ricezione di un'e-mail (5 esempi e modelli)

Ti è stato inviato qualcosa e devi confermare in una risposta? Stai descrivendo un'e-mail di conferma. Se sei come noi e lavori in ufficio, ti ritroverai regolarmente a scrivere email di ricevuta di conferma, ma lo stai facendo bene?

Pensa alle e-mail di conferma come a dei cenni della testa. Hai ricevuto l'email, l'hai letta e stai agendo di conseguenza. Lavoro fatto. Vedi, ti abbiamo detto che era facile.

Per aiutarti a evitare l'imbarazzo della conferma, riportiamo le cose alle basi dell'e-mail, mostrandoti il formato corretto dell'e-mail di conferma. Naturalmente, forniamo anche alcuni super argomenti, forniamo un modello adatto e delineiamo alcuni principi fondamentali.

In questo articolo potrai anche esaminare 5 esempi di email di conferma, tra cui:

  • Confermare la ricezione di un'e-mail
  • Confermare la ricezione di una domanda di lavoro
  • Confermare la ricezione di una fattura
  • Riconoscere che un documento/rapporto è in ritardo
  • Confermare l'e-mail di richiesta di ferie

Preparati a scrivere migliori email di ricevuta di conferma con HIX.AI

Cos'è un'e-mail di conferma?

Se qualcuno ti manda qualcosa, è educato rispondere (giusto?). Si tratta di un'e -mail di conferma della ricezione , denominata anche e-mail di conferma. In poche parole, i messaggi di conferma vengono inviati per confermare che hai ricevuto qualcosa.

Potrebbe trattarsi di una domanda, di un documento, di una fattura o di una richiesta di ferie. Di solito si tratta di qualcosa di importante che vogliono confermare che hai ricevuto e su cui stai agendo.

Riconoscere una ricevuta significa mettere a proprio agio l'altra persona. Sanno che l'hai ricevuto e (soprattutto) agiranno di conseguenza. Quindi accusare ricevuta di un'e-mail significa effettivamente dire: "Ho ricevuto questa e ti risponderò presto".

Se questo crea confusione o non ha molto senso a questo punto, dai un'occhiata agli esempi qui. Aiuteranno a dare vita alle cose.

5 esempi di email di ricevuta di conferma

OK, iniziamo a costruire alcuni esempi per mostrarti come è fatto. Ecco 5 esempi di email di conferma per iniziare:

Conferma la ricezione di un'e-mail

Questa è un'e-mail piuttosto semplice e generica che puoi utilizzare per confermare la ricezione di qualsiasi e-mail. Nell'e-mail si ringrazia, si conferma la ricezione e si stabiliscono i passaggi successivi.

La cosa bella di questo modello di riconoscimento via email è che si applica a (quasi) tutte le situazioni.

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Grazie per la tua email. Confermo di averlo ricevuto e ne esaminerò il contenuto il prima possibile.

Successivamente discuterò della questione con il mio team per fornirti una risposta esauriente. Se ci sono questioni urgenti che richiedono attenzione immediata, fatemelo sapere.

Grazie per l'attenzione.

I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]

Confermare la ricezione di una domanda di lavoro

Le persone trascorrono ore (giorni o addirittura settimane!) a sudare sulle domande di lavoro, quindi confermare la ricezione in un'e-mail è solo educato. Questo esempio di conferma via email indica qual è il lavoro, la scadenza per le risposte e i passaggi successivi del processo.

È una buona idea avere un modello pronto se sei coinvolto in un processo di reclutamento!

Gentile [ nome del destinatario ] ,

grazie per aver inviato la tua candidatura per la posizione [ titolo lavorativo ] presso [ nome dell'azienda ] . Apprezziamo il tuo interesse nell'unirti al nostro team.

La scadenza per le risposte alle domande è [ Data di scadenza ] . Esamineremo attentamente la tua domanda e ti contatteremo se le tue qualifiche corrispondono ai nostri requisiti.

Durante il processo di valutazione, non esitare a contattarci se hai domande o hai bisogno di ulteriori informazioni. Faremo del nostro meglio per rispondere tempestivamente.

Grazie ancora per il tuo tempo e il tuo interesse per [ Nome azienda ] . Ci metteremo in contatto al più presto.

Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]

Confermare la ricezione di una fattura

Essere pagati è una priorità per ogni azienda, quindi vorrà la conferma che la fattura sia arrivata. Questo esempio di conferma di posta elettronica indica che la fattura è stata ricevuta, dando al mittente la certezza che verrà pagata.

