Heeft u iets verzonden en moet u dit bevestigen in een antwoord? Je beschrijft een bevestigingsmail. Als u net als wij op een kantoor werkt, zult u regelmatig e-mails met ontvangstbevestigingen schrijven, maar doet u dat wel goed?
Beschouw bevestigingsmails als hoofdknikken. U heeft de e-mail ontvangen, gelezen en handelt ernaar. Klus geklaard. Kijk, we zeiden toch dat het makkelijk was.
Om u te helpen schaamte bij de bevestiging te voorkomen, brengen we de zaken terug naar de basisprincipes van e-mail, waarbij we u het juiste bevestigings-e-mailformaat laten zien. Uiteraard zorgen we ook voor enkele superonderwerpregels, zorgen we voor een geschikt sjabloon en schetsen we enkele fundamentele principes.
In dit artikel kunt u ook vijf voorbeelden van bevestigingsmails bekijken, waaronder:
- Bevestig de ontvangst van een e-mail
- Bevestig de ontvangst van een sollicitatie
- Bevestig de ontvangst van een factuur
- Erken dat een document/rapport te laat is
- E-mail met verlofaanvraag bevestigen
Maak je klaar om betere e-mails met ontvangstbevestiging te schrijven met HIX.AI
Wat is een bevestigingsmail?
Als iemand je iets stuurt, is het beleefd om terug te schrijven (toch?). Dat is een e-mail met ontvangstbevestiging , ook wel bevestigingsmail genoemd. Simpel gezegd worden er bevestigingsberichten verzonden om te bevestigen dat u iets hebt ontvangen.
Dat kan een aanvraag, een document, een factuur of een verlofaanvraag zijn. Het is meestal iets belangrijks dat ze willen bevestigen dat u het heeft ontvangen en dat u ernaar handelt.
Bij het erkennen van een ontvangstbewijs gaat het erom de ander op zijn gemak te stellen. Ze weten dat je het hebt ontvangen en zullen daar (cruciaal) naar handelen. Het bevestigen van de ontvangst van een e-mail betekent dus feitelijk: "Ik heb dit en zal binnenkort antwoorden".
Als dit verwarrend is of op dit moment niet zo logisch is, bekijk dan hier de voorbeelden. Ze helpen dingen tot leven te brengen.
5 e-mailvoorbeelden voor ontvangstbevestiging
Oké, laten we een paar voorbeelden gaan maken om te laten zien hoe het werkt. Hier zijn vijf voorbeelden van bevestigingsmails om u op weg te helpen:
Bevestig de ontvangst van een e-mail
Dit is een vrij eenvoudige en algemene e-mail die u kunt gebruiken om de ontvangst van elke e-mail te bevestigen. In de e-mail zegt u dank, bevestigt u de ontvangst en zet u de volgende stappen uiteen.
Het mooie van dit e-mailbevestigingssjabloon is dat het op (bijna) alle situaties van toepassing is.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt voor uw e-mail. Ik bevestig dat ik deze heb ontvangen en zal de inhoud zo snel mogelijk bekijken.
Vervolgens zal ik de kwestie met mijn team bespreken om u van een uitgebreid antwoord te voorzien. Als er dringende zaken zijn die onmiddellijke aandacht vereisen, laat het me dan weten.
Bedankt voor uw aandacht.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Bevestig de ontvangst van een sollicitatie
Mensen besteden uren (dagen of zelfs weken!) aan het zweten over sollicitaties, dus het bevestigen van de ontvangst in een e-mail is alleen maar beleefd. In dit voorbeeld van e-mailbevestiging staat wat de taak is, de deadline voor reacties en de volgende stappen in het proces.
Het is een goed idee om een sjabloon klaar te hebben als u betrokken bent bij een wervingsproces!
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt voor het indienen van uw sollicitatie voor de functie [ Functietitel ] bij [ Bedrijfsnaam ] . We stellen uw interesse om ons team te versterken op prijs.
De deadline voor het reageren op sollicitaties is [ Deadline Date ] . We zullen uw sollicitatie zorgvuldig beoordelen en contact met u opnemen als uw kwalificaties aan onze vereisten voldoen.
Tijdens het evaluatieproces kunt u gerust contact met ons opnemen als u vragen heeft of meer informatie nodig heeft. We zullen ons best doen om snel te reageren.
Nogmaals bedankt voor uw tijd en interesse in [ Bedrijfsnaam ] . We nemen binnenkort contact met u op.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Bevestig de ontvangst van een factuur
Betaald worden is voor elk bedrijf een prioriteit, dus ze willen bevestiging dat hun factuur is aangekomen. In dit voorbeeld van e-mailbevestiging wordt aangegeven dat de factuur is ontvangen, waardoor de afzender er vertrouwen in heeft dat deze zal worden betaald.
