Tekniske manualer er viktige dokumenter som følger med de fleste fysiske og digitale produkter. De veileder brukere til å bruke produktet riktig og riktig, og tilbyr en rekke fordeler for både brukeren og produsenten. Dette er grunnen til at mange bedrifter benytter seg av eksperter til tekniske håndbokforfattere for å lage dem.
Men du trenger kanskje ikke nødvendigvis en teknisk håndbokforfatter for å lage en teknisk manual for deg. I stedet foretrekker du kanskje å lære hvordan du skriver en teknisk manual selv. Og det er det denne veiledningen er her for å hjelpe med. Nedenfor skal vi se på viktigheten av tekniske instruksjoner og manualer. Vi vil også gi en trinn-for-trinn-veiledning for hvordan du skriver en manual.
En introduksjon til tekniske håndbøker
Enkelt sagt er en teknisk manual i hovedsak en veiledning for hvordan du bruker et produkt. Og det inkluderer både fysiske produkter, som elektroniske enheter, dingser og verktøy, så vel som digitale produkter, som programvarepakker eller programmeringspakker.
En annen måte å tenke på en teknisk manual er en utrolig detaljert fremgangsmåte og feilsøkingsveiledning. Det kan inkludere trinnvise instruksjoner, tips, diagrammer over de ulike komponentene og funksjonene, og så videre. Hovedmålet er å hjelpe brukere med å forstå de tekniske aspektene ved et produkt og bruke det riktig.
Trinn for å skrive en profesjonell teknisk håndbok
En teknisk manual er et viktig akkompagnement til ethvert nytt produkt. Og ved å investere i tekniske manualer, investerer bedrifter i hovedsak i sterkere relasjoner med kundene sine. Når det kommer til hvordan man skriver en bruksanvisning, er det flere måter å gå frem på, og vi kan dele hele prosessen ned i følgende trinn.
1. Identifiser målgruppen din
Det første trinnet i hvordan du skriver en brukerhåndbok er å vurdere hvem du egentlig skriver den for. Tenk på målgruppen din - hva slags mennesker som skal bruke produktet ditt. Vurder deres alder, bakgrunn og nivåer av teknisk erfaring for å finne ut hvor detaljert håndboken din skal være og hva slags grunn den må dekke.
2. Opprette en mal
Før du faktisk begynner å fylle ut håndboken din eller oppsøke tjenestene til en manuell forfatter, er det nyttig å lage en manuell mal. Dette er i utgangspunktet en oversikt eller et skjelett av håndboken, med lister over alle de ulike seksjonene og emnene som skal dekkes. Det gir deg eller skriveteamet ditt en guide du kan følge når det gjelder å faktisk skrive det tekniske håndboken senere.
3. Introduksjon av produktet
De tidlige delene av enhver teknisk manual bør først og fremst fokusere på å introdusere selve produktet. Ikke alltid, men mesteparten av tiden, vil en manual begynne med et diagram eller sammenbrudd av produktet, som forklarer de ulike nøkkelfunksjonene og komponentene. Dette er en fin måte å gi leserne en grunnleggende oversikt over hva produktet er før de går inn på noe mer detaljert, som feilsøking.
4. Instruere brukeren
Derfra bør hoveddelen av håndboken fokusere på å instruere brukeren om hvordan produktet skal brukes trygt, riktig og effektivt. Dette kan inkludere trinnvise instruksjoner, lister over funksjoner og funksjoner, anbefalinger om hvordan du ikke bruker produktet, og så videre. Du kan se på et teknisk håndbok eksempel på et lignende produkt som ditt for å bruke som veiledning.
5. Forbedring av estetikken
Den viktigste delen av hvordan du lager en manual er å sørge for at du inkluderer relevant, nøyaktig informasjon som virkelig vil hjelpe brukerne dine. Det anbefales imidlertid også å sørge for at manualen din ser bra ut – et attraktivt oppsett og engasjerende design vil bidra til å gjøre manualen mindre kjedelig og mer interessant og verdig lesing for brukeren.
6. Korrektur, publisering og forbedring
Når designet er ferdigstilt og innholdet er fylt ut, er det også viktig å få korrekturlest og redigert det manuelle utkastet for å fjerne eventuelle feil eller forglemmelser. Etter det er det på tide å publisere. Men det er ikke nødvendigvis slutten på prosessen. Det kan også være lurt å lytte til tilbakemeldinger fra brukere og fortsette å se etter måter å finjustere eller forbedre håndboken for fremtidige produktutgivelser.
De forskjellige typene tekniske håndbøker
Det finnes flere typer tekniske manualer å velge mellom, varierende i lengde, spesifisitet og innhold. For et bedre samsvar med deres behov, må bedrifter finne ut hvilken type teknisk manual som passer best for deres produkt og publikum. Her er noen tekniske manuelle eksempler:
Produktmanualer
Produktmanualen er en av de vanligste og mest effektive typene tekniske manualer, vanligvis utgitt sammen med nye forbrukerprodukter. Det gir i hovedsak en oversikt og introduksjon til produktet, og lar kundene vite hvordan det fungerer og hva det kan gjøre, uten vanligvis å gå for dypt inn i detaljene.