Se ci sono problemi nella fattura, puoi segnalarli in questo esempio e risolverli prima di pagare!

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Con questa email riconosciamo che abbiamo ricevuto la tua fattura [ Numero fattura ] datata [ Data fattura ] per l'importo di [ Importo fattura ] .

< p>Apprezziamo la tua tempestività nell'invio della fattura e ti assicuriamo che la elaboreremo in modo tempestivo. Ci impegniamo a gestire tempestivamente tutti i pagamenti per mantenere un buon rapporto commerciale.

In caso di discrepanze o se hai bisogno di ulteriori informazioni, non esitare a contattare il nostro reparto contabilità fornitori all'indirizzo [ Contatto email/telefono Numero ] .

Grazie per l'attenzione e la collaborazione. Ci auguriamo di continuare la nostra collaborazione.

Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]

Riconoscere che un documento/rapporto è in ritardo

A volte dovrai riconoscere che qualcosa non va. In questo esempio di email di conferma, chiediamo scusa se qualcosa è in ritardo. Riconoscere un errore è la prima fase del processo di risoluzione, quindi fallo in modo rapido, educato e professionale.

Come? Controllando il nostro esempio di email di conferma (ovviamente).

Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Mi scuso per il ritardo nell'invio del documento/rapporto. Comprendo l'importanza della tempestività e mi assumo la piena responsabilità di questa supervisione. Non preoccuparti, sto lavorando diligentemente per correggere la situazione e completerò il documento/rapporto il prima possibile.
Ancora una volta, mi scuso per gli eventuali disagi causati e apprezzo la tua comprensione.
< p>Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]

Confermare l'e-mail di richiesta di ferie

È probabile che i membri del team sudino per le loro richieste di ferie, quindi è importante accettarle il prima possibile. Anche se potresti non essere in grado di fornire una risposta immediatamente, questo esempio di email di conferma conferma che è stata ricevuta e che agirai di conseguenza. Ecco come riconoscere una richiesta di ferie!

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Grazie per aver inviato la tua richiesta di ferie. Riconosco di averlo ricevuto e capisco il tuo bisogno di tempo libero. Esaminerò la tua richiesta e ti ricontatterò il prima possibile con una decisione.

Tieni presente che, sebbene ci sforziamo di soddisfare tutte le richieste di ferie, potrebbero esserci casi in cui dobbiamo stabilire le priorità in base alle esigenze aziendali. Siate certi che valuterò attentamente la vostra richiesta e vi comunicherò tempestivamente l'esito.

Grazie per la vostra comprensione.

Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]

Come confermare la ricezione di un'e-mail

Hai notato qualcosa di familiare negli esempi di email di conferma riportati sopra? Seguono tutti lo stesso formato con una riga dell'oggetto chiara, testo del corpo e passaggi successivi/di chiusura alla fine.

Seguire il formato corretto dell’e-mail di conferma li rende più facili e veloci da scrivere. Quindi ti mostriamo come!

Oggetto dell'e-mail di conferma della ricezione

Apri la tua casella di posta al mattino e esaminerai le e-mail per vedere cosa sta succedendo. Giudichi cosa aprire dalla riga dell'oggetto, giusto?

La prima cosa che la persona vedrà è la riga dell'oggetto della tua email di conferma mentre lampeggia nella sua casella di posta. Ti consigliamo di mantenerlo breve, semplice e facile da capire.

È meglio mostrare piuttosto che raccontare, quindi ecco una selezione di esempi di righe di oggetto di email di conferma:

  • Posso accusare ricevuta di (qualunque cosa sia)
  • Grazie per avermi inviato (qualunque cosa sia)
  • La tua email è qui!
  • Conformazione: la tua email è stata consegnata
  • Confermo ricezione della tua candidatura

Usa parole come “riconoscimento” e “conferma” poiché sono termini basilari nel mondo degli affari.

Copia del corpo dell'e-mail di ricevuta di conferma

Se l'oggetto è adatto, alcune persone non si prenderanno nemmeno la briga di leggere il tuo messaggio (mi spiace). Ma confidiamo che lo facciano e ti mostriamo come scriverne uno.

Lo scopo principale delle e-mail di conferma è confermare che hai ricevuto qualcosa. Il testo del testo dovrebbe seguire una struttura semplice: iniziare con un saluto allegro, confermare la ricezione e fornire maggiori dettagli (se richiesti).