Als er problemen zijn met de factuur, kunt u deze in dit voorbeeld vermelden en oplossen voordat u geld betaalt!
Beste [ Naam ontvanger ] ,
Met deze e-mail bevestigen we dat we uw factuur [ Factuurnummer ] gedateerd [ Factuurdatum ] hebben ontvangen voor het bedrag van [ Factuurbedrag ] .
< p>Wij stellen het op prijs dat u de factuur zo snel verzendt en verzekeren u dat wij deze tijdig zullen verwerken. We streven ernaar om alle betalingen snel af te handelen om een goede zakelijke relatie te behouden.Als er discrepanties zijn of als u meer informatie nodig heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze crediteurenafdeling via [ Contact E-mail/Telefoon Aantal ] .
Bedankt voor uw aandacht en medewerking. We kijken ernaar uit om onze samenwerking voort te zetten.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Erken dat een document/rapport te laat is
Soms moet je erkennen dat er iets mis is. In dit voorbeeld van een bevestigingsmail zeggen we sorry dat er iets te laat is. Het erkennen van een fout is de eerste fase in het proces om deze op te lossen. Doe dit dus snel, beleefd en professioneel.
Hoe? Door ons bevestigingsmailvoorbeeld te bekijken (uiteraard).
E-mail met verlofaanvraag bevestigen
Teamleden zullen waarschijnlijk zweten over hun verlofaanvragen, dus het is belangrijk om deze zo snel mogelijk te erkennen. Hoewel u misschien niet meteen een antwoord kunt geven, bevestigt dit voorbeeld van de bevestigingsmail dat het bericht is ontvangen en dat u er actie op gaat ondernemen. Zo erkent u een verlofaanvraag!
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt voor het indienen van uw verlofaanvraag. Ik erken dat ik het heb ontvangen en begrijp dat u behoefte heeft aan vrije tijd. Ik zal uw verzoek beoordelen en zo snel mogelijk contact met u opnemen met een beslissing.
Houd er rekening mee dat hoewel we ernaar streven om aan alle verlofaanvragen te voldoen, er gevallen kunnen zijn waarin we prioriteiten moeten stellen op basis van zakelijke behoeften. U kunt er zeker van zijn dat ik uw verzoek zorgvuldig zal overwegen en de uitkomst zo snel mogelijk aan u zal doorgeven.
Bedankt voor uw begrip.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Hoe u de ontvangst van een e-mail bevestigt
Heeft u iets bekends opgemerkt in de bovenstaande bevestigings-e-mailvoorbeelden? Ze volgen allemaal hetzelfde format met een duidelijke onderwerpregel, hoofdtekst en aftekening/volgende stappen aan het eind.
Door het juiste bevestigings-e-mailformaat te volgen, kunnen ze gemakkelijker – en sneller – worden geschreven. Dus laten we je laten zien hoe!
Onderwerpregel van e-mailbevestiging voor ontvangstbevestiging
Open 's ochtends uw inbox en blader door de e-mails om te zien wat er gebeurt. Je beoordeelt wat je opent aan de hand van de onderwerpregel, toch?
Het eerste dat de persoon ziet, is de onderwerpregel van uw bevestigingsmail, die in zijn of haar inbox verschijnt. Je wilt het kort, eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen houden.
Het is beter om te laten zien in plaats van te vertellen, dus hier is een selectie van voorbeelden van onderwerpregels voor bevestigingsmails:
- Ik kan de ontvangst bevestigen van (wat het ook is)
- Bedankt dat je mij hebt gestuurd (wat het ook is)
- Je e-mail is hier!
- Bevestiging: uw e-mail is afgeleverd
- Ik bevestig de ontvangst van uw aanvraag
Gebruik woorden als 'erkennen' en 'bevestiging', aangezien dit basistermen zijn in het zakenleven.
Kopie van de ontvangstbevestiging van de e-mail
Als uw onderwerpregel geschikt is, zullen sommige mensen niet eens de moeite nemen om uw bericht te lezen (sorry). Maar laten we erop vertrouwen dat ze dat doen en u laten zien hoe u er een kunt schrijven.
Het belangrijkste doel van bevestigingsmails is om te bevestigen dat u iets heeft ontvangen. Uw bodycopy moet een eenvoudige structuur volgen: begin met een vrolijke begroeting, bevestig de ontvangst en geef meer details (indien nodig).
Dat is de kern van de boodschap, maar het is altijd de moeite waard om te beginnen met een positieve begroeting. We kunnen ons monster samenstellen en de ontvangst van een voorstel bevestigen.
