تعتبر الأدلة الفنية وثائق أساسية تأتي مع غالبية المنتجات المادية والرقمية. فهي توجه المستخدمين لاستخدام المنتج بشكل صحيح وسليم، وتقدم مجموعة من الفوائد لكل من المستخدم والشركة المصنعة. ولهذا السبب تستعين العديد من الشركات بخدمات مؤلفي الأدلة الفنية الخبراء لتصنيعها.
ولكن قد لا تحتاج بالضرورة إلى كاتب دليل تقني ليقوم بإعداد دليل تقني لك. وبدلاً من ذلك، قد تفضل أن تتعلم كيفية كتابة الدليل الفني بنفسك. وهذا ما يوجد هذا الدليل للمساعدة فيه. وفيما يلي، سنلقي نظرة على أهمية التعليمات والأدلة الفنية. سنقدم أيضًا دليلًا خطوة بخطوة حول كيفية كتابة الدليل.
مقدمة إلى الأدلة الفنية
بعبارات بسيطة، الدليل الفني هو في الأساس دليل حول كيفية استخدام المنتج. ويشمل ذلك المنتجات المادية، مثل الأجهزة الإلكترونية والأدوات والأدوات، بالإضافة إلى المنتجات الرقمية، مثل حزم البرامج أو مجموعات البرمجة.
هناك طريقة أخرى للتفكير في الدليل الفني وهي دليل إرشادي مفصل بشكل لا يصدق ودليل استكشاف الأخطاء وإصلاحها. وقد يتضمن تعليمات خطوة بخطوة، ونصائح، ورسومًا بيانية للمكونات والميزات المختلفة، وما إلى ذلك. هدفها الرئيسي هو مساعدة المستخدمين على فهم الجوانب الفنية للمنتج واستخدامه بشكل صحيح.
خطوات كتابة دليل فني احترافي
يعد الدليل الفني مرافقًا حاسمًا لأي منتج جديد. ومن خلال الاستثمار في الأدلة الفنية، تستثمر الشركات بشكل أساسي في علاقات أقوى مع عملائها. عندما يتعلق الأمر بكيفية كتابة دليل التعليمات، هناك عدة طرق للقيام بذلك، ويمكننا تقسيم العملية برمتها إلى سلسلة الخطوات التالية.
1. تحديد جمهورك
الخطوة الأولى لكيفية كتابة دليل المستخدم هي التفكير في الجهة التي تكتب الدليل من أجلها بالفعل. فكر في جمهورك المستهدف – أنواع الأشخاص الذين سيستخدمون منتجك. ضع في اعتبارك أعمارهم وخلفياتهم ومستويات خبرتهم الفنية من أجل معرفة مدى التفصيل الذي يجب أن يكون عليه دليلك ونوع الأرضية التي يحتاج إلى تغطيتها.
2. إنشاء قالب
قبل البدء فعليًا في ملء دليلك أو البحث عن خدمات كاتب الدليل، من المفيد إنشاء قالب يدوي. هذا هو في الأساس مخطط تفصيلي أو هيكلي للدليل، مع قوائم بجميع الأقسام والموضوعات المختلفة التي يجب تغطيتها. إنه يوفر لك أو لفريق الكتابة الخاص بك دليلاً يجب اتباعه عندما يتعلق الأمر بكتابة محتوى الدليل الفني فعليًا لاحقًا.
3. تقديم المنتج
يجب أن تركز الأقسام الأولى من أي دليل فني في المقام الأول على التعريف بالمنتج نفسه. ليس دائمًا، ولكن في معظم الأحيان، سيبدأ الدليل برسم تخطيطي أو تفصيلي للمنتج، موضحًا الميزات والمكونات الرئيسية المختلفة. تعد هذه طريقة رائعة لتزويد القراء بنظرة عامة أساسية حول المنتج قبل الدخول في أي شيء أكثر تفصيلاً، مثل استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
4. إرشاد المستخدم
ومن هنا، يجب أن يركز الجزء الرئيسي من الدليل على إرشاد المستخدم حول كيفية استخدام المنتج بشكل آمن وصحيح وفعال. قد يتضمن ذلك تعليمات خطوة بخطوة، وقوائم بالوظائف والميزات، وتوصيات حول كيفية عدم استخدام المنتج، وما إلى ذلك. يمكنك الاطلاع على مثال دليل فني لمنتج مشابه لمنتجك لاستخدامه كدليل.