Questo è il nocciolo del messaggio, ma vale sempre la pena iniziare con un saluto positivo. Possiamo costruire il nostro campione, confermando la ricezione di una proposta.

"Grazie per avermi contattato e aver inviato la tua proposta."

Successivamente, dovrai confermare di averlo ricevuto e che tutto sia in ordine.

"Posso confermare che abbiamo ricevuto la tua proposta. L'ho esaminata brevemente e c'è tutto quello che abbiamo richiesto."

A questo punto potresti terminare l'e-mail. Ma puoi aggiungere ulteriori dettagli alle tue email di conferma, incluse alcune ulteriori informazioni sul progetto.

"Ora che ho ricevuto la tua proposta, volevo condividere alcuni dettagli sul progetto. Puoi trovarla in allegato (inserisci quello che hai allegato!).

Siamo alla fine di questo esempio di body copy, ma se dovessimo riconoscere una richiesta di ferie, ad esempio, potremmo fornire una risposta:

"Posso confermare che la tua richiesta di ferie è stata accettata."

O...

"Purtroppo non possiamo accettare la tua richiesta di ferie in questo momento."

Concludiamo le nostre email di conferma con i passaggi successivi e una firma.

Approvazione tramite e-mail di conferma/passaggi successivi

Hai confermato di aver ricevuto la sua proposta, ma il destinatario vorrà sapere cosa ti aspetti di fare con tali informazioni, quindi arriviamo a questo ora.

"Ora che abbiamo ricevuto la vostra proposta, la esamineremo a tempo debito."

Di' loro quando possono aspettarsi di sentire qualcosa. Date e scadenze sono sempre ottime.

"Stiamo esaminando tutte le proposte entro (inserire data). Ci impegniamo a risponderti entro (inserire data)."

Puoi aggiungere un ultimo ringraziamento per aver dedicato del tempo a inviarti un messaggio:

"Ancora una volta, grazie per avermi inviato il messaggio. È apprezzato."

Infine, aggiungi una conclusione adeguata (grazie, molte grazie, cordiali saluti, ecc.). Aggiungi il tuo nome e inserisci i dettagli di contatto. Sei quasi pronto per l'invio, ma prima di farlo, consulta i nostri principi per scrivere email di conferma!

E-mail di conferma: dì "sì" come un professionista!

Le e-mail di conferma sono noiose, basilari e fondamentali nel mondo degli affari. Questa è la conclusione. È difficile entusiasmarsi per le e-mail di conferma, ma questa non è una scusa per essere pigri, commettere errori banali o non seguire il formato professionale.

Siamo pignoli nel rispetto delle regole e desideriamo che tu faccia la migliore impressione a chiunque invii email. Quindi ecco alcuni suggerimenti professionali per le e-mail di riconoscimento.

  • Attieniti alle regole e utilizza il formato delineato sopra. Le e-mail di conferma non sono un luogo in cui essere creativi.
  • Non perdere tempo a creare e-mail. Invece, attieniti al formato qui e produci messaggi professionali in pochi secondi.
  • Aggiungi tutti i dettagli. Molte e-mail di conferma contengono istruzioni, richieste e requisiti. Adoriamo i punti elenco e li usiamo per elencare punti e rispondere alle richieste.
  • Le e-mail professionali vengono corrette, controllate ortograficamente, grammaticalmente e rilette per maggiore chiarezza. Anche in un'e-mail transazionale come questa, la precisione è essenziale per mantenere la tua reputazione professionale.
  • Se sei bloccato nella routine delle email, hai bisogno di ispirazione per le email o hai difficoltà a trovare le parole giuste, prova il nostro generatore di email . Può aiutarti a produrre e-mail di riconoscimento professionali in pochi secondi, corrette, controllate e pronte per l'uso. Purtroppo (in questa fase) non può fare il resto del tuo lavoro.

Conclusione

Grazie per aver letto fin qui! Riconosciamo il tuo impegno per l'apprendimento e il miglioramento professionale.

Se hai riletto e compreso le nostre parole, ora dovresti essere un esperto di e-mail di riconoscimento con le competenze e la sicurezza necessarie per crearne una tua. Se segui i nostri consigli e i nostri principi di base, sarai in grado di scrivere email di conferma efficaci. Sii breve, semplice da leggere e professionale (e segui sempre i nostri 10 principi!).

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