"Bedankt dat u contact met mij opneemt en uw voorstel verzendt."
Vervolgens wilt u bevestigen dat u deze heeft ontvangen en dat alles in orde is.
"Ik kan bevestigen dat we uw voorstel hebben ontvangen. Ik heb het kort bekeken en alles wat we hebben gevraagd, is aanwezig."
Op dit punt kunt u de e-mail beëindigen. Maar u kunt meer details toevoegen aan uw bevestigingsmails, inclusief wat meer informatie over het project.
"Nu ik uw voorstel heb ontvangen, wilde ik wat details over het project delen. U kunt deze in bijlage vinden (vul in wat u heeft bijgevoegd!).
We zijn aan het einde van dit voorbeeld van de bodycopy, maar als we bijvoorbeeld een verlofaanvraag zouden accepteren, zouden we een antwoord kunnen geven:
"Ik kan bevestigen dat uw verlofaanvraag is goedgekeurd."
Of...
"Helaas kunnen wij op dit moment niet ingaan op uw verlofaanvraag."
Laten we onze bevestigingsmails afsluiten met de volgende stappen en een aftekening.
Bevestiging ontvangst e-mail aftekening/volgende stappen
U heeft de ontvangst van het voorstel bevestigd, maar de ontvanger wil weten wat u met die informatie verwacht te doen – dus laten we daar nu naar toe gaan.
"Nu we uw voorstel hebben ontvangen, zullen we het te zijner tijd beoordelen."
Vertel hen wanneer ze iets kunnen verwachten. Datums en deadlines zijn altijd geweldig.
"We beoordelen alle voorstellen vóór (datum invoegen). We streven ernaar om uiterlijk (datum invoegen) op u te reageren."
U kunt nog een laatste bedankje toevoegen dat u de tijd heeft genomen om u een bericht te sturen:
"Nogmaals bedankt dat u mij een bericht heeft gestuurd. Het wordt gewaardeerd."
Voeg ten slotte een passende aftekening toe (bedankt, hartelijk dank, vriendelijke groeten, enz.). Voeg uw naam toe en vermeld uw contactgegevens. Je bent bijna klaar om te verzenden, maar voordat je dat doet, bekijk eerst onze principes voor het schrijven van bevestigings-e-mails!
Bevestigingsmails – zeg "ja" als een professional!
Bevestigingsmails zijn saai, eenvoudig en van cruciaal belang in het bedrijfsleven. Dat is het uitgangspunt. Het is moeilijk om enthousiast te worden over bevestigingsmails, maar dat is geen excuus om lui te zijn, fundamentele fouten te maken of het professionele format niet te volgen.
Wij houden ons aan de regel en willen dat u de beste indruk maakt op iedereen die u e-mailt. Daarom volgen hier enkele tips voor professionele e-mailbevestigingen.
- Houd u aan de regels en gebruik de bovenstaande formats. Bevestigingsmails zijn geen plek om creatief aan de slag te gaan.
- Verspil geen tijd met het opstellen van e-mails. Houd u in plaats daarvan aan het formaat hier en produceer binnen enkele seconden professionele berichten.
- Voeg alle details toe. Veel bevestigings-e-mails bevatten instructies, verzoeken en vereisten. We houden van opsommingen en gebruiken ze om punten op te sommen en op verzoeken te reageren.
- Pro-e-mails worden proefgelezen, op spelling gecontroleerd, op grammatica gecontroleerd en opnieuw gelezen voor de duidelijkheid. Zelfs in een e-mail die zo transactioneel is als deze, is nauwkeurigheid essentieel om uw professionele reputatie hoog te houden.
- Als je vastzit in een e-mailsleur, wat e-mailinspiratie nodig hebt of moeite hebt om de juiste woorden te vinden, probeer dan onze e-mailgenerator . Het kan u helpen binnen enkele seconden professionele bevestigings-e-mails te produceren die proefgelezen, gecontroleerd en klaar voor gebruik zijn. Helaas kan het (in dit stadium) de rest van uw werk niet uitvoeren.
Conclusie
Bedankt voor het lezen tot nu toe! Wij erkennen uw inzet voor leren en professionele verbetering.
Als u onze woorden opnieuw heeft gelezen en begrepen, zou u nu een expert op het gebied van e-mailbevestiging moeten zijn met de vaardigheden en het vertrouwen om uw eigen e-mail te creëren. Als u ons advies en onze basisprincipes opvolgt, kunt u prima effectieve bevestigings-e-mails schrijven. Houd ze kort, eenvoudig te lezen en professioneel (en volg altijd onze 10 principes!).