5. تحسين الجماليات
الجزء الأكثر أهمية في كيفية إعداد الدليل هو التأكد من تضمين المعلومات الدقيقة ذات الصلة التي ستساعد المستخدمين حقًا. ومع ذلك، يوصى أيضًا بالتأكد من أن دليلك يبدو جيدًا - حيث سيساعد التصميم الجذاب والتصميم الجذاب على جعل الدليل أقل مللًا للقراءة وأكثر إثارة للاهتمام وجديرة بالاهتمام بالنسبة للمستخدم.
6. التدقيق والنشر والتحسين
بعد الانتهاء من التصميم وملء المحتوى، من المهم أيضًا أن تقوم بتدقيق المسودة يدويًا وتحريرها لإزالة أي أخطاء أو سهو. وبعد ذلك يأتي وقت النشر. ولكن هذا ليس بالضرورة نهاية العملية. قد ترغب أيضًا في الاستماع إلى تعليقات المستخدمين ومواصلة البحث عن طرق لضبط دليلك أو تحسينه لإصدارات المنتجات المستقبلية.
الأنواع المختلفة للأدلة التقنية
هناك أنواع متعددة من الأدلة الفنية للاختيار من بينها، وتختلف في الطول والنوع والمحتوى. للحصول على توافق أفضل مع احتياجاتهم، تحتاج الشركات إلى تحديد نوع الدليل الفني الأكثر ملاءمة لمنتجها وجمهورها. فيما يلي بعض الأمثلة على الدليل الفني:
أدلة المنتج
يعد دليل المنتج أحد أكثر أنواع الأدلة الفنية شيوعًا وفعالية، ويتم إصداره عادةً جنبًا إلى جنب مع المنتجات الاستهلاكية الجديدة. فهو يوفر بشكل أساسي نظرة عامة ومقدمة للمنتج، مما يسمح للعملاء بمعرفة كيفية عمله وما يمكن أن يفعله، دون التعمق في التفاصيل عادةً.
أدلة الإصلاح
يخبر دليل الإصلاح مستخدميه بكيفية إصلاح المنتج في حالة ظهور مشكلة أو خطأ من نوع ما. بدلاً من التركيز على الاستخدام اليومي للمنتج، تهتم هذه الأدلة في المقام الأول بإصلاحه في حالة حدوث أي خطأ. إنها مفيدة للشركات التي لا تريد أن تثقل خدمات دعم المستخدمين الخاصة بها بتذاكر المشكلات الشائعة.
أدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها
دليل استكشاف الأخطاء وإصلاحها يشبه إلى حد كبير دليل الإصلاح. فهو يسرد الأشياء الشائعة التي قد تحدث خطأً في المنتج، أو قد يحتوي بدلاً من ذلك على قائمة برموز الأخطاء، بالإضافة إلى توضيحات حول كيفية تحديد المشكلات وكيفية التعامل معها. يعد هذا دليلاً مفيدًا لمساعدة العملاء على محاولة إصلاح المشكلات بأنفسهم بدلاً من الاضطرار إلى الاتصال بدعم العملاء أو الدفع مقابل الإصلاحات الاحترافية.
ادوات \ عده تطوير البرمجيات
مجموعة أدوات تطوير البرامج، أو SDK، عبارة عن سلسلة من المستندات والأدلة والموارد الأخرى لمساعدة المستخدمين على فهم النظام الأساسي لتطوير البرامج. وقد يتضمن برامج تعليمية مفصلة حول كيفية استخدام النظام الأساسي ونماذج التعليمات البرمجية للمطورين لاستخدامها في مشاريعهم. هذا النوع من الدليل الفني مخصص حصريًا لمجال تطوير البرمجيات.