Reparasjonsguider
En reparasjonsguide forteller brukerne hvordan de kan fikse et produkt hvis det utvikler en slags problem eller feil. I stedet for å fokusere på den daglige bruken av et produkt, er disse håndbøkene først og fremst opptatt av å fikse det hvis noe går galt. De er nyttige for selskaper som ikke vil at brukerstøttetjenestene deres skal overveldes med vanlige utstedelsesbilletter.
Feilsøkingsveiledninger
En feilsøkingsguide ligner mye på en reparasjonsguide. Den lister opp vanlige ting som kan gå galt med et produkt, eller kan alternativt ha en liste over feilkoder, sammen med forklaringer på hvordan man identifiserer problemene og hvordan man håndterer dem. Dette er en praktisk guide for å hjelpe kunder med å prøve å fikse problemer på egen hånd i stedet for å måtte kontakte kundestøtte eller betale for profesjonelle reparasjoner.
Programvareutviklingssett
Et programvareutviklingssett, eller SDK, er en serie dokumenter, veiledninger og andre ressurser for å hjelpe brukere med å forstå en programvareutviklingsplattform. Det kan inneholde detaljerte veiledninger om hvordan du bruker plattformen og kodeeksempler som utviklere kan bruke i sine prosjekter. Denne typen teknisk manual er eksklusivt forbeholdt feltet programvareutvikling.
Utgivelsesnotater
Utgivelsesnotater er en enkel og ofte ganske kort form for en teknisk manual utgitt sammen med en ny oppdatering til et stykke programvare eller produkt. De viser i utgangspunktet alle nye endringer, feilrettinger eller forbedringer produktet har mottatt. Hvis en bilderedigeringsapp får en oppdatering, for eksempel, kan utgivelsesnotatene beskrive eventuelle nye funksjoner eller feilrettinger inkludert i den oppdateringen.
Fordeler med å ha tekniske håndbøker for produkter og tjenester
Det er mange fordeler forbundet med å lage en teknisk manual, inkludert de mest åpenbare fordelene og noen flere overraskende og ofte oversett.
Hjelper brukere å forstå et produkt
Åpenbart er hovedgrunnen til å lage en manual for å hjelpe brukere med å lære å bruke et bestemt produkt. Bare å legge et produkt i en brukers hender og forvente at de skal finne ut av alt kan fungere for de enkleste verktøyene, men fungerer sjelden i praksis.
I stedet trenger bedrifter ofte å veilede kundene sine om hva produktet kan gjøre, hvordan det hele fungerer, og de beste måtene å få mest mulig ut av funksjonene eller funksjonene.
Reduser belastningen på brukerstøttepersonell
Siden manualer lar brukere finne ut produkter og til og med feilsøke dem på egen hånd, er det vanligvis mindre press på støttetjenestene for å svare på spørsmål og løse problemer. Dette betyr at selskaper som lager grundige, nyttige manualer kanskje ikke trenger å investere så mye ressurser i brukerstøtten, og det er mindre risiko for at støttepersonell blir overveldet.
Forbedring av bruker- og produktsikkerhet
Sikkerhet er en annen enormt viktig fordel med bruksanvisninger. Mange produkter, selv de som virker helt trygge og ufarlige på utsiden, kan forårsake skade hvis de brukes feil. Hvis et produkt beregnet på voksne gis til barn, kan det for eksempel oppstå skader og ulykker. Bedrifter kan lage en brukermanual for å minimere risikoen for ulykker og farer.
Unngå ansvar
Det er ikke bare av sikkerhetsmessige årsaker at bedrifter oppfordres til å lage manualer, men også av ansvarsgrunner. Hvis et produkt brukes feil og forårsaker en form for skade, kan offeret potensielt ta rettslige skritt mot produsenten. Men hvis produsenten tok seg tid til å lage en manual som viser hvordan produktet skal brukes, kan de unngå juridiske problemer.
Forbedring av kundelojalitet og merkeverdi
En velskrevet teknisk manual kan være forskjellen når det gjelder å forbedre kundetilfredsheten. Og fornøyde kunder har mye større sjanse til å gi gode anmeldelser og kjøpe fra merket igjen. Derfor kan investering i gode manualer forbedre et selskaps fortjeneste, bevissthetsnivåer og generelle verdi.
Konklusjon
Oppsummert er teknisk manuell oppretting en kritisk investering i brukersuksess og produktkompetanse. Utført på riktig måte sikrer det at alle brukere fullt ut kan utnytte og sette pris på nyansene til et produkt, noe som forsterker viktigheten av tydelig, brukervennlig dokumentasjon i dagens teknologiske landskap.