ملاحظات الإصدار
تعتبر ملاحظات الإصدار نموذجًا بسيطًا ومختصرًا في كثير من الأحيان من الدليل الفني الذي يتم إصداره جنبًا إلى جنب مع تحديث جديد لأحد البرامج أو المنتجات. وهي تسرد بشكل أساسي جميع التغييرات الجديدة أو إصلاحات الأخطاء أو التحسينات التي تلقاها المنتج. إذا حصل أحد تطبيقات تحرير الصور على تحديث، على سبيل المثال، فقد تتضمن ملاحظات الإصدار تفاصيل أي ميزات جديدة أو إصلاحات أخطاء مضمنة في هذا التحديث.
فوائد وجود الأدلة الفنية للمنتجات والخدمات
هناك العديد من الفوائد المرتبطة بإعداد دليل تقني، بما في ذلك المزايا الأكثر وضوحًا وبعض المزايا الأكثر إثارة للدهشة والتي غالبًا ما يتم تجاهلها.
مساعدة المستخدمين على فهم المنتج
من الواضح أن السبب الرئيسي لإنشاء الدليل هو مساعدة المستخدمين على تعلم كيفية استخدام منتج معين. إن مجرد وضع منتج بين يدي المستخدم وتوقع منه أن يفهم كل شيء قد ينجح مع أبسط الأدوات ولكنه نادرًا ما ينجح في الممارسة العملية.
وبدلاً من ذلك، غالبًا ما تحتاج الشركات إلى توجيه عملائها حول ما يمكن أن يفعله المنتج، وكيف يعمل، وأفضل الطرق لتحقيق أقصى استفادة من ميزاته أو وظائفه.
تقليل الضغط على موظفي دعم المستخدم
نظرًا لأن الأدلة تسمح للمستخدمين باكتشاف المنتجات وحتى استكشاف الأخطاء وإصلاحها بأنفسهم، فعادةً ما يكون هناك ضغط أقل على خدمات الدعم للإجابة على الأسئلة وحل المشكلات. وهذا يعني أن الشركات التي تنشئ أدلة شاملة ومفيدة قد لا تحتاج إلى استثمار قدر كبير من الموارد في دعم المستخدمين لديها، كما أن هناك خطرًا أقل لإرهاق موظفي الدعم.
تحسين سلامة المستخدم والمنتج
تعد السلامة ميزة أخرى مهمة للغاية في كتيبات التعليمات. العديد من المنتجات، حتى تلك التي تبدو آمنة تمامًا وغير ضارة من الخارج، يمكن أن تسبب ضررًا إذا تم استخدامها بشكل غير صحيح. إذا تم إعطاء منتج مخصص للبالغين للأطفال، على سبيل المثال، فقد تحدث إصابات وحوادث. يمكن للشركات إنشاء دليل مستخدم لتقليل مخاطر الحوادث والمخاطر.
تجنب المسؤولية
ليس فقط لأسباب تتعلق بالسلامة يتم تشجيع الشركات على إعداد الأدلة، ولكن أيضًا لأسباب تتعلق بالمسؤولية. إذا تم استخدام المنتج بشكل غير صحيح وتسبب في حدوث نوع من الإصابة، فمن المحتمل أن تتخذ الضحية إجراءً قانونيًا ضد الشركة المصنعة. ولكن، إذا أخذت الشركة المصنعة الوقت الكافي لإعداد دليل يوضح كيفية استخدام المنتج، فيمكنها تجنب المشاكل القانونية.
تحسين ولاء العملاء وقيمة العلامة التجارية
يمكن أن يكون الدليل الفني المكتوب جيدًا هو صانع الفرق من حيث تحسين رضا العملاء. ويتمتع العملاء الأكثر سعادة بفرصة أفضل بكثير لترك تعليقات جيدة والشراء من العلامة التجارية مرة أخرى. ولذلك، فإن الاستثمار في الأدلة الجيدة يمكن أن يحسن أرباح الشركة ومستويات الوعي والقيمة العامة.
خاتمة
باختصار، يعد إنشاء الدليل الفني استثمارًا بالغ الأهمية في نجاح المستخدم وكفاءة المنتج. إذا تم تنفيذها بشكل صحيح، فإنها تضمن أن كل مستخدم يمكنه الاستفادة الكاملة من الفروق الدقيقة في المنتج وتقديرها، مما يعزز أهمية التوثيق الواضح وسهل الاستخدام في المشهد التكنولوجي اليوم.